Pact Inc реалізує проект Інновації для подолання епідемії ВІЛ, що фінансується USAID. Метою проекту є прискорення зусиль України щодо досягнення контролю над епідемією ВІЛ до 2030 року шляхом вдосконалення профілактики, тестування та зв’язку з наданням допомоги серед ключових і пріоритетних груп населення.

Фахівець(чиня) з грантів забезпечуватиме адміністрування повного циклу управління грантами проєкту «Інновації для подолання епідемії ВІЛ в Україні», починаючи з присудження грантів, оцінювання пропозицій перед наданням грантів, управління результатами, забезпечення дотримання правил і норм, перевірки фінансових і програмних звітів грантоотримувачів, управління процедурами закриття грантів, а також ведення всієї документації та управління даними щодо кожного гранту. Він/вона відповідатиме за надання прямої технічної допомоги субреципієнтам, а також за моніторинг реалізації програмної діяльності в рамках субгрантів проєкту. Успішний(а) кандидат(ка) повинен(на) продемонструвати відмінні організаційні навички та гнучкість, здатність до адаптації і співпраці у складних умовах. Фахівець(чиня) з грантів відповідає за забезпечення найвищого рівня доброчесності в управлінні субгрантами, у тому числі належного дотримання політик і процедур Pact та USAID.

Ключові обовязки 

• •  Надання допомоги у проєктуванні, розробленні та реалізації грантів під наглядом менеджера з грантів.
• •  Розроблення грантових документів відповідно до вимог спонсорів із використанням стандартних форм Pact та у тісній співпраці з командою з управління угодами штаб-квартири Pact і менеджером із грантів з метою укладення якісних угод.
• •  Координація запитів на подання заявок під наглядом менеджера з грантів.
• •  Керування відбором грантів та підтримання зв’язку з членами Конкурсного комітету.
• •  Адміністрування, оцінювання пропозицій перед наданням грантів, проведення переговорів і здійснення візитів для моніторингу/оцінювання дотримання вимог.
• •  Використання системи управління субгрантами Pact (Salesforce) та системи бухгалтерського обліку (Serenic NAV) для надання субгрантів та управління ними. Забезпечення наявності всієї необхідної документації та її зберігання згідно з відповідною політикою Pact.
• •  Забезпечення дотримання політик і процедур донорів і Pact та досягнення запланованих результатів разом із менеджером із грантів та у тісній координації з іншими працівниками Pact.
• •  Забезпечення належного проведення переговорів щодо остаточних умов грантів і договорів під керівництвом менеджера з грантів та перевірка й аналіз кошторисів на прийнятність, обґрунтованість і узгодженість.
• •  Забезпечення належної підготовки та оформлення грантової і договірної документації, виплати грантів відповідно до вимог донорів і Pact, процедур проєкту та найкращих практик. Необхідна документація включатиме грантові угоди, меморандуми за результатами переговорів, форми щодо грантової діяльності, плани щодо брендингу і маркування тощо;
• •  Тісна співпраця з командою програми для забезпечення моніторингу й оцінювання субгрантів відповідно до вимог та точних і своєчасних фіксації та реєстрації фінансових результатів, строків, результатів і впливу програм у базах даних проєкту.
• •  Надання підтримки, спрямованої на дотримання вимог, управління грантами і договорами, успішну реалізацію грантів і договорів, а також на інші види діяльності, такі як короткострокова технічна допомога (STTA) та/або прямий розподіл товарів і послуг (DDGS).
• •  Надання грантоотримувачам рекомендацій щодо реалізації грантових проєктів та фінансової звітності.
• •  Здійснення нагляду за реалізацією грантів із операційної точки зору та відповідальність за своєчасне подання, перевірку та затвердження звітів субреципієнтів грантів.
• •  Тісна співпраця з менеджером із грантів для забезпечення точної та своєчасної виплати коштів та ліквідації витрат, пов’язаних із субгрантом.
• •  Забезпечення заповнення та ведення відповідно до вимог усієї документації, пов’язаної з наданням грантів.
• •  Надання підтримки при закритті субгрантів, у тому числі в підготовці звітів про фінальну інвентаризацію, розпорядження майном тощо.
• •  Перевірка та аналіз заповнених форм бюджетів у рамках заявок субреципієнтів грантів, їхніх фінансових звітів під наглядом менеджера з грантів.
• •  Виконання усіх інших доручених працівнику(ці) обов’язків.

Основні вимоги

• •  Ступінь бакалавра та принаймні 5 років відповідного досвіду або еквівалентне поєднання освіти та досвіду.
• •  Вища освіта у сфері міжнародних відносин / економіки / фінансів / бухгалтерського обліку / соціальних наук, бізнес-адміністрування або в іншій відповідній сфері.
• •  3+ роки досвіду роботи в програмах міжнародної технічної допомоги.
• •  Розуміння циклу управління грантами НУО та інформаційно-просвітницької діяльності.
• •  Відмінні навички роботи з комп’ютером (у тому числі з Excel, Word, Powerpoint).
• •  Досвід роботи у складних мережах і вирішення питань внутрішнього управління і менеджменту, врегулювання спорів та справедливого і прозорого вироблення й ухвалення рішень.
• •  Хороші організаційні навички й уміння справлятися з великим робочим навантаженням та дотримуватися строків.
• •  Високоефективні навички адміністрування, у тому числі роботи з комп’ютером, опрацювання текстів, управління даними та візуалізації даних.
• •  Відмінні навички комунікації (як письмової, так і усної) англійською й українською мовами.

Бажані кваліфікації

• •  Досвід нагляду та координації з місцевими представництвами міжнародних організацій буде перевагою.
• •  Великий досвід у сфері управління грантами для НУО.
• •  Досвід роботи з базами даних та аналізу даних буде перевагою.
• •  Хороші навички тайм-менеджменту та організаційні навички, гнучкість, відмінні навички міжособистісного спілкування та здатність працювати спільно над широким колом питань.
• •  Здатність терпляче та дипломатично досягати консенсусу між різними зацікавленими сторонами в питаннях надання грантів.

Зацікавлені кандидати мають надіслати своє резюме та мотиваційний лист на адресу [email protected] із зазначенням у темі «Grants Officer». Посада буде заповнена за наявності фінансування, підтвердженого донорами. На співбесіду будуть запрошені лише кандидати, які увійшли до короткого списку.

___________________________________________________

Pact Inc, is implementing a USAID-funded project Community Action for HIV Control. The project goal is to accelerate Ukraine’s efforts to achieve HIV epidemic control by 2030 by improved prevention, testing and linkage to care among key and priority populations.

Grants Officer shall provide administration of the full cycle of grants management for the Community Action for HIV Control beginning with award procurement, pre-award assessments, managing deliverables, ensuring compliance with rules and regulations, reviewing grantees financial and programmatic reports, managing close-out procedures, and maintaining complete files and data management for each award. S/He will be responsible for ensuring direct technical assistance to subawardees, as well as monitoring implementation of program activities under the project’s sub-awards. A successful candidate must demonstrate strong organizational skills and a spirit of flexibility, adaptability, and collaboration under challenging conditions. The Grants Officer is responsible for ensuring the highest level of integrity in the management of sub-grants including proper adherence to Pact and USAID policies and procedures.

Key Responsibilities

• •  Assist in the design, development and implementation of awards, under the supervision of the Grants Manager;
• •  Develop grant documents in compliance with funder requirements, using Pact standard templates and working closely with Pact HQ Agreement Management team and the Grants Manager to execute quality agreements.
• •  Under oversight of the Grants Manager, coordinate requests for applications.
• •  Manage the selection of grants and liaise with the Selection Committee members.
• •  Administer, pre-award assessment, negotiation, and monitoring/compliance visits.
• •  Utilize Pact’s Subaward Management System (Salesforce) and accounting system (Serenic NAV) for subaward issuance and management. Ensure that all required documentation is uploaded and stored as per Pact policy.
• •  Together with the Grants Manager and in close coordination with other Pact staff ensure compliance with donor and Pact’ policies and procedures, and achievement of intended results;
• •  Ensure proper negotiation of final terms and conditions for grants and contracts, under the direction of the Grants Manager and review and analyze budget estimates for allowability, reasonableness, and consistency;
• •  Ensure the proper preparation and execution of grant and contract documents and grant disbursements consistent and compliant with donor and Pact requirements, and project procedures and best practices. Documentation required will include grant agreements, negotiation memos, grant activity forms, branding and marking plans, and others;
• •  Work closely with Program team to ensure that sub-award monitoring and evaluation is conducted as required and that financial deliverables, deadlines, programmatic outputs and impact are captured and recorded in the project databases in an accurate and timely fashion;
• •  Provide support focused on compliance, grants and contracts management and successful implementation of grants and contracts as well as other activities such as short-term technical assistance (STTA) and/or direct distribution of goods and services (DDGS);
• •  Provide advice to the grantees on grant projects implementation and financial reporting;
• •  Oversee the implementation of grants from the operational perspective and be responsible for sub-grantee’s reports timely submission, review and approval.
• •  Work closely with the Grants Manager to ensure accurate and timely disbursement and liquidation of subaward expenses.
• •  Ensure that all award files are complete and maintained as required;
• •  Support closeout of sub-grants, including preparation of final inventories, property disposition, etc.
• •  Under oversight of the Grants Manager reviewing and analysing filled in templates of budgets of subawardees` applications, their financial reports.
• •  All other duties as assigned

Basic Requirements

• •  Bachelor’s degree and 5+ years relevant experience or equivalent combination of education and experience.
• •  Other local education and experience: University Degree in International Relations/ Economics / Finance / Accounting / Social Science, Business Administration or other relevant area
• •  3+ years of experience working with international technical assistance programs;
• •  Understanding of NGOs grant management cycle and outreach activities;
• •  Excellent computer skills (including Excel, Word, Powerpoint);
• •  Experience of working within complex networks and addressing issues of internal governance and management, dispute resolution, and fair and transparent decision-making;
• •  Good organizational skills and ability to manage a complex workload and deadlines;
• •  Highly effective administration skills including computing, word processing, and data management and visualization;
• •  Excellent communication skills (both written and oral) in English and Ukrainian;

Preferred Qualifications

• •  Experience overseeing and coordinating with international field offices preferred.
• •  Extensive background in the areas of NGOs grant management;
• •  Experience of work with databases and data analysis will be an asset;
• •  Strong time-management and organizational skills, flexibility, excellent interpersonal skills; and ability to work collaboratively on a wide range of issues;
• •  Ability to patiently and diplomatically forge consensus between diverse stakeholders on grant making issues;

To Apply

Please send your CV and motivation letter to [email protected] with “Grants Officer” in the subject line. The position will be filled upon available financing confirmed by donors. Only short-listed candidates will be invited for an interview.