10-13 вересня 2015 у м. Краків (Польща) відбудеться 23-тя міжнародна зустріч людей, які використовують технологію відкритого простору для впровадження змін (у компаніях, некомерційних організаціях, громадах тощо). 

Коли я комусь розповідаю про технологію відкритого простору, то у співрозмовника в голові намальовується офіс без перегородок, де працівники сидять, де хочуть і працюють як хочуть, головне, щоб ніхто нікому не заважав.  

Але той відкритий простір, про який йтиметься мова у Кракові, то трохи інше.

В нашому контексті відкритий простір - це процес, який максимально заохочує людей брати активну та свідому участь в обговоренні та вирішенні питань, що піднімаються. В основі цього методу лежить здатність людей до самоорганізації.

Одним з теоретиків і практиків, з яким пов'язують появу і поширення цієї технології, є Гарісон Оуен. 

Вперше я познайомився з цією методикою у Грицеві в 2006 році. Пізніше завдяки ГУРТу, який напевне організував в Україні найбільше заходів у цьому форматі, переконався, що цей метод справді допомагає вирішувати складні завдання. Однак цей метод, як інші партисипативні методи групової роботи варті ширшої популяризації.

Ось про це я буду писати у цьому блогозаписі. Напередодні цієї події, пройде також майстерня Лізи Гефт - досвіченої фасилітаторки з США. Частину своїх відкриттів я також публікуватиму тут. Має вийти такий собі лонгрід :)

Якщо у Вас, читачів цього блогозапису, виникатимуть питання, залишайте їх будь ласка, у коментарях.

Вйо до змін, як каже Майкл Щур!

***

ТЕРМІНИ

Фасилітатор - людина, яка планує і проводить захід у форматі відкритого простору, створюючи і підтримуючи умови для роботи учасників.

Спонсор (замовник відкритого простору) - як правило людина управлінського рівня (власник компанії, директор організації, керівник департаменту у муніципалітеті тощо), який шукає відповіді на складні питання або шукає найбільш ефективні шляхи для подальшого розвитку (організації, проекту тощо)

ЯК ВИГЛЯДАЄ РОБОТА УЧАСНИКІВ ВІДКРИТОГО ПРОСТОРУ

Для зовнішнього спостерігача чи для людини, яка вперше бере участь у такому форматі або звикла до заходів, на яких є доповідачі, чітка програма і розклад, цей формат буде спочатку досить незвичним.

По-перше, нема ніякої наперед запланованої програми.
По-друге, нема жодного доповідача

А що ж тоді є? Якщо була зроблена попередня підготовча робота, на день проведення відкритого простору є поінформовані запрошені учасники, є актуальне питання, яке потребує нагального обговорення, є місце, де будуть відбуватися обговорення, і є фасилітатор, який має все це професійно організувати і підтримувати.  

Учасники, які прийшли на захід у форматі відкритого простору, можуть побачити простору залу, в центрі якої стоять стільці у форматі кола. В центрі кола лежать аркуші паперу, маркери. На стіні можуть висіти деякі символи і плакати з короткими повідомленнями. І ніяких столів для президії чи спонсора  :)

Учасники обирають будь-який стілець. Як тільки усі зібралися (як правило - є визначений час, коли всі мають прийти), спонсор робить короткий вступ, пояснюючи для чого всі тут зібралися. Після цього фасилітатор коротко розповідає про основні принципи роботи відкритого простору (як правило ці принципи візуалізовані на стіні у вигляді плакатів чи малюнків):

• Всі, хто прийшли - саме ті, хто мав прийти. Можливо спонсор буде розчарований, що не прийшли певні люди, яких він запрошував. Але в цьому нема нічого страшного - можливо, вони і не були потрібними у цьому обговоренні. А прийшли дійсно ті, кого цікавить ця тема, і хто зацікавлений в її глибшому розумінні і пошуку рішень
• Все, що відбувається, саме те, що має відбуватись. Ви ініціювали певну тему, почали обговорення, але раптом хтось з учасників відволікся на свою історію, хтось її доповнив своєю. Всі вже забули, що обговорюють, але тут бац - евріка! Це те, що не давало спокою і є таким собі новим відкриттям для учасників. Завдяки зниженому контролю відбувається розширення рамок мислення, де як правило задіяна права півкуля, творче мислення - таким чином з’являються нові відкриття, на яких можуть розроблятися нові рішення. Інколи буває так, що спонсор хоче більш жвавих, але фокусованих на ЙОГО темі дискусій, але їх не має, і у нього є бажання направити обговорення у своє русло. Для цього він може підійти до фасилітатора і сказати - альо, що це за бродіння людей, чого вони нічого по темі не обговорюють, треба їх трохи направити у правильне русло. Але фасилітатор цього робити не буде, посилаючись на цей принцип :)
• Все починається, коли приходить час. Цей принцип можна розуміти так, що для природньої розмови не потрібен точний час. Інколи розмови починаються відповідно до часових проміжків, які задає фасилітотор. Але буває так, що розмова може початися за кавою і стати новою темою обговорення з новим складом учасників. Важливо у цей момент не загубити суті розмови і зафіксувати результати обговорень.
• Якщо кінець, то кінець. Якщо не кінець, то - не кінець. Цей принцип можна розуміти так, що якщо обговорення завершилося раніше, ніж передбачалося і учасники задоволені результатом, не варто тягнути кота за копчик і намагатися ще щось додати. Можна всім подякувати за внесок і піти в іншу групу. Або навпаки - учасники обговорення зрозуміли, що їм потрібно більше часу, ніж це передбачено, і вирішили зустрітися для продовження розмови в іншому місці. Це абсолютно нормально :) 

У вікритому просторі діє один закон - закон мобільності. Ви можете ініціювати тему обговорення. Але якщо раптом Вам заходілося приєднатися до іншої групи, де Ви вважаєте, що будете більш продуктивними - не стримуйте себе. 

Час від часу учасники можуть поводитися як ліниві коти -  ходити пити каву, дихати свіжим повітрям, ходити на перекур, тинятися без діла, а можуть як підірвані бігати з одної групи в іншу, ініціювати обговорення, розповідати про результати і відкриття в інших групах. Перших можна умовно назвати - метеликами, других - бджілками. І перші і другі для динаміки та для результатів відкритого простору є надзвичайно потрібні. Метелики можуть видати несподівану ідею, а бджоли зможуть її розкрутити у динамічне обговорення.

Крім того, у відкритому просторі є просте попередження - будьте до того, щоб бути здивованими.

Відкритий простір: 

• Фокус робиться на учасниках 
• Працює незалежно від культури і країни 
• Працює в різних по величині групах 
• Процес той самий, але у різних фасилітаторів візуально він може відрізнятися 

Про що має знати і усвідомлювати спонсор/клієнт/замовник, замовляючи відкритий простір:

• не буде довгих промов з боку замовника, ніяких додаткових презентацій
• бажано, щоб він був відсутній під час обговорень, щоб не впливати власною персоною на зміст і поведінку учасників
• питання, яке цікавить замовника може і не прозвучати і не бути обговореним
• під час дискусій можуть проявитися неприємні речі, пов’язані або з персоною замовника або з організаційними процесами
• не буде ніяких підказок учасникам що і як їм говорити чи робити
• підготовча робота в цій справі дуже важлива і доведеться багато часу інвестувати ще на стадії підготовки

Що має знати фасилітатор відкритого простору

• причини, контекст, який підштовхнув клієнта замовити відкритий простір: чому ВП? чому зараз?
• скільки буде учасників, їх гастрономічні вподобання, мови спілкування, культурні особливості, фізичні обмеження
• хто покриває витрати? Чи можуть учасники ВП зробити свій внесок? Який?
• Місце: де буде проводитися ВП
• Головна задача фасилітатора ВП - максимально задовільнити цілі замовника. Для цього треба дослідити потреби і таргани замовника - цілком можливо, відкритий простір - це не те рішення, яке йому насправді потрібне

Поки всьо. Далі буде (текст може змінюватися під впливом інших рефлексій)