Загальний опис: особа, що обіймає цю посаду, повинна бути добре організованою, мати навички роботи секретарем, вміти добре користуватися ПК, буті з високою мірою персональної відповідальності, здатний виносити, пропонувати або знаходити розумні ефективні рішення (у тому числі в умовах високої міри невизначеності) і нести відповідальність за їх реалізацію; Мати гарні комунікативні навички, спроможна дати рекомендації в межах своєї компетенції, бути чесною та відкритою.

Головнім мотивом роботі працівника має бути прагнення принести користь країні і людям, які в ній живуть, вміти ставити інтереси організації вище власних інтересів.  

Основні професійні знання, уміння, навики:

1. Хороші комунікативні навички та організаторські здібності;  
2. Оперативність і відповідальність;  
3. Уміння самостійне розставляти пріоритети і контролювати терміни виконання завдань;  
4. Уміння працювати в команді;  
5. Знання оргтехніки і комп’ютерних офісних програм на рівні користувача;  
6. Досвід ділового спілкування;
7. Основи діловодства;  
8. Англійський – рівень достатній для того, щоб розуміти телефонуючого та дати йому повну та кваліфіковну відповіть.

Основні обов’язки:
 

• Надавати секретарську та адміністративну підтримку офісу.

Основні обов’язки (сфери):

Загальна підтримка офісу  
 

• Відповідати на телефонні дзвінки, організовувати зустрічі, приймати відвідувачів.  
• Вести базу даних сучасної контактної інформації (та надавати її на вимогу) щодо консультантів, партнерських організацій та ін.
• Надавати допомогу у виконанні масштабних робіт з друкування, фотокопіювання, відправки факсів тощо.  
• Відправляти кореспонденцію.

Адміністративна та логістична підтримка
 

• Обробляти та мати справу з вхідною та вихідною кореспонденцією, а також поштовими кур’єрами, бути основною контактною особою для вхідної та вихідної електронної пошти.
• Вести діловодство в Київському офісі.
• Управляти процесом підписки: підготовка переліку, координування.
• Контролювати отримання від постачальників необхідної документації, що регламентує їх послуги і для закриття договірних стосунків.
• Організовувати відрядження персоналу фінансово-операційного департаменту;
• Підтримувати перебування офісу на високому рівні (стежити за станом меблів і устаткування).
• Координувати і контролювати роботу офісного транспорту (в т.ч. складати і вести щоденний графік руху транспорту, контроль проходження медоглядів і ін.).
• Надавати підтримку в проведенні заходів і проектів.
• Організація нарад.
• Забезпечувати архівацію документації.
• Нести матеріальну відповідальність за ТМЦ що знаходяться на зберіганні.
• Виконувати функції помічника Директора в період знаходження Директора в Київському офісі.

Інше

• Виконувати інші обов’язки у межах своєї компетенції (за необхідністю) і доручення директора фінансово-операційного департаменту.  
• Співпрацювати з/дублювати асистентів за дорученням свого керівника.

Мотиваційний пакет:

• зарахування в штат Фонду;  
• конкурентна заробітна платня;  
• страховка після 6 місяців роботи;
• безлімітная мобільний зв’язок;  
• можливість професійного зростання в умовах найбільшого благодійного фонду України.

Порядок участі в конкурсі:

Резюме необхідно надсилати до 25 серпня на e-mail: [email protected] Катерина Осадчук – менеджер з персоналу, www.fdu.org.ua