Системна та змістовна робота громадських організацій не може вестися без певного постійного штату працівників. Саме тому, як будь-яке підприємство чи установа, що працює в Україні, громадські об’єднання є суб'єктами використання праці найманих осіб. Зазвичай у штаті організації є керівник, бухгалтер та менеджер (координатор), які отримають зарплатню. 

Також організації час від часу залучають на певний термін для виконання певного виду робіт співробітників. Найчастіше, це - персонал, найнятий в рамках проектів, які виконуються за підтримки донорських організацій. Які б форми трудових відносин не використовувалися, вони мають бути легальними та не суперечити законодавству України. Тобто усі особи, незалежно від того, на постійних чи тимчасових засадах у трудові відносини з громадською організацією, яка для них є роботодавцем. Діюче законодавство України про працю, вимагає від роботодавця суворого дотримання порядку трудових відносин та належного оформлення кадрової документації.

На жаль, деякі громадські та благодійні організації не належним чином дотримуються законодавства про працю, що потім призводить до проблем, при спілкуванні із контролюючими структурами.

Корисно періодично проводити аудит кадрової документації власними силами чи з залученням відповідних спеціалістів.

Ось декілька рекомендацій щодо правильного оформлення трудових стосунків.

1. Необхідно мати або колективний трудовий договір, або індивідуальні трудові договори із співробітниками. Якщо ви наймаєте працівників на тимчасову роботу (наприклад в рамках проекту), то варто укладати строкові трудові договори, визначивши строк їх завершення. Варто відзначити, що умови трудових договорів не можуть погіршувати умови праці, визначені в КЗпП або в інших законодавчих чи нормативних актах.

2. В організації обов’язково мають бути Правила внутрішнього трудового розпорядку, які регламентують роботу працівників організації, які затверджуються рішенням загальних зборів трудового колективу. Затвердження цих Правил в іншій формі (наприклад, рішення керівника) призводить до визнання їх не дійсними. Всі працівники організації обов’язково мають бути ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку.

3. Має бути штатний розпис, який затверджується наказом керівника. Всі наступні зміни в штатному розписі також обов’язково мають бути затверджені відповідними наказами. Назви посад у штатному розписі мають відповідати назвам професій, зазначених у відповідному Класифікаторі професій.

4.Мають бути відповідні посадові інструкції, які визначають коло прав та обов’язків працівника. Всі працівники обов’язково (під підпис) повинні бути ознайомлені із посадовими інструкціями. Внесення змін в посадові інструкції відбуваються за наказом керівника та зі згоди працівника.

5. В організації має бути затверджене наказом керівника Положення про захист персональних даних. У наказі має бути зазначена особа, яка відповідає за збір, обробку та захист персональних даних фізичних осіб. З 01.01.2011 року необхідно мати письмовий дозвіл працівника на збір та обробку його персональних даних та підтвердження надання працівнику інформації щодо його прав відносно розміщення його даних в Базі персональних даних фізичних осіб організації.

6. При прийнятті працівника на роботу видається наказ про прийняття на роботу. Варто відзначити, що наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. N 489 затверджено типові форми кадрової документації, зокрема форму наказу про прийняття на роботу, який кардинально відрізняється від звичайної (довільної) форми. Використання старих зразків наказів про прийняття на роботу є найбільш поширеним порушенням. Це стосується також наказів про звільнення чи переведення працівників.

7. На кожного працівника в організації повинна бути заведена особова картка, в яку заносяться відомості про працівника, дані щодо прийняття, звільнення, переведення чи надання відпустки.

8. В організації має бути належний контроль щодо руху трудових книжок працівників. У кожній трудової книжці має бути зроблено відмітки щодо прийняття на роботу (а в разі звільнення – запис про звільнення). Трудові книжки повинні зберігатись в надійному місці (бажано в сейфі). Рух трудових книжок має бути відображений в Журналі обліку руху трудових книжок. Варто пам’ятати, що трудова книжка (із відповідним записом при звільнення) повертається працівнику в день звільнення. Якщо працівника звільнено, а трудова книжка йому не повернута, то в майбутньому звільнений працівник може звернутись до суду, та організація виплатить йому середній заробіток за весь час неповернення трудової книжки.

9. Обов’язково має бути табель обліку робочого часу працівників.

10. Має бути затверджено графік відпусток та відповідність його оформлення та змісту нормам ст. 79 КЗпП України. Всі працівники організації мають отримувати відпустки у відповідності із чинним законодавством України.

11. Якщо ви працевлаштовуєте іноземця, варто потурбуватись про наявність дозволу про працевлаштування іноземців. Статтею 8 Закону України "Про зайнятість населення" передбачено, що роботодавці мають право на використання праці іноземців та осіб без громадянства на умовах трудового договору лише за наявності виданого роботодавцю державною службою зайнятості дозволу на використання праці іноземців та осіб без громадянства, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Наведений перелік документів не є вичерпним, тому краще звертатись до аудиторів для визначення точного переліку документів.

У додатках розміщено зразки потрібних для оформлення трудових відносин документів:

1. особова картка працівника;
2. наказ про затвердження штатного розпису;
3. наказ про припинення трудового договору/контракту;
4. розрахунково-платіжна відомість працівника;
5. розрахунково-платіжна відомість;
6. наказ про прийом на роботу;
7. табель обліку використаного робочого часу;
8. штатний розпис.

Джерело: www.legalspace.org