ВМГО “Асоціація молодих донорів України” займається популяризацією безоплатної донорської крові в Україні з 2007 року. На сьогодні організація виконує 7 різних проектів. Та скільки б ми не робили активностей, результати діяльності були далеким від наших цілей.

Діяльність будь-якої громадської організації пов’язана зі спілкуванням з великою кількістю людей, волонтерів, активістів. У випадку, коли організація працює в декількох містах або в усій країні, надзвичайно важливою є координація роботи її членів. Автоматизація можливих процесів = економія часу та коштів.

Лише за допомогою ІТ рішення ми об'єднали всіх донорів, реципієнтів, лікарні та центри крові в одному місті. Тепер це автоматизована система рекрутингу донорів крові ДонорUA. Головна мета проекту - автоматизувати процеси, які дозволять швидко отримати допомогу - переливання крові або її компонентів. Ще два роки тому знайти донорів займало до 5 днів, сьогодні це 20 хвилин! Ми не стоїмо на місці, окрім того, що ми постійно розширюємо та поглиблюємо свою діяльність. 

Які підходи, методи та інструменти ми використовуємо?

1. Пошта, календар, онлайн зустрічі та їх запис для тих, хто не зміг взяти участь, файлосховище - все це забезпечується підпискою Office 365, яка надає доступ в тому числі до Skype for Business, OneDrive, Microsoft Teams. 

2. Facebook чати використовуються для швидкого вирішення задач. Проте вже йде процес переходу на Microsoft Teams, що надає більшу гнучкість управління.

3. ДонорUA.Бот вміє відповідати на запитання: чи можу я бути донором, маючи певні захворювання чи проблеми. Незабаром матимемо нові можливіості та функції. Бот дозволяє економити час на типові запитання на кшталт “у мене висока температура, чи можу бути донором”, чи “мені 17 років, чи можу я бути донором”. 

4. Вже доступний кабінет донора, кабінет регіонального координатора, кабінет всеукраїнського координатора, готується до запуску кабінет центру крові, що дозволить використовувати нашу систему центрам крові ефективніше.

5. Asana нами використовується для керування задачами.

6. Аналіз соціальних мереж дозволяє автоматично знаходити повідомлення про пошук донорів та потенційних донорів. 

Інструменти - це важлива складова, проте важливішим є бажання працювати ефективно, вивчати нові продукти та підходи. І тут можу сказати, що з командою нам пощастило - перехід на нові технології та інструменти проходить плавно і безболісно.

Ми відмічаємо ріст усіх ключових показників, запитів при тому, що розмір команди суттєво не збільшився - використання ІТ інструментів дозволяє раціонально планувати час та швидко реагувати на запити та пошту.

В нашій роботі, тобто турботі про наше суспільство, потрібно рухатися разом із інноваційними тенденціями. Інакше ми будемо заважати, а не допомагати. Складно і трішки страшно крокувати туди, де нічого не знаєш і все абсолютно нове. Та не страшно це робити з командою однодумців і з командою високо рівня спеціалістів.
Я не уявляю розвитку організаціі без автоматизованої системи рекрутингу донорів крові. На сьогодні реципієнт із телефону може подати заявку на пошук донорів і в рамках 20 хв після обробки заявки ми вже можемо йому допомогти.

Сьогодні донор чи будь-хто може отримати відповіді на всі свої запитання, лише скориставшись ДонорUA.Бот у фейсбуці чи в скайпі. І не потрібно їхати в лікарню і витрачати півдня.

Донори можуть похвалитися, що вони донори, і поділитися інформацією в соціальних мережах, написати історію свою донорства. Також цього року ми запускаємо пілотний проект для Центру крові. І в тестовому режимі покажемо на одній області, що використання ІТ інструментів - це наше майбутнє.

***

Рецепт успіху бере участь у конкурсі «ІКТ для підвищення ефективності ОГС», що оголосив Ресурсний центр ГУРТ. Ваші коментарі під цим матеріалом, додані до 11 грудня 2016 року включно, допоможуть його авторам перемогти.