Право на захист (Фонд) – провідна правозахисна громадська організація, яка комплексно працює над вирішенням проблем міграції, її причин та наслідків – шукає кандидата на посаду Асистента(ки) з адміністративних питань.

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

Асистента(ка) з адміністративних питань підпорядковується Фінансовому Директору Фонду і тісно співпрацює з командою фінансово-адміністративного відділу та персоналом проєкту.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Підтримка Фінансового Директора в конкретних питаннях офісного адміністрування під час підготовки проектів, робочих планів, звітних документів по проектах, підсумкових звітів;

• Підтримка контактів з постачальниками з питань організації тренінгів, семінарів, робочих зустрічей, публічних заходів, прес-конференцій;

• Бронювання готелів, квитків на потяг/автобус/літак на підставі належним чином затверджених форм дозволу на поїздку та інших супутніх документів (запрошень тощо), підготовка наказів про ділові візити команди проекту;

• Підготовка різноманітних протоколів засідань, контроль за тим, щоб персонал дотримувався термінів виконання завдань, визначених зазначеними протоколами (за наявності), підготовка наказів, пов’язаних з організацією зустрічей, робочих груп, публічних заходів, круглих столів тощо;

• Збереження та оновлення бази даних персоналу та кадрових паперових документів;

• Моніторинг обліку персоналу в ССО, щоденні записи заїзду/виїзду; підтвердження наявності списків відвідувань тренінгів, зустрічей та заходів, належним чином підписаних учасниками;

• Моніторинг контрактів з постачальниками, ініціювання продовження до закінчення терміну дії та розірвання контрактів з постачальниками (з персоналом, оренда, Інтернет, закупівлі тощо), оцінка ефективності постачальників та заповнення відповідного шаблону;

• Підготовка/перегляд ваучерів підтвердження платежу та замовлення на купівлю;

• Контроль первинних фінансових документів, копіюввання первинних документів та формування папок звітності для донора;

• Контроль за тим, що вся документація підготовлена прозоро та підзвітно;

• Переклад різноманітних вхідних/вихідних документів та усний переклад за потреби;

• Будь-яка інша відповідальність, яка вважається необхідною або делегована керівником для забезпечення рівня обслуговування, який вимагається Фондом та/або донором;

• Розуміння та дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта в галузі менеджменту, адміністрування або інших відповідних галузей і щонайменше один рік відповідного досвіду роботи, бажано в секторі НУО;

• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 1 року;

• Чесність і надійність;

• Здатність і готовністть навчатися;

• Здатність управляти пріоритетами, проявляти ініціативу та працювати без постійного контролю;

• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;

• Сильні організаційні здібності;

• Вільне володіння українською, російською та англійською мовами;

• Гнучкість.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату:

• контракт до кінця 2023 року з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;

• комфортне робоче місце в офісі у м. Київ;

• можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;

• підтримка та наставництво;

• теплий та дружній клімат в команді.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВОК

Надсилайте резюме на адресу [email protected] з назвою «Асистент(ка) з адміністративних питань». Відповіді будуть надіслані лише тим особам, які були відібрані для співбесіди. Без телефонних дзвінків, будь ласка.

30 січня 2023 р. Якщо відповідного кандидата буде визначено, Фонд залишає за собою право прийняти на роботу достроково.