Міжнародний благодійний фонд „Українська фундація громадського здоров’я” засновано з метою мобілізації ресурсів для надання благодійної допомоги та підтримки незахищених категорій населення, зокрема, але не обмежуючись, жінок, дітей, молоді, сімей у кризових життєвих обставинах, та інших груп населення, задля досягнення ними гідного рівня життя та отримання рівних можливостей розвитку та доступу до соціальних, психологічних, педагогічних та інших послуг. Предметом діяльності Фонду є здійснення благодійної діяльності на засадах законності, гуманності, спільності інтересів і рівності прав її учасників, гласності та добровільності.

ХелсРайт Інтернешнл (Право на здоров’я) є незалежною, неприбутковою, позапартійною організацією, що працює у сфері охорони здоров’я та захисту прав людини. Заснована у 1990 р. у США, організація займається питаннями охорони здоров’я та захисту прав людини.

Основне завдання адміністративного менеджера

Адміністративна підтримка проектів та діяльності МБФ «Українська фундація громадського здоров`я» (УФГЗ) та її засновника ХелсРайт Інтернешнл (Право на здоров’я) в Україні, допомога у веденні національної бухгалтерії.

Основні функціональні обов’язки адміністративного менеджера

• Організація та забезпечення адміністративної підтримки роботи офісу: функціональність приміщення,   закупівля та контроль за використанням канцтоварів, предметів побутової хімії для офісу, продуктів харчування, друк матеріалів, підготовка угод з контагентами за наявними шаблонами (внесення реквізитів, деталізація надання послуг), контроль та забезпечення оплати послуг, що забезпечують роботу офісу, в тому числі оренди офісу, телефону, комунальних платежів,  контроль за прибиранням та підтримкою офісу у належному стані та управління відповідним  технічним персоналом, тощо. Проведення закупівель для підтримки діяності офісу: замовлення води, продуктів харчування (чай, кава і т.д.), предметів побутової хімії.
• Організація та забезпечення адміністративної підтримки роботи сайтів організації, де реалізовуються проекти (підрозділи): функціональність приміщень, координація ремонту та облаштування приміщень, вибір меблів, логістика, контроль за здійсненням закупок на сайтах - предметів побутової хімії, продуктів харчування, друку матеріалів, укладання угод, контроль та забезпечення оплати послуг, що забезпечують роботу сайтів, в тому числі телефону, Інтернет, комунальних платежів,  контроль за прибиранням та підтримкою сайтів у належному стані, моніторинг та оцінка зазначеної діяльності на сайтах, тощо.
• Забезпечення організації та проведення тренінгів, конференцій, прес-конференцій, інших масових заходів за проектами організації, включаючи підготовку тендерної документації спільно з ініціатором закупівлі, програм, бронювання залу, підготовку необхідних матеріалів, підготовку бюджету заходів, перегляд кошторисів, за потреби логістичний супровід заходів,  комунікація з логістичними партнерами щодо організації та проведення заходу, за умови їх залучення.
• Координація закупки обладнання та розповсюдження інформаційних та інших матеріалів як для потреб організації та проектів, так і її субгрантерів та партнерів, в рамках виконання завдань проектів. Включаючи та необмежуючись підбором товарів, специфікації, підготовка та розміщення оголошень на сайті організації та інших інформаційних ресурсах, підготовка договорів та комунікація з постачальниками.
• Організація поїздок, по Україні, за кордоном та в межах Києва, проведення тендерів, бронювання готелів, організація зустрічей та перебування співробітників та гостей організації, за погодженням з директором представництва.
• Координація роботи IT-консультантів чи відповідної ІТ-компанії в Україні з питань технічної підтримки офісу та сайтів організації, самостійна технічна підтримка комп’ютерної мережі, забезпечення збереження інформації.
• Забезпечення моніторингу та оцінки адміністративної діяльності в організації та на сайтах організації (підрозділах), зокрема, розробка та впровадження для персоналу додаткових процедур, пов’язаних з адмініструванням заходів, закупки обладнання, за потребою.
• Надання інформаційної підтримки координаторам, адміністративному персоналу та виконавцям проектів з приводу проведення розрахунків та оформлення фінансових документів.
• Ведення реєстру договорів з контрагентами організації.
• Додаткова офісно-адміністративна та організаційна робота за потребою, допомога бухгалтерії, головному бухгалтеру, включаючи:
• Участь у проведенні інвентаризації та складання супутніх документів.
• Складання та друк договорів цивільно-правового характеру (за наявним та затвердженим шаблон в організації).
• Ведення обліку та підготовка наказів щодо: формування штатних розкладів, оформлення трудових відносин (прийом, звільнення штатних працівників, переведення на іншу посаду, надання відпусток), направлення у відрядження, введення в експлуатацію ОЗ, МНМА, НМА, МШП, затвердження облікової політики організацій).
• Підготовка та друк довіреностей.
• Контроль за відповідністю змісту та форми первинних бухгалтерських документів вимогам діючого законодавства України та змісту відповідної господарської операції.

* Дані вміння не є обов’язковими але будуть значною перевагою.

Вимоги до кандидатів: вища освіта (бажано економічна), мінімум 5 років досвіду роботи на аналогічній посаді, хороші аналітичні, організаційні та комунікативні здібності, основ діловодства, знання англійсько мови на середньому рівні (вміння читати та писати), знання офісних комп’ютерних програм.

 Просимо надсилати своє резюме на ел. пошту: [email protected]

 Резюме будуть розглядатися по мірі їх надходження включно до 16 лютого 2022.