Asana — програмне забезпечення для спільної роботи, яке допомагає командам координувати діяльність та керувати нею.  

За програмою технологічної підтримки неприбуткових організацій TechSoup ОГС України можуть отримати доступ до знижки 50% на Asana Premium або Asana Business. Важливим є те, що з лютого 2022 року неприбутковим організаціям, зареєстрованим на порталі TechSoup Україна, не потрібно сплачувати збір за оброблення замовлення, лише пройти перевірку на сайті Asana та отримати доступ до знижки. Це дає можливість зберегти кошти на інші потреби.

Asana Premium призначена для окремих команд, які бажають розробляти детальні плани проєктів. Asana Business підходить для організацій, щоб контролювати, керувати та стандартизувати роботу всіх своїх команд.  

Команди можуть співпрацювати з будь-якого місця за допомогою мобільних і веб-додатків Asana, що дуже актуально в нинішній непростий для України час, коли співробітники однієї організації можуть знаходитися в різних кінцях світу.   

Неприбуткові організації України можуть використовувати Asana для того, щоб:  

- Чітко визначити обов’язки кожного учасника команди; 

- Спланувати всі кроки в проєкті, щоб побачити увесь шлях та вкластися у встановлений термін; 

- Контролювати, як просувається робота; 

- Забезпечити всім учасникам доступ до потрібної інформації з можливістю контролювати, хто й до якої інформації має доступ. 

- Створити повторювані процеси для повторюваної роботи; 

- Проводити аналіз ефективності команди; 

- Впроваджувати не лише командне, а й особисте планування. 

Основні можливості, які надає Asana: 

Різноманітні презентації: ви можете переглядати проєкти як списки, дошки, календарі та часові шкали. Використовуйте завдання з датами виконання, виконавцями та описами, щоб переконатися, що кожен працівник знає, хто і що виконує до якого часу.  

Спеціальні поля: додаючи поля до будь-якого проєкту, ви можете відстежувати саме те, що є найважливішим.  

Шаблони: ви можете додавати нові проєкти за допомогою шаблонів, які надаються з підібраними спеціальними полями, щоб допомогти вам відстежувати потрібну інформацію.  

Розширений пошук: ви можете налаштувати фільтри пошуку, а також створювати та зберігати спеціальні перегляди для проєктів, виконавців, термінів виконання тощо.  

Залежності: ви можете керувати складними робочими процесами, позначаючи завдання як таке, що очікує на виконання іншого, й таким чином знати, коли можна розпочати виконання завдання.  

Елементи керування даними: ви можете контролювати те, чим ділитеся, щоб обрані люди мали доступ до потрібної інформації. Ви можете надати доступ до проєкту й дозволити лише коментування, щоб уникнути небажаних змін.  

Інтеграція з іншими програмами: Asana дозволяє завантажити файли з інших хмарних сервісів у завдання за проєктами завдяки інтеграції зі Slack, Google Drive, Dropbox, Adobe Creative Cloud тощо. 

Завдяки Asana організація може витрачати менше часу на координацію процесів та більше часу на виконання справді важливої роботи. Незалежно від того, чи йдеться про кампанії зі збору коштів, залучення волонтерів, доставки гуманітарної допомоги чи інші надважливі проєкти для України сьогодні, ваша команда може керувати ними за допомогою Asana.  

Раніше координатор компоненту «Е-послуги» Програми EGAP Фонду Східна Європа Олексій Зелів'янський розповів, чому їхня організація обрала саме Asana: «Оскільки кількість проєктів у роботі постійно зростає, а частина команди працює безпосередньо у цільових регіонах, існує потреба покращити підхід до планування та моніторингу результатів. Ми почали шукати інструменти для управління проєктами. Серед вимог, які для нас важливі: можливість обліку завдань із візуалізацією таймлайну, інтеграція з Office 365 та Slack, зручність інтерфейсу. Ми спробували низку інструментів та зупинили свій вибір на Asana, яка відповідала нашим вимогам та має спеціальні умови для неприбуткових організацій. Плануємо використовувати програму для обліку та відстеження всіх проєктів, що виконуються в рамках Програми EGAP, та поточної роботи. Мова йде про постановку та відстеження завдань, планування та фіксацію результатів, які надалі необхідні для формування звітів про виконання показників результативності проєктів». 

Нагадуємо, що кошти, зароблені Програмою технологічної підтримки неприбуткових організацій ТехСуп Україна, будуть спрямовані Фонду «Повернись живим».  

Аби допомогти наблизити нашу перемогу над рашизмом треба: 

1. Усвідомити користь від застосування сучасного ліцензійного програмного забезпечення, яке можна отримати за 5-10% його ринкової вартості. 
2. Закласти у бюджет грантового проекту витрати на отримання пільгового програмного забезпечення через TechSoup Україна 
3. Отримати грант, замовити і оплатити замовлення пільгового програмного забезпечення. 
4. Користуватися перевагами застосування сучасного ліцензійного програмного забезпечення, усвідомлюючи свій внесок у перемогу України. 

Програма технологічної підтримки неприбуткових організацій TechSoup Україна відкриває нові можливості використання ІКТ для підвищення ефективності суспільно-корисних ініціатив. TechSoup Україна впроваджується Ресурсним центром ГУРТ з 2016 року. За цей час українські неприбуткові організації отримали пільгове програмне забезпечення на суму понад 1 мільйон доларів. Каталог доступного для українських неприбуткових організацій пільгового програмного забезпечення забезпечує усі основні управлінські та комунікаційні потреби. Пам’ятайте, використання ліцензійного програмного забезпечення отриманого на пільгових умовах через TechSoup Україна – це завжди ВИГОДА, БЕЗПЕКА та ЕФЕКТИВНІСТЬ.