БФ «Право на захист» (Фонд) - один із лідерів правозахисного руху в Україні. Ми є благодійною організацією, що зосереджує діяльність на наданні допомоги внутрішньо переміщеним особам, особам, які потребують міжнародного захисту, особам без громадянства, особам з підвищеним ризиком безгромадянства та особам без документів. Фонд є виконавчим партнером УВКБ ООН і здійснює програми надання прямої правової допомоги по всій Україні, сприяє змінам в національній правовій базі, приведенню її у відповідність до міжнародних стандартів в галузі прав людини.

Опис проєкту

Посада діятиме в рамках реалізації проєкту “Адвокація, захист та юридична допомога внутрішньо переміщеному населенню України” за фінансової підтримки УВКБ ООН.

Обов’язки та відповідальність

• Здійснення безперервного контролю за перебігом тендерів
• Прогнозування об’ємів та справедливе розподілення навантаження між закупівельниками
• Контроль за дотриманням вимог донора щодо закупівельного процесу (відповідність полісі) та своєчасне оновлення інформації для закупівельників про такі вимоги
• Контроль за дотриманням Procurement Policy іншими співробітниками, та забезпечення правильного оформлення документації
• Аналіз діяльності роботи закупівель та подальше удосконалення процесів
• Присутність на тендерному комітеті
• Перевірка кінцевої тендерної документації
• Координація роботи закупівельників
• Контроль за своєчасним веденням загальної таблиці якою користуються всі дотичні співробітники, де оновлюється статус замовлення, доставки товару, вартість, рахунок, порядковий номер тендеру, і т.д)
• Ведення контролю в Excel файлі про взяття в роботу закупівельниками того чи іншого запиту, що надійшов у відділ
• Для донорів, що вимагають звітності по процесам тендеру - закріплення ведучого закупівельника, який буде проводити тендери під їх контролем
• Контроль за виконанням завдань в Asana
• Удосконалення процесу закупівель та автоматизація роботи
• Модерація заявок на закупівлю які надійшли без попереднього погодження та відсутні в плані закупівель
• Визначення пріоритетності заявок

Робота з внутрішньою командою:

• Консультування щодо специфіки роботи в проєктній діяльності та оформлення тендерів, що мають відхилення від правил політики
• Прийняття активної участі у підборі нових працівників
• Забезпечення навчання та підтримки персоналу у підвищенні їх професійних навичок.
• Назначення певної заявки конкретному закупівельнику
• Узгодження термінів виконання заявок згідно правил.
• Вирішення проблемних питань, що виникають на процесах закупівлі: обрання методу закупівлі, обмежений бюджет проєкту, відсутність траншу від донора, підготовка ТЗ, відсутність учасників, не вкладання в дедлайни, прийняття рішення про переможця, перевірка контрагентів, доставка та прийом товару, закриття проєкту, виникнення економії і т.д)
• Підготовка звітності донорам по проведеним тендерам (щомісячні, щоквартальні, річні)
• Підготовка та оформлення документації для аудиту (аудит від донора, внутрішній, незалежний зовнішній аудит)
• Розробка procurement plan проєктів з проєктними менеджерами, в разі випадків роздачі товару + з відділом in-kind
• контроль за дотриманням плану як зі сторони заявника (проєктний, фін.менеджери,відділом in-kind), так і виконавця (закупівельник)

Взаємодія з іншим структурними підрозділами

• фін менеджер (для узгодження витрат на закупівлю)
• in-kind (для отримання заявки на закупівлю згідно затвердженого proc.plan та планування дистрибуції; вирішення питань щодо доставки товару та терміни виконання заявки)
• проєктний менеджер (для узгодження деталей щодо своєчасного зібрання потреб та передачі заявки на закупівлю)
• адміністративний відділ (для закупівлі товарів для потреб офісу, обслуговування офісів та ін. супутні потреби)

Професійні вимоги

• навички управління командою, кількість яких перевищує 10 осіб
• щонайменше 5 років досвіду роботи у відповідному секторі, в тому числі досвід роботи у сфері закупівель на керівній посаді, бажано з міжнародними організаціями, що фінансуються донорами
• здатність вирішувати складні технічні, управлінські або операційні проблеми та оцінювати варіанти на основі відповідної інформації
• сильне стратегічне мислення та здатність бачити загальну картину, узгоджуючи зусилля команди із загальними цілями організації та довгостроковими стратегіями.
• досвід роботи в проєктній діяльності
• хороші навички роботи в Microsoft Excel та знання формул (вся звітність, ведення обліку ведеться вручну в Excel)
• вміння розподіляти ролі в колективі і делегувати повноваження
• стійкі навички планування власної роботи і роботи колективу
• вміння працювати оперативно та швидко вирішувати проблемні питання
• вільне володіння англійською мовою (мінімум В2)

Ми пропонуємо

• Контракт до 29 грудня 2023 року з можливістю поновлення залежно від фінансування та виконання;
• Можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• Веселий та енергійний колектив;
• Повага до балансу між роботою та особистим життям.

Процес подання заявки

Відправити резюме та мотиваційний лист на адресу [email protected], вказавши в назві листа “Координатор відділу закупівель_Київ” Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв’ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 10 листопада 2023 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, БФ «Право на захист» залишає за собою право завершити процес до цієї дати.