Харківська обласна молодіжна громадська організація «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА»

Youth NGO helping Ukrainian families survive the war , заснована у 2008 році, реалізує освітні проєкти для молоді, вразливих соціальних груп населення та надає гуманітарну допомогу українцям на передовій. У 2023 році ми стали акредитованим партнером Офісу з координації гуманітарних справ ООН. Ми маємо широку присутність у різних областях України: Запоріжжя, Харків, Київ, Чернівці, Тернопіль та інші. Ми співпрацюємо з міжнародними організаціями та українськими бізнесами (мережею аптек АНЦ, NOVUS LLC, ActiveChat Inc., та ін.).

Ми шукаємо кваліфікованого фахівця із закупівель з сильними комп’ютерними навичками, організаторськими здібностями, вмінням вести перемовини, який може вирішувати проблемні питання та володіє відповідними фінансовими та закупівельними навичками для забезпечення якісного процесу закупівель. Основні обов’язки включають здійснення закупівельної діяльності, організацію та забезпечення логістики для діяльності, пов’язаної з проєктами та виконання інших планових задач. Кандидат повинен бути відповідальним, організованим та вміти швидко приймати рішення в складних ситуаціях, дотримуватися стандартів та політик організації та міжнародних донорів.

Обов’язки:

• Спеціаліст із закупівель. Відповідає за проведення закупівель всього проектного обладнання, матеріалів та послуг згідно з політикою закупівель, процедурами організації та керівних принципів донорів.

• Здійснювати пошук та налагоджувати співпрацю з надійними постачальниками, дотримуючись політики та процедур закупівель відповідно до стандартів організації та міжнародних донорів.

• Фіналізувати та представляти керівництву результати процесу вибору постачальників.

• Систематизувати, зберігати та підтримувати інформацію, пов’язану з процесом відбору у внутрішніх системах документообігу.

• Забезпечувати прозорість процесів відбору постачальників та укладання контрактів як для учасників, так і для зацікавлених сторін.

• Контролювати проходження всіх необхідних рівнів затвердження у процесах відбору постачальників, укладати контракти та оформлювати замовлення, пов’язані із закупівельною діяльністю.

• Займатися пошуковою діяльністю, а саме організовано знаходити необхідні матеріали та товари відповідної якості та кількості, забезпечувати їх безперешкодне постачання за запитом керівництва.

• Забезпечувати відповідну якість та кількість закупівлі необхідних матеріалів та товарів, систематично перевіряючи їх надходження та зберігання.

• Забезпечувати облік та контроль за матеріалами та товарами, що перебувають безпосередньо у базі даних та на складі, організовано формуючи необхідні звіти та документацію стосовно їх наявності.

• Організувати та здійснювати своєчасну доставку чи прийом матеріалів, обладнання, інвентарю чи інших товарів, необхідних для реалізації проєктів.

• Забезпечувати та здійснювати логістичні, експедиторські та кур’єрські задачі за потреби.

• Вирішувати проблеми стосовно надходження необхідних матеріалів та товарів або пошуку постачальників, вчасно повідомляти про них керівництво.

• Здійснювати виконання доручень та вирішення інших адміністративно-господарських питань за запитом координаторів проектів та керівника.

• Дотримуватись політик, правил та положень ХОМГО «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА» та міжнародних донорів, а також кодексу поведінки та політики попередження сексуальної експлуатації та насильства ХОМГО «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА».

Вимоги:

• Вільне володіння українською мовою без пунктуаційних та граматичних помилок. Володіння англійською мовою буде перевагою.

• Навички ведення переговорів, комунікації з постачальниками або здійснення закупівель - 2 або більше років досвіду.

• Високий рівень комп’ютерних навичок. Впевнений користувач Excel є обов’язковим.

• Вища освіта у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, фінансів, економіки, менеджменту, соціальних науках або суміжних спеціальностях (бакалавр або магістр).

• Розуміння стандартних договірних умов (включаючи фінанси, бухгалтерський облік, постачання тощо) та умов для зменшення юридичних ризиків.

• Досвід роботи проведення закупівель у межах громадських організацій у неприбутковій сфері та гуманітарними проєктами буде перевагою.

• Високий рівень конфіденційності та розсудливості.

• Високий ступінь гнучкості та відмінна здатність організовувати роботу, дотримуватись термінів, розставляти пріоритети, координувати численні завдання та зберігати увагу до деталей.

• Організований і методичний підхід до роботи.

• Бажання вчитися та розвиватися.

• Позитивне та професійне ставлення, включаючи здатність керувати та добре працювати в команді.