Pact Inc шукає менеджера з грантів у проєкт «Інновації для подолання епідемії ВІЛ». 

Під керівництвом Заступника директора проекту менеджер із грантів забезпечуватиме дієве та ефективне управління та адміністрування субгрантами для досягнення цілей проекту та співпрацюватиме з партнерськими організаціями на всіх рівнях. Менеджер із грантів відповідає за весь цикл надання грантів від попереднього рішення про надання до закриття, зосереджуючись на дотриманні нормативних вимог, оцінці та зниженні ділових ризиків і проведенні в життя політики та процедур роботи організації Pact. Менеджер із грантів також надає технічну допомогу працівникам Pact у тлумаченні правил та норм донора, і бере участь в обговореннях контрактів із донорами та переговорах про укладення таких контрактів. Крім участі в адмініструванні грантів, Менеджер із грантів також надаватиме експертну підтримку в адмініструванні субгрантів, укладенні контрактів та закупівельній діяльності в рамках кооперативної угоди.

Основні обов’язки

• •  Безпосередньо керувати командою професіоналів у сфері грантової діяльності відповідно до політики організації та застосовного законодавства, включаючи проведення співбесід, наймання та навчання працівників; планування й розподіл роботи та керівництво нею; визначення цілей та оцінка результатів роботи; заохочення працівників та дисциплінування ; робота зі скаргами та вирішення проблем; 
• •  Керувати повним циклом діяльності з управління грантами, від планування до відбору, оцінки пропозицій на етапі попереднього рішення про надання гранту, переговорів, візитів для проведення моніторингу/оцінки дотримання вимог та закриття гранту;
• •  Наглядати за своєчасним та правильним використанням системи управління контрактами Pact (Salesforce) і системи бухгалтерського обліку Pact (Serenic Navigator) для надання грантів та управління ними. Забезпечувати наявність усієї необхідно документації та її зберігання згідно з відповідною політикою Pact;
• •  Примати участь у обговоренні планування та реалізації проєкту з іншими підрозділами, приділяючи особливу увагу специфічним питанням дотримання умов грантів та управління субгрантами; перевіряти бюджети пропозицій на реалістичність витрат, дотримання нормативних вимог, відшкодування непрямих витрат, виставлення рахунків та ділові ризики; а також координувати розгляд заявок на субгранти та переговори про їх надання, включаючи обсяг роботи, бюджет, положення про оплату, вимоги до звітності та особливості умов виконання;
• •  Проводити перевірку грантів, субконтрактів та закупівельних угод у рамках призначеного проєкту на відповідність нормативній базі.
• •  Забезпечувати проведення розгляду заявок відповідно до положень Pact про надання грантів відповідно до посібника організації з надання субгрантів
• •  Координувати роботу з оцінки ризиків і відповідальності грантоотримувача, аналіз витрат і цін та сприяти наданню інформації, що є необхідною для отримання погоджень; 
• •  Проводити переговори та укладати угоди з отримувачами субгрантів, надавати консультації та поради щодо програмної та фінансової звітності, готувати меморандуми за результатами переговорів;
• •  Керувати створенням графіків звітності та виплати нових грантів; 
• •  Перевіряти аналіз грантових бюджетів і звітів про витрати; 
• •  Організовувати розгляд наративних і фінансових звітів;
• •  Виконувати всю роботу безпечно та підтримувати безпечне робоче середовище;
• •  Інші обов’язки за призначенням.

Мінімальні вимоги

• •  Ступінь бакалавра та принаймні 7 років відповідного досвіду або еквівалентне поєднання освіти та досвіду, включаючи 3 роки управлінського досвіду.
• •  Перевагу буде надана кандидата із повною вищою освітою або її еквівалентом із економіки, міжнародних відносин, менеджменту, соціальних наук, соціального розвитку, права або інших відповідних галузей;
• •  Принаймні 3 роки досвіду роботи в програмах міжнародної технічної допомоги та неурядовому секторі, бажано мати досвід роботи в USAID із супроводу субгрантової діяльності за проєктом;
• •  Навички високоефективної адміністративної роботи, включаючи роботу на комп’ютері та в текстовому процесорі й використання Інтернету;
• •  Відмінні навички спілкування (письмового та усного) англійською та українською мовами;
• •  Відмінні навички складання текстів англійською та українською мовами.

Бажані кваліфікації

• •  Досвід нагляду та координації з місцевими представництвами міжнародних організацій.
• •  Великий досвід у сфері управління грантами для НУО; 
• •  Перевірене розуміння циклу управління грантами;
• •  Досвід роботи в складних мережах і вирішення питань внутрішнього управління, врегулювання спорів і чесного та прозорого прийняття рішень;
• •  Відмінні організаторські навички й уміння давати раду складному робочому навантаженню та дотримуватися дедлайнів;
• •  Продемонстрована здатність працювати – самостійно та як член команди – з широким колом людей, ситуацій та мов;
• •  Відмінні навички міжособистісного спілкування та здатність працювати спільно над широким колом питань;
• •  Здатність терпляче та дипломатично досягати консенсусу між різноманітними зацікавленими сторонами щодо питань надання грантів; 
• •  Діє на випередження, швидко мислить і здатний працювати з мінімальним контролем.
• •  Практичні знання та розуміння правил і положень, що регулюють роботу USAID, зокрема 2 CFR 200 (Вимоги до надання федеральних грантів США);
• •  Досвід управління субгрантами, що фінансуються USAID, включаючи сприяння попереднім погодженням, звітування за субгрантами, оцінку ризиків, зниження ризиків, вимоги до документації та інші дії, необхідні при здійсненні проєктів, що фінансуються USAID.

Будь ласка, надсилайте своє резюме та мотиваційний лист на [email protected] із зазначенням у темі «ComAxn – Grants Manager».Будь ласка, вкажіть принаймні три контакти ваших колишніх керівників, які можуть надати вам рекомендації. Посада відкрита до заповнення. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які увійшли до короткого списку.

_________________________________________________________________________

Under the Deputy Chief of Party supervision, the Grants Manager will provide effective and efficient sub-awards management and administration to achieve the program goals, working with partner organizations of all levels. The Grants Manager (GM) is responsible for the entire cycle of an award process from pre-award to close-out focusing on regulatory compliance, assessment and mitigation of business risks, and enforcement of Pact’s policies and procedures. The GM also serves as a technical resource to Pact staff in interpreting donor rules and regulations and contributes to contractual discussions and negotiations with donors. In addition to contributing to prime award administration, the GM will also provide expert support to subgrant administration, contracting, and procuremen activities under prime award.

Essential Duties and Responsibilities

• •  Directly supervise a team of professional level Grants staff in accordance with the organization’spolicies and applicable laws, including interviewing, hiring, and training employee; planning, assigning, and directing work; setting goals and appraising performance; rewarding and disciplining employees; addressing complaints and resolving problems; 
• •  Lead the full cycle of grant management activities, from planning through selection, pre-award assessment, negotiation, monitoring/compliance visits, and closeout;
• •  Oversee the timely and accurate use Pact’s contract management system (Salesforce) and accounting system (Serenic Navigator) for grants issuance and management. Ensure all required documentation is available and stored as per respective Pact policy;
• •  Provide input to formative discussions with other project units on project planning and implementation with focus on special grant compliance issues and sub-award management; reviews proposal budgets for cost realism, regulatory compliance, indirect cost rate recovery, invoicing implications, and business risks; and coordinates review and negotiation of subawards, including scope of work, budget, payment provisions, reporting requirements and special terms and conditions;
• •  Conduct compliance review of grants, subcontracts and procurements under the assigned project.
• •  Ensure application review process following Pact’s grant regulations per the organizational subaward manual
• •  Coordinate SRRA assessment, cost and price analysis and facilitate the communication of the needed information to obtain any required approval; 
• •  Conduct negotiations and agreements with the subawardees, consulting and advice on program and financial reporting, preparing memorandum of negotiations;
• •  Supervise scheduling reporting requirements and payments for new grants
• •  Check analysis of the grants’ budgets and expenditure reports; 
• •  Arrange review of narrative and financial reports;
• •  Perform all work safely and maintain a safe working environment;
• •  All other duties as assigned.

Minimum Requirements

• •  Bachelor’s degree and 7+ years relevant experience or equivalent combination of education and experience, including 3 years of management experience.
• •  University Degree or equivalent in Economics, International Relations, Management, Social Sciences, Social Development, Law or other relevant areas preferred
• •  At least 3 years working experience with international technical assistance programs, non-governmental sector, USAID experience supporting the subaward operations of the project is desirable;
• •  Highly effective administration skills including computing, word processing and internet use;
• •  Excellent communication skills (both written and oral) in both English and Ukrainian;
• •  Excellent writing skills in English and Ukrainian.

Preferred Qualifications

• •  Experience overseeing and coordinating with international field offices preferred.
• •  Extensive background in the areas of NGOs grant management; 
• •  Proven understanding of awards management cycle;
• •  Experience working within complex networks and addressing issues of internal management, dispute resolution, and fair and transparent decision-making;
• •  Excellent organisational skills and ability to manage a complex workload and deadlines;
• •  Demonstrated ability to deal – independently and as a team member – with a wide range of people, situations and languages;
• •  Excellent inter-personal skills and ability to work collaboratively on a wide range of issues;
• •  Ability to patiently and diplomatically forge consensus between diverse stakeholders on grant making issues; 
• •  Pro-active, fast-thinker, and able to work with minimal supervision.

Please send your CV and motivation letter to [email protected] with “ComAxn - Grants Manager” in the subject line. Please include at least three contacts of your former supervisors who can provide reference for you. The position is open until filled. Only short-listed candidates will be invited for an interview.