Конкурс на позицію програмної асистентки / програмного асистента

Дата початку роботи: якнайшвидше

Місцезнаходження: Київ, Україна

Зайнятість: повна

Формат роботи: офлайн

Обов’язки:

1. Супровід процедур закупівель послуг / товарів / робіт відповідно до політик і процедур Фонду, а саме:

• підготовка повного пакету тендерної документації, відповідно до процедур Фонду;

• збір, архівування та регулярне оновлення документів, що стосуються проєктів (контракти, пропозиції, розпорядження, додатки, форми оцінок, звіти, акти тощо);

• складання технічних завдань у координації з менеджерками проєкту;

• контроль процесу закупівель, включаючи розміщення замовлень на закупівлю, перегляд отриманих заявок на закупівлю, запит і збір цінових пропозицій, проведення досліджень ринку товарів і послуг, порівняння заявок або підтримку їх оцінки;

• перевірка відповідності отриманих комерційних тендерних пропозицій та переліку документів вимогам політик Фонду;

• забезпечення своєчасного збору тендерних пропозицій відповідно до затвердженого керівництвом запиту на закупівлю та визначених критеріїв відбору;

• участь у веденні файлів закупівель, внесення даних до реєстрів експертів, регулярне оновлення трекеру закупівель;

• забезпечення надання повної та відповідної закупівельної документації для перевірки та затвердження;

• ввічлива та ділова комунікація із потенційними постачальниками та партнерами проєкту;

• консультування співробітників програми щодо відповідних форматів і шаблонів, а також щодо політик закупівель Фонду;

• перевірка первинних документів бухгалтерського обліку.

2. Допомога в реалізації програми на щоденній основі, включно з:

• організацією подій, конференцій, інших заходів;

• матеріально-технічним забезпеченням програмних заходів, зустрічей, конференцій, круглих столів, семінарів тощо;

• збором даних про діяльність Програми, актуалізацією баз даних;

• організацією онлайн- та офлайн-зустрічей;

• веденням робочих записів, зокрема follow-up по завершенню зустрічей;

• координуванням водіїв / транспортних засобів;

• отриманням / відправленням / підписанням / скануванням / належним зберіганням документів тощо.

3. Виконання інших завдань у межах своєї компетенції за запитом керівництва.

Обов’язки та завдання, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не обов’язково є всеохоплюючими.

Необхідні кваліфікація, досвід, компетенції:

• вища освіта з ділового адміністрування / менеджменту / фінансів / економіки / освітній ступінь у сфері закупівель, логістики та / або суміжних спеціальностей;

• 2-3 роки підтвердженого досвіду роботи у сфері закупівель та адміністрування контрактів;

• вільне та грамотне володіння українською мовою;

• впевнене користування ПК та MS Office (включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook), впевнене користування інструментами Google Drive;

• чесність, відповідальність, ініціативність;

• досвід роботи у громадському секторі та / або міжнародних організаціях буде перевагою;

• володіння англійською (середній рівень та вище) мовою буде перевагою;

• досвід роботи з Trello буде перевагою.

Бажані навички:

• вміння працювати з інформацією та здатність її систематизувати;

• уважність до деталей;

• високий рівень самоорганізації;

• бажання навчатися;

• здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності, адаптуватися до змін;

• досвід успішного встановлення та коригування пріоритетів;

• поміркованість та старанність у виконанні поставлених задач.

Заявки (резюме, яке містить відповідний досвід роботи та навички, прямі контактні дані) прохання надсилати до 23:00 год. 15 жовтня 2023 року на адресу: [email protected] з відміткою «Program Assistant».

Контактна інформація:

Юлія Заплавна, координаторка компоненту «Е-послуги», Фонд Східна Європа

[email protected]