ГО «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» та Національний ЧСЧ-консорціум оголошують конкурс на вакансію консультанта з логістики технічного комітету (ТК) з підготовки XIIНаціональної ЛГБТІ-конференції. 

Більше можливостей для працевлаштування у розділі «Вакансії»

-     Техкомітет з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції України (#12NC2019) формується для поточного технічного, адміністративного та організаційного забезпечення цього ключового заходу національного рівня, запланованого на 11–13 вересня 2019 р. в м. Києві. Планується, що команда ТК працюватиме в складі керівника ТК та 4–5 консультантів. Загальне керівництво роботою ТК здійснюватиме оргкомітет нацконференції, який складається з представників/представниць коспонсорів та співорганізаторів.

-     Консультант здійснюватиме свої функції відповідно до докладного технічного завдання (ТЗ), наведеного нижче.

-     Вимоги до кандидатури консультанта:

-     переважне перебування в Києві у час очікуваного виконання своїх функцій за договором (початок червня — кінець вересня 2019 р.);

-     вільне володіння українською мовою (усно та письмово);

-     вік від 18 років;

-     рівень володіння програмами Microsoft Word та Microsoft Excel на рівні впевненого користувача.

Як переваги при розгляді кандидатур розглядатимуться:

1)      досвід роботи у сфері захисту прав і свобод людини для ЛГБТІ та/або ВІЛ-сервісу,

2)      статус ФОП.

3)      Оргкомітет конференції гарантує динамічну комунікацію під час виконання консультантом своїх обов’язків та вражаючий наочний результат спільної роботи!

4)      Для розгляду вашої кандидатури просимо в строк до 12 години дня 3 червня 2019 р. (пн) надіслати за адресою [email protected] з копією на  [email protected]:

5)      лист зацікавленості з фінансовою пропозицією за виконання всього обсягу функцій і обов’язків, передбачених ТЗ,

6)      резюме українською мовою з посиланням на персональний профіль у Facebook.

7)      Оргкомітет розгляне подані заявки та надасть заявникам відповідь про результат розгляду їхніх кандидатур у строк до 5 червня включно. 

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

Консультант техкомітету з логістики:

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ І ОБОВ’ЯЗКИ

8)      листування від імені ТК в рамках своєї компетенції з електронної адреси оргкомітету і техкомітету конференції;

ПІДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦІЇ:

9)      розроблення, узгодження з оргкомітетом і публікація в Мережі через ґуґл-аккаунт конференції онлайн-анкети для претендентів на участь у конференції;

10)  динамічне ведення всіх електронних баз щодо осіб, які мають відношення до конференції, включаючи:

-     облік претендентів на участь в конференції відповідно до заповненої онлайн-форми і впорядкування даних про претендентів з метою організації їх відбору оргкомітетом,

-     розподіл претендентів за категоріями відібраних, віднесених до резерву та тих, яким відмовлено в участі,

-     верифікацію та уніфікацію даних про учасників і учасниць (імена, назви організацій, адреси електронної пошти, телефони, адреси сторінок на ФБ),

-     облік фактів відмови відібраних осіб від участі в конференції з одночасним поповненням списку учасників особами із резервного списку (з урахуванням їхнього ґендеру у зв’язку з парним розміщенням у номерах готелю),

-     підготовка реєстраційних відомостей для конференції в цілому і окремих конференційних заходів у необхідній формі та необхідній кількості;

-     підготовка остаточного списку учасників із відкритою персональною інформацією, призначеною для поширення серед самих учасників;

11)  розроблення, публікація через ґуґл-акаунт конференції логістичної онлайн-анкети для учасників і учасниць (включаючи запит інформації про дієтичні обмеження), збір і узагальнення зібраних через цю анкету відомостей для належного забезпечення логістики;

12)  підготовка, узгодження в рамках техкомітету і розсилання логістичних повідомлень учасникам/учасницям конференції та іншим особам, які будуть присутні на конференції в іншому статусі (запрошеним доповідачам тощо), включаючи інформацію про:

-     місце проведення (локацію),

-     трансфери, якщо такі передбачені,

-     програму,

-     часові рамки проведення (час початку і завершення обов’язкової частини програми у кожен із конференційних днів),

-     політику інформаційної фіксації (фото, відео, аудіо) та публічного інформування про конференцію.

13)  підготовка і узгодження з оргкомітетом шаблону іменного ідентифікатора (бейджика) для всіх категорій осіб, присутніх на конференції:

-     учасників та учасниць,

-     запрошених (гостей та гостій),

-     персоналу ЗМІ,

-     оргкомітету,

-     техкомітету,

-     логістів,

-     охорони;

14)  взаємодія з дизайнером для відпрацювання дизайну бейджиків за узгодженим шаблоном і підготовка текстовок для роздруківки на бейджиках відповідно до розробленого дизайну;

15)  оперативний контакт зі всіма людьми, запрошеними до участі в конференції, за всіма логістичними та іншими організаційними питаннями, з використанням електронної пошти, ФБ, а при необхідності — онлайн-месенджерів і мобільного зв’язку;

16)  підготовка і доведення до відома всіх присутніх на конференції правил участі в конференції, включаючи правила перебування і поведінки на локації конференції;

17)  складання відомості щодо внесків за участь у конференції, із розбивкою запрошених осіб за категоріями внесків відповідно до рішень оргкомітету;

18)  координація справляння реєстраційних внесків особами, відібраними для участі в конференції; медіація у спірних ситуаціях, пов’язаних із внесками;

19)  підготовка списків на готельне розміщення і розподіл запрошених осіб, які потребують поселення, по парах для спільного проживання з урахуванням ґендерного фактору, а також із вказівками, кого селити в одномісні номери і кого на який термін, — у взаємодії з фінансовим фахівцем (у рамках заброньованого готельного фонду);

20)  підготовка списків людей з особливим режимом харчування (вегетаріанство, веганство, безглютенова дієта, посилене харчування тощо);

21)  підготовка для готельного персоналу спеціального повідомлення про порядок поселення трансґендерних людей, у яких соціальне ім’я розходиться з паспортним, та комунікації з ними (для забезпечення поваги до ґендерної ідентичності);

ПО ХОДУ КОНФЕРЕНЦІЇ

22)  координація трансферів для учасників/учасниць та запрошених осіб (у разі, якщо трансфер забезпечуватиметься);

23)  контроль розселення, включаючи нагляд за коректністю поселення осіб, паспортні імена яких не збігаються із соціальними;

24)  координація роботи логістичної компанії із компенсації проїзду іногороднім і втручання для вирішення спірних моментів у зв’язку з цим;

25)  контроль заповнення додаткових реєстраційних відомостей на конференції (тих відомостей, які заповнюються учасниками та учасницями на окремих слотах), їх оцифрування, архівація і передання оригіналів фінансовому фахівцю для подальшого надання коспонсорам у рамках пакету інших звітних матеріалів;

ЗА ПІДСУМКАМИ КОНФЕРЕНЦІЇ

26)  складання шаблону претензійного листа від імені оргкомітету на адресу запрошених на конференцію осіб, які проігнорували конференцію без поважних причин, та/або їхнього керівництва; узгодження тексту з оргкомітетом, підготовка на підставі шаблону адресних повідомлень і їх розсилання адресатам;

27)  підготовка звіту про власну виконану роботу як підстави для отримання оплати згідно угоди про надання послуг.

Консультант техкомітету з логістики є ХОЛДЕРОМ таких документів:

1)      онлайн-форма для претендентів на участь в конференції,

2)      структурований список претендентів на участь в конференції + динамічний список учасників (з усією контактною інформацією),

3)      відомість по реєстраційних внесках, із розбивкою запрошених осіб за категоріями внесків відповідно до рішень оргкомітету;

інші списки та відомості по людях, у відповідності до вимог коспонсорів.