Обов’язки:

• Ведення діловодства організації;
• Адміністративне та матеріально-технічне забезпечення життєдіяльності офісу, зокрема, інтернету, телефонного зв’язку, оргтехніки, організація дрібного ремонту, закупівля канцтоварів і продуктів харчування (вода/кава/обіди тощо) тощо;
• Супровід відвідувачів офісу;
• Прийом та скеровування дзвінків;
• Отримання та відправлення кореспонденції та інших відправлень;
• Ведення реєстру кореспонденції;
• Отримання, належне зберігання та облік видатків офісних коштів;
• Організація прибирання офісу;
• Упорядкування і зберігання оригіналів документів, а також матеріалів на хмарних ресурках
• організації;
• Допомога в підготовці офлайн- та онлайн-заходів: організація, супровід, комунікація з
• учасниками та аналіз ефективності логістичного компоненту;
• Комунікація з локальними партнерами, бенефіціарами, консультантами, постачальниками,
• представниками/-цями Виконавчої дирекції.

Кваліфікаційні вимоги до учасника/ці конкурсу:

1. На постійній основі мешкає у м. Миколаїв, або має можливість щоденно добиратись до офісу в Миколаєві.
2. Вища освіта.
3. Попередній успішний досвід роботи на релевантній посаді від 1 року.
4. Попередній досвід роботи у громадському секторі або міжнародних організаціях буде перевагою.
5. Відмінні комунікативні та організаційні навички, креативність та професійна гнучкість, відкритість до змін та проактивність.
6. Навички ділового листування, збору та аналізу інформації.
7. Вільне володіння українською мовою (усною і письмовою), бажаний рівень англійської – Upper Intermediate.
8. Розуміння специфіки роботи громадського сектору.
9. Повага до дедлайнів, вміння працювати в режимі багатозадачності.
10. Навички роботи з онлайн-інструментами: Google, ZOOM, CRM-система тощо.

Для участі в конкурсі учасник/ця надає:

1. Резюме.
2. Заповнену та підписану цінову пропозицію у затвердженому ГС “МПР” форматі документа (Цінова пропозиція) у форматі PDF.
3. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію ФОП 3-ї групу (якщо зареєстрований ФОП). 
4. Копія документу, що підтверджує податковий статус ФОП 3-ї групу  (якщо зареєстрований ФОП).
5. Кінцевий термін подання заявок: 10 червня 2024 року до 19:00 за київським часом.
6. Просимо надіслати цінову пропозицію на пошту [email protected] з темою листа: “№ FCDO_LDN_2024_12 Послуги офіс-менеджера_ки в м. Миколаїв”.

Якщо учасник не зареєстрований фізичною особою-підприємцем:
Просимо надати лист згоду (в довільній формі) про готовність зареєструвати ФОП 3-ї групи у разі вашого відбору.

Після первинної оцінки, з кандидатам будуть проведені співбесіди. Остаточне рішення щодо обрання переможця буде оголошено після співбесід. 

Щодо додаткових питань, просимо звертатись на пошту [email protected] до 9 червня 2024 року.

Послуги надаються в рамках проєкту «HAVEN – гуманітарна діяльність через волонтерів, активістів і мережі» (далі – Проект), що реалізується за сприянням FCDO, з метою Створення нових координаційних структур гуманітарного реагування на території Херсонської та Миколаївської областей та надання підтримки територіальним громадам та обласним політичним адміністраціям для координації реагування на виявлені потреби та інтеграції нагальних гуманітарних проблем у довгострокову стратегію соціально-економічного розвитку в Херсонській та Миколаївській областях.

Метою даного напряму є надання послуги зі збору, обробки та структурування інформації про населенні пункти Миколаївської та Херсонської областей, включаючи дані щодо громад, їх потреб, а також організацій, які можуть задовольнити ці потреби з подальшим адмініструванням таблиць і баз даних.