Міжнародний республіканський інститут (IRI) шукає Спеціаліста з фінансів та адміністративної підтримки, який надаватиме підтримку операційній діяльності програми IRI в Україні, допомагаючи з фінансовими завданнями, закупівельними процесами та координацією логістики.

Міжнародний республіканський інститут (IRI) — це неприбуткова, непартійна організація, яка займається сприянням розвитку демократії в усьому світі. З 1994 року IRI активно підтримує розвиток місцевих органів влади, політичних партій, громадянського суспільства та залученості громадян в Україні.

Опис посади:

Спеціаліст з фінансів та адміністративної підтримки надаватиме підтримку операційній діяльності програми IRI в Україні, допомагаючи з фінансовими завданнями, закупівельними процесами та координацією логістики. Ідеальний кандидат тісно співпрацюватиме з фінансовою, закупівельною та програмною командами IRI, забезпечуючи відповідність політикам IRI та вимогам донорів. Ця роль передбачає відстеження контрактів, обробку платежів та підтримку національних тренінгових програм шляхом організації поїздок та логістичної допомоги.

Основні обов’язки:

1. Фінансова підтримка та бухгалтерський облік:

• Допомагати керівнику фінансово-адміністративної команди та старшому адміністратору грантів у підготовці щомісячних фінансових звітів та управлінні фінансами офісу.
• Обробляти платежі за активними контрактами та відстежувати запити, зміни до контрактів та відповідну документацію.
• Підтримувати підготовку фінансових звітів у координації з офісом IRI у Вашингтоні.
• Співпрацювати з бухгалтерським персоналом для впровадження фінансових політик, відповідних вимогам різних донорів.

2. Підтримка закупівель:

• Допомагати у закупівлі товарів та послуг, працюючи з польовою закупівельною командою IRI та офісом у Вашингтоні.
• Контролювати процеси проведення конкурсів, включаючи підготовку запитів на пропозиції, котирувань та запрошень на торги.
• Сприяти оцінці постачальників, оцінюванню пропозицій та управлінню контрактами.
• Забезпечувати належну документацію для постачальників, експертів та об’єктів, що використовуються на заходах і тренінгах IRI.
• Підтримувати стосунки зі сторонніми постачальниками та контролювати виконання контрактів.

3. Логістична підтримка:

• Забезпечувати логістичну підтримку для національних тренінгових програм, включаючи організацію поїздок та координацію місць проведення заходів.
• Допомагати з організацією подорожей для персоналу та учасників заходів IRI.
• Тісно співпрацювати з програмним персоналом для організації тренінгових заходів та забезпечення їх безперебійного проведення.

4. Документація та звітність:

• Підготовка та редагування проєктних документів, звітів та кореспонденції англійською та українською мовами.

5. Загальні адміністративні завдання:

• Надавати загальну адміністративну підтримку, включаючи організацію файлів, допомогу в управлінні офісом та підтримку програмного персоналу в разі потреби.

6. Відповідність та координація:

• Забезпечувати відповідність усіх закупівельних та фінансових дій внутрішнім політикам і процедурам IRI, а також вимогам донорів.
• Координувати роботу з керівником резидентних операцій (ROM) для забезпечення безперебійного виконання програмної діяльності.

7. Інші завдання за необхідністю.

Вимоги до кваліфікації:

• Ступінь бакалавра в галузі фінансів, бухгалтерського обліку, закупівель, міжнародних відносин або в суміжній сфері.
• Мінімум 2 роки досвіду роботи у сфері фінансів, закупівель або суміжних адміністративних ролях, бажано в НУО або міжнародній організації.
• Вільне володіння українською мовою; професійні навички англійської мови (усні та письмові).
• Досвід у процесах закупівель, відносинах з постачальниками та управлінні контрактами.
• Володіння пакетом Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) та вміння створювати візуально привабливі документи та звіти.
• Сильні комунікативні навички, уважність до деталей та здатність працювати у стислі терміни.
• Співпраця в команді та вміння виконувати декілька завдань у швидкому темпі.
• Знання вимог проєктів, фінансованих донорами, є перевагою.

Бажані кваліфікації:

• Досвід у координації логістики, особливо у сфері управління заходами або тренінговими програмами.
• Знання бухгалтерського програмного забезпечення та систем фінансового управління.

Підпорядковується: Керівнику фінансово-адміністративної команди

Подати заявку:

Якщо Ви зацікавлені у цій вакансії, будь ласка, надішліть своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на адресу [email protected], з темою в заголовку електронного листа «Заявка на посаду Спеціаліста з фінансів та адміністративної підтримки» не пізніше 20 листопада 2024 року.