ГО «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» та Національний ЧСЧ-консорціум оголошують конкурс на вакансію консультанта з комунікацій технічного комітету (ТК) з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції. Дедлайн - 3 червня 2019 року, 12:00.

-     Техкомітет з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції України (#12NC2019) формується для поточного технічного, адміністративного та організаційного забезпечення цього ключового заходу національного рівня, запланованого на 11–13 вересня 2019 р. в м. Києві. Планується, що команда ТК працюватиме в складі керівника ТК та 4–5 консультантів. Загальне керівництво роботою ТК здійснюватиме оргкомітет нацконференції, який складається з представників/представниць коспонсорів та співорганізаторів.

-     Консультант здійснюватиме свої функції відповідно до докладного технічного завдання (ТЗ), наведеного нижче.

-     Вимоги до кандидатури консультанта:

-     переважне перебування в Києві у час очікуваного виконання своїх функцій за договором (початок червня — кінець вересня 2019 р.);

-     вільне володіння українською мовою (усно та письмово);

-     вік від 18 років;

-     рівень володіння програмами Microsoft Word та Microsoft Excel на рівні впевненого користувача.

-     Як переваги при розгляді кандидатур розглядатимуться:

1)      досвід роботи у сфері захисту прав і свобод людини для ЛГБТІ та/або ВІЛ-сервісу,

2)      статус ФОП.

3)      Оргкомітет конференції гарантує динамічну комунікацію під час виконання консультантом своїх обов’язків та вражаючий наочний результат спільної роботи!

4)      Для розгляду вашої кандидатури просимо в строк до 12 години дня 3 червня 2019 р. (пн) надіслати за адресою [email protected] з копією на  [email protected]:

5)      лист зацікавленості з фінансовою пропозицією за виконання всього обсягу функцій і обов’язків, передбачених ТЗ,

6)      резюме українською мовою з посиланням на персональний профіль у Facebook.

Оргкомітет розгляне подані заявки та надасть заявникам відповідь про результат розгляду їхніх кандидатур у строк до 5 червня включно.

Консультант техкомітету з комунікацій:

Основні функції і обов’язки передбачають PR-СУПРОВІД конференції відповідно до політики PR-супроводу, розробленої оргкомітетом, — на етапах підготовки, проведення та підбиття підсумків конференції, а також виконання інших функцій з інформаційного супроводження, зовнішньої і внутрішньої комунікації, а саме:

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ І ОБОВ’ЯЗКИ:

1)      статус контактної особи конференції з питань взаємодії із засобами масової інформації;

2)      взаємодія з PR-персоналом співорганізаторів і коспонсорів конференції для вирішення таких завдань, як, наприклад:

-     узгодження комунікаційних меседжів оргкомітету з коспонсорами,

-     збір логотипів і брендбуків (з’ясування вимог до розташування лого у візуальній матриці логотипів),

-     формування цитат із прямого мовлення представників/представниць організаторів і коспонсорів, учасників/учасниць, а також госте́й і го́стей конференції для використання в інформаційних продуктах про конференцію;

3)      створення, належне візуальне і текстове оформлення і постійна актуалізація ФБ-ресурсів конференції для зацікавлених осіб, включаючи:

-     оформлення секретної ФБ-групи оргкомітету,

-     створення і ведення закритої ФБ-групи для осіб, запрошених до участі в конференції;

-     ведення публічної ФБ-сторінки конференції;

-     створення і ведення ФБ-«події» конференції, підв’язаної до ФБ-сторінки конференції, запрошення до участі в «події» всіх запрошених на конференцію осіб;

-     адміністрування персонального ФБ-акаунту техкомітету, який виступає в рамках ФБ-комунікації «буфером» між орг- і техкомітетами конференції, з одного боку, і учасниками/учасницями, з іншого («буферний» акаунт використовується, наприклад, для додавання учасників/учасниць у френди з метою включення їх до ФБ-групи для учасників/учасниць);

4)      оформлення ґуґл-акаунта конференції (лого, ім’я користувача тощо);

5)      ведення електронної поштової скриньки орг- і техкомітетів конференції, включаючи:

-     інформування про надходження нових повідомлень тих осіб, яких вони стосуються,

-     нагляд за своєчасністю відповідей на вхідні повідомлення відповідно до норм ділової етики,

-     нагляд за тим, щоби члени оргкомітету і персонал техкомітету не відповідали на повідомлення зі своїх персональних електронних адрес,

-     листування від імені техкомітету в рамках своєї компетенції з електронної адреси оргкомітету і техкомітету конференції;

У РАМКАХ ПІДГОТОВКИ КОНФЕРЕНЦІЇ

6)      підготовка офіційного анонсу конференції для потенційних учасників, його узгодження з оргкомітетом і поширення по інформаційних каналах, запропонованих членами оргкомітету;

7)      підготовка офіційного прес-анонсу конференції, а за необхідності — прес-анонсів окремих заходів конференції за погодженням відповідно з оргкомітетом у цілому і організаторами відповідних заходів, поширення (публікація) таких анонсів, взаємодія зі ЗМІ, які відгукнулися на прес-анонси;

підготовка для учасників/учасниць конференції комунікаційного міні-гайду — на випадок, якщо до учасників/учасниць звертатимуться за коментарями журналісти/журналістки, — і доведення його до відома учасників/учасниць;

8)      проактивний збір логотипів співорганізаторів і коспонсорів з урахуванням технічних вимог (електронний формат, параметри розділової здатності) і передання їх дизайнерові для роботи;

9)      проактивний збір інформаційних матеріалів від співорганізаторів і коспонсорів і підготовка інших матеріалів для конференц-брошури (якщо вона готуватиметься за рішенням оргкомітету);

10)  розроблення номенклатурного і кількісного переліку брендованої продукції, до якого може бути включено:

-        екосумки/рюкзачки,

-        блокноти,

-        ручки,

-        стрічки бейджиків,

-        бейджики,

-        джоки,

-        сувеніри (чашки, плат, настільний прапорець і ін.);

11)  узгодження складу брендованої продукції з оргкомітетом шляхом опитування та урахування думок членів Оргкомітету і з урахуванням фінансових рамок кошторису конференції; 

ПІД ЧАС КОНФЕРЕНЦІЇ

12)  координація роботи фотографа;

13)  нагляд за дотриманням учасниками/учасницями умов інформаційного висвітлення конференції (використання/невикористання хештеґа, геолокаційних відміток тощо);

14)  поточна взаємодія із засобами масової інформації на самій конференції (по ходу конференції), включаючи:

-     акредитацію (рішення про допуск масмедіа на локацію),

-     контроль за реєстрацією масмедіа,

-     організацію ситуативних інтерв’ю ключових осіб конференції,

-     рекомендації для масмедіа щодо мікролокацій для інтерв’ю,

15)  оперативний відбір фотографій для розміщення у відкритому доступі під час конференції;

ЗА ПІДСУМКАМИ КОНФЕРЕНЦІЇ

16)  проактивний збір і зведення в один документ всіх пропозицій до підсумкового документа конференції, забезпечення однаковості формулювань, проактивне узгодження підсумкового документа з оргкомітетом, його фіналізація, публікування і розсилання на адресу зацікавлених сторін;

17)  інформування всіх зацікавлених сторін про підсумковий фотоматеріал і політику його використання;

18)  нагляд за повним виконанням фотографом свого ТЗ (оброблення фото, сортування по електронним папкам, надання техкомітетові всього масиву фотоматеріалу в електронному вигляді);

19)  підготовка фотозвіту — відбір із масиву фотоматеріалу 15-20 найбільш характерних (вдалих) фото, які можуть бути використані для ілюстрації публікацій про конференцію та складання офіційних звітів для коспонсорів/співорганізаторів;

20)  підготовка пострелізу — оперативного інформаційного повідомлення про підсумки конференції, з обов’язковими цитатами організаторів та учасників/учасниць і ілюстративом, — і його публікація до відома зацікавлених сторін не пізніше другого робочого дня після заключного дня конференції;

21)  впорядкування інформації про публікації зі згадкою про НК, включаючи значимі публікації в соціальних мережах (шляхом моніторингу інформаційних ресурсів коспонсорів та пошуку через пошукові сервіси);

22)  підготовка шаблону листа-подяки коспонсорам/співорганізаторам за підсумками конференції, узгодження шаблону з оргкомітетом, підготовка за затвердженим шаблоном і розсилання адресних удячних повідомлень за підписом координатора оргкомітету через ґуґл-акаунт оргкомітету (за погодженням із координатором оргкомітету така розсилка може здійснюватися ним/нею особисто);

23)  формування та впорядкування фінального електронного архіву документів і матеріалів конференції та його завантаження на ґуґл-диск через ґуґл-акаунт оргкомітету;

24)  підготовка звіту про власну виконану роботу як підстави для отримання оплати за контрактом.

Консультант техкомітету з комунікацій є ХОЛДЕРОМ таких документів:

1)      офіційний анонс конференції,

2)      анонси окремих конференційних заходів,

3)      логотипи та брендбуки коспонсорів та співорганізаторів,

4)      перелік брендованої продукції,

5)      комунікаційний міні-гайд для учасників та учасниць (на випадок спілкування зі ЗМІ);

6)      фотобанк (після отримання від фотографа) та фотозвіт,

7)      підсумковий документ конференції,

шаблон листа-подяки коспонсорам/співорганізаторам за підсумками конференції.