Додаток 2 до Технічних вимог до предмета закупівлі

ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ДОГОВОРІВ ПРО НАДАННЯ ПОСЛУГ — ВЕРСІЯ 3, 2020 Р.  

1. ВИЗНАЧЕННЯ

У цих загальних умовах:

a)        «договір» є угодою, укладеною між Організацією-замовником та Підрядником для надання послуг, описаних у технічному завданні, до яких застосовуються ці загальні умови; договір складається із документів, перелічених у Договорі на надання послуг;

b)       «партнерами» Організації-замовника є організації, з якими Організація-замовник пов’язана чи афілійована;

c)       «працівник» є будь-якою особою, якій Підрядник доручає надання послуг або будь-якої їх частини на умовах працевлаштування, субпідряду або на підставі будь-якої іншої угоди; «основними експертами» є працівники, участь яких вважається невід’ємною для досягнення цілей договору;

d)       «країна-бенефіціар» є країною, де надаватимуться послуги або де розташовано проєкт, якого стосуються послуги.

 2. ВІДНОСИНИ МІЖ СТОРОНАМИ

Ніщо в цьому договорі не може тлумачитись як таке, що встановлює між Організацією-замовником та Підрядником відносини роботодавця та працівника або поручителя та представника. Якщо в договорі не зазначено інше, Підрядник за жодних умов не може виступати представником Організації-замовника або діяти в такий спосіб, щоб викликати враження, що йому було надано такі повноваження. Підрядник повністю відповідає за працівників та послуги, які вони надають.

3. ОБСЯГ ПОСЛУГ

Обсяг послуг, зокрема методи та засоби, які застосовуються Підрядником, результати, які мають бути досягнуті ним та показники, що можуть бути перевірені, визначаються в технічному завданні. Підрядник несе відповідальність за всі аспекти, пов’язані із наданням послуг, які передбачені договором або вважаються невід’ємними для цих послуг із інших підстав.

4. ДОТРИМАННЯ ЗАКОНІВ І ПОВАГА ДО ТРАДИЦІЙ

Підрядник зобов’язаний дотримуватися законів і правил, що діють у країні-бенефіціарі, та виконувати їх, а також гарантувати дотримання й виконання цих законів та правил з боку його працівників, утримуваних ними осіб та місцевим персоналом. Підрядник гарантує Організації-замовнику відшкодування будь-якої шкоди, що виникає через порушення Підрядником, його працівниками та утримуваними ними особами таких законів і правил.

 Підрядник, його працівники й утримувані ними особи зобов’язані поважати права людини та не порушувати політичні, культурні та релігійні практики, що переважають у країні-бенефіціарі.

5. КОДЕКС ПОВЕДІНКИ

Підрядник зобов’язаний завжди віддано й неупереджено виступати надійним радником Організації-замовника та надавати послуги належним чином, ефективно та обачливо, відповідно до найкращих професійних практик.

6. ОБАЧЛИВІСТЬ ТА КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ

Підрядник зобов’язаний вважати будь-які документи та інформацію, одержані у зв’язку із договором, приватними та конфіденційними і зобов’язується, за винятком пов’язаних із виконанням договору цілей, не оприлюднювати будь-які деталі договору без попередньої письмової згоди Організації-замовника. Зокрема, Підрядник зобов’язаний утримуватися від будь-яких публічних заяв щодо проєкту або послуг без попереднього погодження Організацією-замовником.

 7. КОНФЛІКТ ІНТЕРЕСІВ

Підрядник зобов’язується утримуватися від будь-якої діяльності, що суперечить його договірним зобов’язанням перед Організацією-замовником.

Підрядник зобов’язується вживати всіх необхідних заходів для попередження чи припинення будь-якої ситуації, що може поставити під сумнів неупереджене та об’єктивне виконання Договору. Такий конфлікт інтересів може виникнути, зокрема, внаслідок економічного інтересу, політичної чи національної приналежності, сімейних чи емоційних зв’язків або будь-яких інших відповідних зв’язків чи спільних інтересів. Про будь-який конфлікт інтересів, що виникає в межах виконання Договору, має бути письмово та невідкладно повідомлено Організації-замовнику. Підрядник зобов’язується негайно та без компенсації з боку Організації-замовника замінити будь-якого зі своїх працівників, що є учасником такої ситуації.

8. КОРУПЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ 

Підрядник та його працівники зобов’язані утримуватись від здійснення будь-якої корупційної, шахрайської, змовницької діяльності або практики застосування силових методів, потурання їм або їх прийняття, незалежно від того, має така діяльність або практика місце у зв’язку із виконанням договору чи ні. «Корупційна діяльність» означає безпосереднє чи опосередковане пропонування, передачу, отримання будь-якої цінності як заохочення чи винагороди за вчинення будь-яких дій або утримання від них у зв’язку із цим чи будь-яким іншим договором із Організацією-замовником або прояв прихильності чи її відсутності до будь-якої особи у зв’язку із цим або будь-яким іншим договором із Організацією-замовником.

 Розрахунки із Підрядником відповідно до договору мають становити єдиний дохід або єдину перевагу, яку він може одержувати у зв’язку із договором, і ні Підрядник, ні його працівники не повинні одержувати будь-яку комісію, знижку, прямі чи непрямі виплати або будь-яку іншу винагороду у зв’язку із зобов’язаннями за цим договором або під час їх виконання.

 Виконання цього договору не повинно спричиняти незвичайних комерційних витрат. Незвичайні комерційні витрати становлять собою комісію, яка не зазначена в договорі або не ґрунтується на в належний спосіб укладеному договорі у зв’язку із цим договором, комісія, що виплачуються в обмін не на фактично надані та законні послуги, комісія, що переводиться до безподаткових юрисдикцій, комісія, що виплачується отримувачу, який не є чітко визначеним, або комісія, що виплачується компанії, яка за всіма ознаками виглядає як фіктивна.

 Підрядник також гарантує, що він не пропонував і не пропонуватиме жодній посадовій особі Організації-замовника та/або її партнеру прямої чи опосередкованої вигоди у зв’язку із цим Договором.

 9. СПІЛЬНЕ ПІДПРИЄМСТВО АБО КОНСОРЦІУМ

Якщо Підрядник є спільним підприємством або консорціумом двох або більше юридичних осіб, усі такі особи є спільно та окремо зобов’язаними виконувати умови цього договору. Особа, яка призначена спільним підприємством або консорціумом як його представник для цілей цього договору, вважається такою, що уповноважена брати зобов’язання від імені спільного підприємства або консорціуму.

Для цілей виконання цього договору, спільне підприємство або консорціум діють як одна особа та вважаються такими, що діють як одна особа, та, зокрема, повинні мати банківський рахунок на своє ім’я, поручатися перед Організацією-замовником як одна особа та подавати рахунки та звіти від імені однією особи.

 Склад спільного підприємства або консорціуму може бути змінено лише за попередньої письмової згоди Організації-замовника.

10. СПЕЦИФІКАЦІЇ ТА ПРОЄКТНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Підрядник готує всі специфікації та проєктну документацію із використанням прийнятих та загально визнаних систем, що є прийнятними для Організації-замовника, з урахуванням найновіших критеріїв проєктування.

 11. ІНФОРМАЦІЯ

Підрядник подає Організації-замовнику або будь-якій уповноваженій нею особі будь-яку інформацію, пов’язану із послугами та проєктом відповідно до запиту Організації-замовника.

 12. ЗВІТИ

Частота, терміни, формат і зміст звітів, які готує Підрядник у зв’язку із виконання договору, визначаються в технічному завданні.

13. ПРАЦІВНИКИ ПІДРЯДНИКА

13.1. Підрядник наймає та залучає таких кваліфікованих і досвідчених працівників, які є необхідними для надання послуг, а також несе відповідальність за якість залученого штату.

 Імена, очікувані результати, обов’язки та резюме основних експертів, а також посади, опис функціональних обов’язків, очікуваний період залучення до надання послуг кожного із працівників та основних експертів викладаються в розділі договору «Організація та методологія». Підрядник повинен повідомляти Організації-замовнику про будь-яких працівників, що не є експертами, яких він планує залучати для виконання договору. Організація-замовник має право заперечити проти вибору працівників Підрядником.

13.2. Будь-які зміни в складі штату можуть бути втілені тільки за попередньої згоди Організації-замовника. Підрядник замінює працівника на такого, що має принаймні таку саму кваліфікацію й досвід та є прийнятним для Організації-замовника:

а) у випадку смерті, хвороби або нещасного випадку чи неможливості продовження надання послуг одним із працівників;

 б) якщо Організація-замовник вважає будь-якого із працівників некомпетентним для виконання його обов’язків за Договором або таким, що не підходить для їх виконання,

 в) якщо з будь-яких причин, що перебувають поза контролем Підрядника, виникає необхідність замінити будь-якого із працівників.

 Запит про заміну має бути поданий у письмовій формі та містити причини такої заміни. Підрядник невідкладно приступає до виконання запиту та пропонує заміну із принаймні таким самим рівнем кваліфікації та досвіду. Винагорода, що підлягає сплаті працівнику, призначеному в результаті заміни, не може перевищувати винагороду, яку одержував працівник, якого було замінено.

 Нездатність Підрядника запропонувати заміну будь-кого із основних експертів, яка б задовольняла Організацію-замовника, дає Організації-замовнику право розірвати договір.

 Додаткові витрати, пов’язані із заміною працівника, покладаються на Підрядника.

 13.3. Робочі години

Дні та години роботи Підрядника та/або його працівників у країні-бенефіціарі визначаються, виходячи із законів, правил та звичаїв країни-бенефіціара та відповідно до вимог послуг.

 13.4. Право на відпустку

Працівники можуть брати відпустку впродовж періоду виконання договору на той час, який було схвалено Організацією-замовником.

 Оплата роботи в понаднормовий час, лікарняні та оплата на час відпустки вважаються такими, що покриваються винагородою Підрядника.

 14. СУБПІДРЯД

Консультант не може залучати на умовах субпідряду або інших умовах інших незалежних Підрядників для надання всіх або частини послуг без попередньої письмової згоди Організації-замовника.  Субпідрядники повинні відповідати вимогам участі у відборі, що застосовуються до процедури присвоєння договору.

 Організація-підрядник не матиме жодних договірних відносин із субпідрядниками. Положення договору, у тому числі ці загальні умови, зокрема стаття 13.2, застосовується, де це доцільно, до субпідрядників та їхніх працівників.

 15. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Підрядник за власний кошт гарантує Організації-замовнику, її представникам та працівникам звільнення від відповідальності, а також захищає їх від будь-яких позовів, претензій, збитків або шкоди, що виникають через дію або бездіяльність Підрядника під час надання послуг, зокрема порушення будь-яких положень законодавства або прав третіх сторін у питаннях патентів, торговельних марок або інших видів інтелектуальної власності, наприклад, авторського права.

 Схвалення Організацією-підрядником звітів Підрядника та видача акту прийому-передачі не звільняє Підрядника від його відповідальності та не перешкоджає заявленню претензій з боку Організації-замовника.

Підрядник продовжує нести відповідальність за будь-яке порушення його зобов’язань за договором протягом проміжку часу після закінчення надання послуг, який визначено законодавством, що застосовується до договору («строк відповідальності»). Однак, цей період часу не застосовується у випадку шкоди, що виникла в результаті грубої необережності або умисного порушення з боку Підрядника.

 Підрядник повинен протягом строку відповідальності або якомога скоріше, наскільки це можливо, після його закінчення, за власний кошт і за вказівкою Організації-замовника виправити будь-які упущення в наданих послугах. У випадку нездатності Підрядника виконати такі вказівки, Організація-замовник має право найняти іншого підрядника для їх виконання за рахунок Підрядника.

 16. СТРАХУВАННЯ

Підрядник зобов’язаний протягом 20-ти днів із моменту підписання договору придбати, за власний кошт, страховий поліс із повним покриттям його професійної відповідальності за договором та статтею 15 вище, від дати початку до закінчення строку відповідальності.

 Підрядник зобов’язаний протягом 20-ти днів із моменту підписання договору придбати, за власний кошт, страховий поліс на суму, що перевищує максимальну суму, передбачену законодавством країни Організації-замовника, та суму, передбачену законодавством країни, у якій Підрядник має головний офіс, і покриває, протягом строку виконання договору, такі ризики:

а)            втрату або пошкодження майна, придбаного на кошти, надані в межах договору, або виготовленого Підрядником;

б)            втрату або пошкодження обладнання, матеріалів та офісного приміщення, наданого Підряднику Організацією-замовником;

в)            цивільну відповідальність за нещасні випадки із третіми сторонами через дії, вчинені Підрядником, його працівниками та утримуваними ними особами;

 г)             відповідальність роботодавця та винагороду працівникам, виплати в разі хвороби, нещасного випадку чи смерті працівника та утримуваних ним осіб, зокрема витрати із репатріації із медичних причин;

ґ)             інші страхові випадки відповідно до законодавства, чинного в країні-бенефіціарі.

 Підрядник надає Організації-замовнику, до дати початку, докази того, що таку страховку було придбано. Протягом строку дії договору Підрядник, у разі відповідних запитів, надає Організації-замовнику копії страхових полісів та рахунків для сплати премій.

 17. ПРАВА ІНТЕЛЕКТУАЛЬНОЇ ТА ПРОМИСЛОВОЇ ВЛАСНОСТІ

Усі звіти й дані, наприклад, карти, схеми, креслення, специфікації, плани, статистика, розрахунки, бази даних, програмне забезпечення та додаткові записи чи матеріали, які Підрядник набув, склав або підготував під час виконання договору, є виключною майновою власністю Організації-замовника. Після завершення виконання договору Підрядник передає всі такі документи й дані Організації-замовнику. Підрядник не уповноважений залишати в себе копії таких документів і даних та не повинен використовувати їх для цілей, не пов’язаних із договором, без попередньої письмової згоди Організації-замовника.

Підрядник не публікуватиме статей, пов’язаних із послугами, та не посилатиметься на них під час надання будь-яких послуг для інших осіб, а також не розголошуватиме інформацію, одержану від Організації-замовника без попередньої письмової згоди Організації замовника.

 18. ОБЛІК

Підрядник веде окремий, точний та регулярний облік послуг у формі та зі ступенем деталізації, що прийняті у відповідній сфері та є достатніми для точного визначення кількості робочих днів та фактичних витрат, що підлягають відшкодуванню, що зазначаються в рахунку/рахунках Підрядника як такі, що були понесені з метою надання послуг.

У межах договорів, що ґрунтуються на фіксованій винагороді, Підрядник веде табелі обліку часу із зазначенням кількості днів, відпрацьованих працівниками Підрядника. Табелі обліку часу підлягають схваленню Організацією-замовником або уповноваженою нею особою на щомісячній основі. Суми, що заявлені Підрядником у рахунках, мають узгоджуватись із табелями обліку часу. У разі залучення експертів на довгостроковій основі такі табелі обліку часу мають містити кількість відпрацьованих днів.  У разі залучення експертів на короткостроковій основі такі табелі обліку часу мають містити кількість відпрацьованих годин.  Час, витрачений виключно на виконання Договору та потрібний для цього, може бути відповідно відображений у кількості днів або годин.

 Така звітність підлягає зберіганню протягом семирічного періоду після здійснення остаточних розрахунків за договором. Ці документи включають будь-яку документацію щодо доходів і витрат, а також матеріальні засоби, необхідні для перевірки супровідних документів, зокрема табелі обліку часу, квитки на літак та інші види транспорту, відомості про розрахунки з експертами та рахунки й чеки за витрати, що підлягають відшкодуванню. Нездатність забезпечити збереження цієї звітності є порушенням договору та призводить до його розірвання.

 19. ЗОБОВ’ЯЗАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ-ЗАМОВНИКА

19.1. Організація-замовник якомога раніше надає Підряднику будь-яку інформацію та/або документацію, яку має в розпорядженні та яка може бути доречною для виконання договору.

Організація-замовник інформує про своє рішення з будь-яких питань, направлених до неї в письмовому вигляді Підрядником, у такий спосіб, щоб не затримувати надання послуг та в розумний період часу.

 19.2. У договорі зазначається, чи надає Організація-замовник обладнання, ресурси, персонал партнера чи конкретну допомогу Підряднику та за яких умов. Якщо надання такого персоналу партнера, обладнання, ресурсів та допомоги затримується або не відбувається, Підрядник повинен спробувати надати Послуги, якщо це можливо. Сторони погоджують порядок виконання інших послуг, додаткові платежі, якщо такі є, що підлягають сплаті Організацією-замовником Підряднику в результаті додаткових витрат.

 20. ЦІНА ДОГОВОРУ ТА РОЗРАХУНКИ

Договір може ґрунтуватися на «загальній вартості» або «фіксованій винагороді».

20.1. Договір на основі фіксованої винагороди

За послуги, надані Підрядником за договором, Організація-замовник сплачує Підряднику винагороду та відшкодовує витрати відповідно до договору.

 Розмір винагороди визначається, виходячи із кількості часу, фактично витраченого основними експертами на надання послуг відповідно до визначених у договорі тарифів. Сума винагороди вважається такою, що покриває діяльність Підрядника, спрямовану на надання послуг, а також усі витрати, понесені Підрядником, що не включені до погоджених витрат, які підлягають відшкодуванню.

Організація-замовник відшкодовує Підряднику всі витрати, які підлягають відшкодуванню та вказані в договорі й були фактично та розумно понесені в процесі надання послуг.

 Витрати, не зазначені в договорі, вважаються накладними витратами, які включені до суми винагороди.

 Валюта винагороди та відшкодування витрат, які підлягають відшкодуванню, а також застосовний курс валют, визначається в договорі.

 20.2. Загальна вартість договору

Загальна вартість договору покриває винагороду як Підрядника, так і його працівників, а також усі витрати, понесені на виконання договору. Загальна вартість включає компенсацію за виконання всіх зобов’язань Підрядника за договором та всі матеріали та речі, необхідні для належного й повного надання послуг, а також усунення будь-яких їхніх недоліків.

20.3. Перегляд

Якщо договором не передбачено інше, загальна вартість договору, що ґрунтується на загальній ціні, а також тарифи за договором, що ґрунтується на фіксованій винагороді, не підлягають перегляду.

 20.4. Гарантії

Якщо авансовій платіж від суми фіксованої винагороди та витрат, що підлягають відшкодуванню (договір, що ґрунтується на фіксованій винагороді) погоджено в договорі, його сплаті Організацією-замовником передує надання Підрядником Організації-замовника гарантії виконання, авансового платежу або гарантії попереднього фінансування, якщо це було погоджено й викладено в умовах Договору про надання послуг.

 20.5. Умови здійснення розрахунків

Розрахунки здійснюються Організацією-замовником із такою регулярністю, у розмірах внесків, часових межах, сумах та валютах, а також на умовах, зокрема щодо змісту рахунків, які визначені особливими умовами договору. Виплата кінцевого залишку здійснюється після виконання Підрядником його зобов’язань за договором та видачі Організацією-замовником акту прийому-передачі, що передбачений статтею 25.

 20.6. Затримка в розрахунках

Якщо визначені для розрахунків з боку Організації-замовника строки були перевищено на більш ніж два місяці та якщо Організація-замовник не може посилатися на зупинення платежів, передбачених цими умовами, Підрядник може вимагати виплати відсотків із будь-якої несплаченої суми, виходячи із кількості днів затримки за офіційною банківською ставкою країни-бенефіціара (якщо сума, що підлягає сплаті, виражена у валюті цієї країни), або за ставкою Європейського центрального банку (для сум у євро), плюс 2% річних.

 21. ЗАТРИМКА У ВИКОНАННІ

Якщо Підрядник не надає послуги протягом визначеного в договорі періоду виконання, Організація-замовник, без офіційного повідомлення та без шкоди іншим засобам, до яких вона може вдатися відповідно до договору, може вимагати сплати суми збитків за кожен день або його частину від дати закінчення визначеного в договорі періоду виконання до фактичної дати повного виконання.

 Денний тариф відшкодування збитків розраховується шляхом поділу вартості договору на кількість днів, що становлять період виконання.

Якщо збитки перевищують 15% вартості договору, Організація-замовник може, після повідомлення Підрядника:

а)            розірвати договір; та

б)         завершити надання послуг за рахунок Підрядника.

 22. ПОРУШЕННЯ ДОГОВОРУ

Будь-яка зі сторін порушує договір у разі нездатності виконати будь-яке зі своїх зобов’язань за договором.

 У разі порушення договору сторона, якій таке порушення завдало шкоди, має право на:

а)            відшкодування збитків; та/або

б)            розірвання договору.

 У будь-якому разі, якщо Організація-замовник має право на відшкодування шкоди, вона може вирахувати суму такої шкоди від будь-якої суми, що підлягає сплаті Підряднику або скористатися відповідною гарантією.

 Організація-замовник має право на відшкодування будь-якої шкоди, що стала очевидною після виконання договору, відповідно до законодавства, що застосовується до договору.

 23. ПРИЗУПИНЕННЯ ВИКОНАННЯ

Підрядник, на вимогу Організації-замовника, призупиняє надання послуг або їхньої частини на період та в спосіб, який Організація-замовник вважає потрібним.

 У разі такого призупинення Підрядник вживає невідкладних заходів для зменшення витрат, пов’язаних із призупиненням, до мінімуму. На час призупинення та за винятком випадків, коли таке призупинення пов’язане із порушенням з боку Підрядника, Підряднику відшкодовуються додаткові витрати, що були розумно та доцільно понесені в результаті призупинення.

 24. ЗМІНИ ДО ДОГОВОРУ

Суттєві зміни до договору, зокрема щодо загальної суми договору, можуть бути внесені шляхом укладання додатку.

 25. Акт прийому-передачі

Після завершення надання послуг та коли (а) Організація-замовник затвердила звіт Підрядника про завершення, (б) Організація-замовник затвердила остаточний рахунок Підрядника й остаточний перевірений звіт, Організація-замовник видає Підряднику акт прийому-передачі.

 26. РОЗІРВАННЯ З ІНІЦІАТИВИ ОРГАНІЗАЦІЇ-ЗАМОВНИКА

26.1. Організація-замовник може розірвати договір, направивши Підряднику повідомлення за 7 днів у будь-якому із зазначених нижче випадків:

 а)            Підрядник порушив свої зобов’язання за договором та/або не надав послуг по суті відповідно до договору;

б)            Підрядник не виконав, у розумний проміжок часу, вимогу Організації-замовника щодо усунення недбалості чи неспроможності виконати свої зобов’язання за договором, що суттєво впливає на належне та вчасне надання послуг;

в)            відмова або нехтування з боку Підрядника в питанні дотримання інструкцій Організації-замовника;

г)             якщо заяви Підрядника щодо його відповідності вимогам (стаття 33) та/або щодо статей 31 та 32 виявились неправдивими або перестали бути правдивими;

ґ)             Підрядник вживає заходів, не запитавши або не отримавши попередньої згоди Організації-замовника, якщо така згода вимагається відповідно до договору;

д)            якщо будь-який із основних експертів більше не може бути залучений, і Підрядник не запропонував заміну, яку Організація-замовник вважає задовільною;

е)            у разі організаційних змін юридичної особи, характеру чи контролю Підрядника або спільного підприємства чи консорціуму, за винятком, коли такі зміни зафіксовані в додатку до договору;

є)            якщо Підрядник не надав необхідні гарантії або страховку, або особа, яка надає відповідну гарантію або страховку, не в змозі виконати свої зобов’язання.

26.2 Розірвання Організацією-замовником з міркувань доцільності

Організація-замовник може з міркувань доцільності розірвати договір повністю або частково, направивши повідомлення не пізніше, ніж за 14 днів до такого розірвання. Організація-замовник не повинна використовувати своє право розірвати договір з метою надання послуг іншим Підрядником або для уникнення розірвання договору Підрядником.

 27. РОЗІРВАННЯ З ІНІЦІАТИВИ ПІДРЯДНИКА

Підрядник може розірвати договір, направивши Організації-замовнику повідомлення за 7 днів у будь-якому із зазначених нижче випадків:

 а)     якщо Підрядник не одержав розрахунків у частині рахунків, що не заперечуються Організацією-замовником, протягом 90-та днів з передбаченої дати розрахунків,

б)           якщо період призупинення виконання договору відповідно до статті 23 перевищує шість місяців;

в)            Організація-замовник допустила матеріальне порушення своїх зобов’язань за Договором та не вжила жодних заходів для його усунення протягом 30-ти днів з моменту отримання Організацією-замовником повідомлення Підрядника про таке порушення.

 Якщо Підрядник є фізичною особою, дія договору припиняється автоматично в разі смерті цієї особи.

 28. ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ ПІСЛЯ РОЗІРВАННЯ

28.1. Після розірвання договору шляхом направлення повідомлення будь-якою із сторін іншій, Підрядник вживає невідкладних заходів для завершення надання послуг у належний спосіб і так, щоб звести витрати до мінімуму.

 28.2. У випадку розірвання договору Організацією-замовником відповідно до статті 26.1, Організація-замовник може, після його розірвання, завершити надання послуг самостійно або укласти інший договір із третьою стороною за рахунок Підрядника.

 Організація-замовник, у якомога коротший після розірвання строк, підтверджує вартість послуг та всіх сум, що підлягають сплаті Підряднику на дату розірвання. Відповідно до положень статті 28.1 та 28.2 вона здійснює на користь Підрядника такі платежі:

(а)          винагороду відповідно до договору за послуги, надані в задовільний спосіб до дати розірвання;

(б)          витрати, що підлягають відшкодуванню (за договором з фіксованою винагородою), за витрати, фактично понесені до дати розірвання;

(в)          за винятком розірвання відповідно до статті 26.1, відшкодування всіх розумних витрат, пов’язаних із завершенням виконання договору в належний спосіб;

(г)           у випадку розірвання відповідно до статей 26.2 та 27 відшкодування фактичних та розумних витрат, понесених Підрядником безпосередньо в результаті такого розірвання та яких не можна було уникнути чи зменшити відповідними заходами.

Підрядник не має права вимагати, окрім зазначених вище сум, відшкодування будь-яких збитків чи ушкоджень.

 28.3. У випадку розірвання договору з будь-яких причин гарантії попереднього фінансування, надані Організації-замовнику відповідно до статті 20.4, можуть бути використані Організацією-замовником для покриття будь-яких сум, що підлягають сплаті Підрядником Організації-замовнику, і гарант не може, з будь-яких причин, затримувати виплату чи висловлювати заперечення.

 28.4. Якщо Організація-замовник розриває договір на підставі статті 26.1, вона має право на відшкодування з боку Підрядника будь-яких збитків, що вона їх зазнала щодо тієї частини вартості договору, яка відповідає частині послуг, що не були в належний спосіб виконані з вини Підрядника.

 29. ФОРС-МАЖОР

Жодна зі сторін не вважається такою, що порушила свої зобов’язання за договором, якщо виконанню таких зобов’язань завадили будь-які форс-мажорні обставини, що виникли після дати підписання договору обома сторонами.

 Термін «форс-мажор» використовується тут на позначення стихійних лих, страйків, локаутів чи інших виробничих порушень, дій осіб, ворожо налаштованих проти суспільства, війн, незалежно від оголошення, блокад, повстань, заколотів, епідемій, зсувів, землетрусів, штормів, блискавки, повеней, ерозій, громадських заворушень, вибухів та будь-яких інших подібних непередбачуваних подій, що перебувають поза контролем будь-якої із сторін та які жодна сторона, діючи добросовісно, не здатна усунути.

Сторона, що зазнала впливу форс-мажорних обставин, вживає всіх розумних заходів для усунення неможливості виконання нею своїх зобов’язань за цим договором з мінімальною затримкою.

Якщо на думку будь-якої зі сторін настали форс-мажорні обставини, які можуть вплинути на виконання її зобов’язань, вона повинна негайно повідомити іншу сторону, зазначаючи характер, імовірну тривалість та вірогідні наслідки таких обставин. За відсутності інших письмових вказівок із боку Організації-замовника, Підрядник продовжує виконання своїх зобов’язань за договором, наскільки це доцільно й можливо, та намагається всіма іншими можливими розумними способами виконати свої зобов’язання, виконанню яких не заважає форс-мажорна обставина. Підрядник не вживатиме інших заходів за відсутності безпосередньої вказівки від Організації-замовника.

 30. ЗАСТОСОВНЕ ПРАВО ТА СПОРИ

До договору та його тлумачення застосовується законодавство країни Організації-замовника.

 Будь-який спір або порушення договору, що виникає на підставі цього договору, підлягає, наскільки це можливо, мирному врегулюванню. Якщо це неможливо або в разі передбачення іншого Договором про надання послуг, спір або ситуація щодо порушення остаточно вирішується судовим рішенням, винесеним відповідно до законодавства країни Організації-замовника. Будь-яке рішення суду є остаточним та підлягає безпосередньому виконанню в країні Підрядника.

 31. ПРАВА ЛЮДИНИ ТА ТРУДОВІ ПРАВА

Підрядник гарантує, що він та його партнери поважають права людини та трудові права й дотримуються їх, як вони визначені в національному праві, у Загальній декларації прав людини (1948 р.) та в Декларації Міжнародної організації праці з основних принципів та прав у світі праці (1998 р.). Крім того, Підрядник (та всі учасники спільного підприємства чи консорціуму) гарантує, що він та його партнери дотримуються Конвенції ООН про права дитини UNGA Doc A/RES/44/25 (12 грудня 1989 р.) разом із Додатком, та що він та його партнери не використовували та не використовуватимуть примусову чи вимушену працю, як вона визначена в Конвенції про запобігання примусовій праці С29 та Конвенції про скасування примусової праці С105 Міжнародної організації праці. Крім того, Підрядник гарантує, що він та його партнери поважають основні соціальні права й умови праці відносно своїх працівників та дотримуються таких прав та умов. Будь-яке порушення такої заяви або гарантії, що відбулося в минулому або під час виконання договору, надає Організації-замовнику право негайно розірвати договір шляхом направлення Підряднику повідомлення, при цьому Організація-замовник не несе жодних витрат чи відповідальності.

 32. МІНИ ТА ІНША ЗБРОЯ

Підрядник (та кожен учасник спільного підприємства чи консорціуму) гарантує, що він та його партнери НЕ беруть участі в розробці, продажу, виробництві або транспортуванні протипіхотних мін та/або касетних бомб або складових, що використовуються для виробництва протипіхотних мін та/або касетних бомб. Крім того, Підрядник гарантує, що він та його партнери НЕ залучені до продажу та/або виробництва зброї, використання якої сприяє порушенням міжнародного гуманітарного права в розумінні I–IV Женевських конвенцій та Додаткових протоколів до них, а також Конвенції ООН про деякі види звичайних озброєнь (1980 р.). Будь-яке порушення такої заяви або гарантії надає Організації-замовнику право негайно розірвати договір шляхом направлення відповідного повідомлення.

 33. НЕВІДПОВІДНІСТЬ ВИМОГАМ

Підписуючи заявку, Підрядник (або, у випадку спільного підприємства чи консорціуму, — його учасник) підтверджує, що до нього НЕ застосовується жодна із перелічених нижче ситуацій:

(a)      банкрутство чи ліквідація, управління справ судом, укладення угоди з кредиторами, припинення ділової активності, участь у процедурах організаційних змін або будь-яка інша подібна ситуація, що виникає на підставі подібної процедури, передбаченої національним законодавством чи правилами;

(b)      засудження на підставі рішення суду, що набрало законної сили, за вчинення правопорушення у сфері професійної діяльності;

(c)      доведення будь-якими способами, які Організація-замовник може обґрунтувати, його вини в порушенні професійної етики;

(d)      невиконання зобов’язань із оплати внесків соціального страхування чи податків відповідно до положень законодавства країни його реєстрації, країни Організації-замовника або країни виконання договору;

(e)      набрання щодо нього законної сили вироком суду відносно шахрайства, корупції, участі в злочинній організації чи будь-якій іншій протиправній діяльності, яка шкодить Організації-замовнику чи фінансовим інтересам Європейського Співтовариства;

(f)       визнання його винним у серйозному порушенні договору через невиконання договірних зобов’язань за підсумками іншої процедури закупівель чи процедури присвоєння договору за фінансування з бюджету Європейського Співтовариства або іншої процедури закупівлі, проведеної Організацією-замовником чи її партнером;

(g)      доведення його вини в заснуванні юридичної особи в іншій юрисдикції з метою уникнення фіскальних, соціальних або будь-яких інших юридичних зобов’язань, які діють у юрисдикції, де він зареєстрований, має центральний офіс або де зосереджена його основна діяльність;

(h)      участь у терористичній діяльності, надання допомоги особам чи організаціям, які підтримують терористичну діяльність, потурають тероризму або причетні до постачання зброї особам чи організаціям, які беруть участь у терористичній діяльності;

(i)       включення до списку осіб, які підпадають під санкції Уряду США, ООН, ЄС або інших урядових санкційних списків та списків осіб, що здійснюють терористичну діяльність.

34. ПЕРЕВІРКИ ТА АУДИТ

Підрядник надає Організації-замовнику або її представнику дозвіл у будь-який час проводити перевірку звітності, включно з фінансовою та бухгалтерською звітністю, а також робити копії відповідних документів, та надає Організації-замовнику або будь-якій уповноваженій нею особі, зокрема Європейській Комісії, Офісу по боротьбі із шахрайством Європейського суду аудиторів у випадку фінансування договору з бюджету Європейського Співтовариства, у будь-який час доступ до своє фінансово-бухгалтерської документації та до перевірки такої звітності й документів протягом та після надання послуг. Зокрема, можуть проводитись будь-які документальні чи оперативні перевірки, які Організація-замовник вважає необхідними для виявлення доказів у разі виникнення підозри щодо незвичної комерційної діяльності.

 35. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Первинний донор за жодних обставин та з жодних підстав не розглядатиме запит про відшкодування чи виплату, направлену безпосередньо Підрядниками (Організації-замовника).

36. ЗАХИСТ ДАНИХ

Якщо на Організацію-замовника поширюється дія Директиви ЄС 95/46/УС (Регламент про загальний захист даних) і Підрядник обробляє персональні дані в контексті подачі пропозиції (наприклад, резюме основних і технічних експертів) та/або виконання договору (наприклад, заміни експертів), Підрядник обробляє такі дані відповідно до Директиви ЄС 95/46/УС (Регламент про загальний захист даних) та повідомляє осіб, яких стосуються дані, про деталі їх обробки, а також інформує їх про Політику даних Організації-замовника.

  GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR SERVICE CONTRACTS – VER3 2020 ” 

1. DEFINITIONS

In these general terms and conditions:

e)        “contract” is the agreement entered into by the Contracting Authority and the Contractor for the performance of the services described in the terms of reference, to which these general terms and conditions are made applicable; the contract is constituted of the documents listed in the Service Contract.

f)        The Contracting Authority’s “partners” are the organisations to which the Contracting Authority is associated or linked;

g)       “personnel” is any person assigned by the Contractor to the performance of the services or any part hereof, whether through employment, sub-contracting or any other agreement; and “key experts” are those members of the personnel whose involvement is considered instrumental in the achievement of the contract objectives;

h)       “beneficiary country” is the country where the services are to be performed, or where the project to which the services relate is located.

2. RELATIONS BETWEEN THE PARTIES

Nothing contained in the contract shall be construed as establishing a relation of master and servant or of agent and principal as between the Contracting Authority and the Contractor. Except if otherwise provided in the contract, the Contractor shall under no circumstances act as the representative of the Contracting Authority or give the impression that the Contractor has been given such authority. The Contractor has complete charge of the personnel and shall be fully responsible for the services performed by them.

 3. SCOPE OF SERVICES

The scope of the services including the methods and means to be used by the Contractor, the results to be achieved by him and the verifiable indicators are specified in the Terms of Reference. The Contractor shall be responsible for everything which is required for the performance of the services in accordance with what is specified in the contract, or which must otherwise be regarded as forming part of the services.

4. COMPLIANCE WITH LAWS AND RESPECT OF TRADITIONS

The Contractor shall respect and abide by all laws and regulations in force in the beneficiary country and shall ensure that its personnel, their dependants, and its local employees also respect and abide by all such laws and regulations. The Contractor shall indemnify the Contracting Authority against any claims and proceedings arising from any infringement by the Contractor, its personnel and their dependants of such laws and regulations.

 The Contractor, its personnel and their dependents shall respect human rights and undertake not to offend the political, cultural and religious practices prevailing in the beneficiary country.

5. CODE OF CONDUCT

The Contractor shall at all times act loyally and impartially and as a faithful adviser to the Contracting Authority and shall perform the services with due care, efficiency and diligence, in accordance with the best professional practice.

 6. DISCRETION AND CONFIDENTIALITY

The Contractor shall treat all documents and information received in connection with the contract as private and confidential, and shall not, save in so far as may be necessary for the purposes of the performance thereof, publish or disclose any particulars of the contract without the prior consent in writing of the Contracting Authority. It shall, in particular, refrain from making any public statements concerning the project or the services without the prior approval of the Contracting Authority,

7. CONFLICT OF INTEREST

The Contractor shall refrain from engaging in any activity which conflicts with his obligations towards the Contracting Authority under the contract.

 The Contractor shall take all necessary measures to prevent or end any situation that could compromise the impartial and objective performance of the Contract. Such conflict of interests could arise in particular as a result of economic interest, political or national affinity, family or emotional ties, or any other relevant connection or shared interest. Any conflict of interests which could arise during performance of the Contract must be notified in writing to the Contracting Authority without delay. The Contractor shall replace, immediately and without compensation from the Contracting Authority, any member of its personnel exposed to such a situation.

 8. CORRUPT PRACTICES 

The Contractor and the personnel shall refrain from performing, condoning or tolerating any corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices, whether such practices are in relation with the performance of the contract or not. “Corrupt practice” means the offering, giving, receiving, or soliciting, directly or indirectly, of anything of value as an inducement or reward for doing or forbearing to do any act in relation to the contract or any other contract with the Contracting Authority, or for showing favour or disfavour to any person in relation to the contract or any other contract with the Contracting Authority.

 The payments to the Contractor under the contract shall constitute the only income or benefit it may derive in connection with the contract and neither it nor its personnel shall accept any commission, discount, allowance, indirect payment or other consideration in connection with, or in relation to, or in discharge of, its obligations under the contract.

 The execution of the contract shall not give rise to unusual commercial expenses. Unusual commercial expenses are commissions not mentioned in the contract or not stemming from a properly concluded contract referring to the contract, commissions not paid in return for any actual and legitimate service, commissions remitted to a tax haven, commissions paid to a recipient who is not clearly identified or commission paid to a company which has every appearance of being a front company.

 The Contractor further warrants that no official of the Contracting Authority and/or their partner has received or will be offered by the Contractor any direct or indirect benefit arising from this Contract.

 9. JOINT VENTURE OR CONSORTIUM

If the Contractor is a joint venture or a consortium of two or more legal persons, all such persons shall be jointly and severally bound to fulfil the terms of the contract. The person designated by the joint venture or consortium to act on its behalf for the purposes of this contract shall have the authority to bind the joint venture or consortium.

 For the purposes of performance of the contract, the joint venture or consortium shall act as, and be considered, a single person and in particular, shall have bank account opened in its name, shall submit to the Contracting Authority single guarantees if required, and shall submit single invoices and single reports.

 The composition of the joint venture or a consortium shall not be altered without the prior written consent of the Contracting Authority.

 10. SPECIFICATIONS AND DESIGNS

The Contractor shall prepare all specifications and designs using accepted and generally recognised systems acceptable to the Contracting Authority and taking into account the latest design criteria.

 11. INFORMATION

The Contractor shall furnish the Contracting Authority, or any person authorised by the Contracting Authority with any information relating to the services and the project as the Contracting Authority may at any time request.

 12.REPORTS

The frequency, deadlines, format and contents of the reports to be drawn up by the Contractor in relation to the performance of the contract shall be described in the Terms of Reference.

 13. CONTRACTOR’S PERSONNEL

13.1. The Contractor shall employ and provide such qualified and experienced personnel as are required to carry out the services, and the Contractor shall be responsible for the quality of the personnel.

 The names, outputs, duties and CVs of key experts and the titles, job descriptions, minimum qualifications, estimated periods of engagement in the carrying out of the services of each of the personnel and key experts are described in the Organisation and Methodology part of the contract. The Contractor must inform the Contracting Authority of all non-expert personnel it intends to use for the implementation of the contract. The Contracting Authority shall have the right to oppose the Contractor’s choice of personnel.

13.2. No changes shall be made in the personnel without the prior consent of the Contracting Authority. The Contractor shall provide a replacement with at least equivalent qualifications and experience and acceptable to the Contracting Authority if:

a)  on account of death, sickness or accident, a member of the Personnel is unable to continue providing his services,

 b)  any member of the personnel is found by the Contracting Authority to be incompetent in discharging or unsuitable for the performance of his duties under the Contract,

 c) for any reasons beyond the control of the Contractor, it becomes necessary to replace any member of the Personnel.

 The request for replacement must be made in writing and state the reason therefore. The Contractor shall proceed swiftly with the request and propose a replacement with at least equivalent qualifications and experience. The remuneration to be paid to the replacement cannot exceed that received by the replaced member of the personnel.

 Failure by the Contractor to propose a replacement for a key expert satisfactory to the Contracting Authority, shall give the right to the Contracting Authority to terminate the contract.

 Additional costs arising out of a replacement shall be borne by the Contractor.

13.3. Working hours

The days and hours of work of the Contractor or/and its personnel in the beneficiary country shall be fixed on the basis of the laws, regulations and customs of the beneficiary country and the requirements of the services.

 13.4. Leave entitlement

Any taking of holiday leave by the personnel during the period of implementation of the contract must be at a time approved by the Contracting Authority.

 Overtime, sick leave, pay and holidays leave pay are deemed to be covered by the Contractor’s remuneration.

 14. SUB-CONTRACTING

Except from the subcontractors listed in the contract, the Consultant shall not subcontract to nor engage another independent contractor to perform any part of the services without the prior written consent of the Contracting Authority.  Subcontractors must satisfy the eligibility criteria applicable for the award of the contract.

 The Contracting Authority shall have no contractual relations with the subcontractors. The provisions of the contract, including these general terms and conditions, and in particular article 13.2 shall, where practicable, apply to the subcontractors and their personnel.

 15. LIABILITY

At its own expense, the Contractor shall indemnify, protect and defend, the Contracting Authority, its agents and employees, from and against all actions, claims, losses or damages arising from any act or omission by the Contractor in the performance of the services, including any violation of any legal provisions, or rights of third parties, in respect of patents, trademarks and other forms of intellectual property such as copyrights.

 Approval by the Contracting Authority of the Contractor’s reports and issue of Completion Certificate shall not relieve the Contractor of its liability and shall not prevent the Contracting Authority from claiming damages.

The Contractor shall remain liable for any breach of its obligations under the contract for such period after the services have been performed as may be determined by the law governing the contract (the “liability period”). This time limit does not however apply when the damage arises from gross negligence or wilful misconduct of the Contractor.

 During the liability period, or as soon as practicable after its expiration, the Contractor shall, at its expense, upon instruction of the Contracting Authority, remedy any deficiencies in the performance of the services. In case of default on the part of the Contractor to carry out such instructions, the Contracting Authority shall be entitled to hire another contractor to carry out the same, at the Contractor’s expense.

 16. INSURANCE

Within 20 days of signing the contract, the Contractor shall take out and maintain, at its own cost, a full indemnity insurance policy covering its professional liability under the contract and article 15 above, from the commencement date and until the end of the liability period.

 Within 20 days of signing the contract, the Contractor shall take out and maintain a full indemnity insurance policy for a sum up to the higher of the maximum amount foreseen by the legislation of the country of the Contracting Authority and the amount foreseen by the legislation of the country in which the Contractor has its headquarters and covering, during the period of implementation of the contract, the following risks:

a)            loss of or damage to property purchased with funds provided under the contract, or produced by the Contractor;

b)            loss or damage to equipment, material and office facilities made available to the Contractor by the Contracting Authority;

c)            civil liability for accidents caused to third parties arising out of acts performed by the Contractor, its personnel and their dependents;

 d)            employer’s liability and workers’ compensation in respect of the personnel as well as sickness, accident or death affecting the personnel and their dependents, including the cost of repatriation on health grounds;

e)            such other insurance as required by the laws in force in the beneficiary country.

 Prior to the commencement date, the Contractor shall provide evidence to the Contracting Authority that the above insurances have been effectuated. During execution of the contract, the Contractor shall, when required, provide the Contracting Authority with copies of the insurance policies and the receipts for payment of premiums.

 17. INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY RIGHTS

All reports and data such as maps, diagrams, drawings, specifications, plans, statistics, calculations, databases, software and supporting records or materials acquired, compiled or prepared by the Contractor in the performance of the contract shall, with the copyright thereto, be the absolute property of the Contracting Authority. The Contractor shall, upon completion of the contract, deliver all such documents and data to the Contracting Authority. The Contractor may not retain copies of such documents and data and shall not use them for purposes unrelated to the contract without the prior written consent of the Contracting Authority.

 The Contractor shall not publish articles relating to the services or refer to them when carrying out any services for others, or divulge information obtained from the Contracting Authority, without the prior written consent of the Contracting Authority.

 18. RECORDS

The Contractor shall keep separate, accurate and systematic records and accounts in respect of the services in such form and detail as is customary in the profession and sufficient to establish accurately that the number of working days and the actual reimbursable expenditure identified in the Contractor’s invoice(s) have been duly incurred for the performance of the services.

 For a fee-based contract, timesheets recording the days worked by the Contractor’s personnel must be maintained by the Contractor. The timesheets must be approved by the Contracting Authority or any person authorised by the Contracting Authority or the Contracting Authority itself on a monthly basis. The amounts invoiced by the Contractor must correspond to these timesheets. In the case of long-term experts, these timesheets must record the number of days worked.  In the case of short-term experts, these timesheets must record the number of hours worked.  Time spent travelling exclusively and necessarily for the purpose of the Contract may be included in the numbers of days or hours, as appropriate, recorded in these timesheets.

 Such records must be kept for a 7-year period after the final payment made under the contract. These documents comprise any documentation concerning income and expenditure and any inventory, necessary for the checking of supporting documents, including timesheets, plane and transport tickets, pay slips for the remuneration paid to the experts and invoices or receipts for reimbursable expenditure. Failure to maintain such records constitutes a breach of contract and will result in the termination of the contract.

 19. OBLIGATIONS OF CONTRACTING AUTHORITY

19.1. The Contracting Authority shall provide the Contractor as soon as possible with any information and/or documentation at its disposal which may be relevant to the performance of the contract.

On all matters properly referred to it in writing by the Contractor, the Contracting Authority shall give its decisions so as not to delay the services, and within a reasonable time.

 19.2. The contract shall specify whether the Contracting Authority is to provide the Contractor with equipment, facilities, counterpart personnel or specific assistance, and shall detail under which conditions. If the provision of such agreed counterpart personnel, equipment, facilities and assistance is delayed or not forthcoming, the Contractor shall endeavour to perform the Services as far as is possible. The parties shall agree on how the affected parts of the services shall be carried out, and the additional payments, if any is due, to be made by the Contracting Authority to the Contractor as a result of additional expenditures.

20. CONTRACT PRICE AND PAYMENTS

Contracts are either “global price” or “fee-based”.

20.1. Fee-based contract

In consideration of the services performed by the Contractor under the contract, the Contracting Authority shall make to the Contractor such payments of fees and such reimbursement of costs as provided in the contract.

 Fees shall be determined based on time actually spent by the key experts in the performance of services at the fee rates specified in the contract. Fee rates are deemed to remunerate all the activities of the Contractor in the performance of the services and to cover all expenses and costs incurred by the Contractor which are not included in the agreed reimbursable costs.

 The Contracting Authority shall reimburse to the Contractor the reimbursable costs and expenses specified in the contract, actually and reasonably incurred in the performance of the services.

 Costs and expenses which are not mentioned in the contract shall be deemed covered by the overhead of profit included in the fees.

 The currency of payments of fees and reimbursable costs and applicable exchange rates are set out in the contract.

 20.2. Global price contract

The global price covers both the Contractor’s and its personnel’s fees and all expenses to be incurred for the performance of the contract. The global price is in consideration for all obligations of the Contractor under the contract and all matters and things necessary for the proper execution and completion of the services and the remedying of any deficiencies therein.

 20.3. Revision

Unless otherwise stipulated in the contract, the global price of a global price contract and the fee rates of a fee-based contract shall not be revised.

 20.4. Guarantees

In the case an advance payment for fees and for reimbursable costs (fee-based contract) or a pre-financing payment (global price contract) is agreed in the contract, its payment by the Contracting Authority shall be subject to the prior presentation by the Contractor to the Contracting Authority of an approved performance security, advance payment or pre-financing guarantee, if so agreed and under the conditions specified in the Service Contract.

 20.5. Conditions of Payment

Payments will be made by the Contracting Authority with the frequency, instalments, time limits, amounts and currencies, and under the conditions, in particular on the contents of invoices, specified in the special conditions of the contract. Payment of the final balance shall be subject to performance by the Contractor of all its obligations under the contract and the issue by the Contracting Authority of the completion certificate described in article 25.

 20.6. Late payment

If the time periods laid down for payments by the Contracting Authority have been exceeded by more than two months and where the Contracting Authority cannot invoke a case of suspension or withholding of payments provided for in these terms and conditions, the Contractor may claim interest calculated on any amount due, prorata on the number of days of delay at the official bank rate of the beneficiary country (if amounts due are in the currency of that country), or at the rate applied by the European central bank (where amounts due are in Euro),  plus 2% per year.

 21. DELAYS IN PERFORMANCE

If the Contractor does not perform the services within the period of implementation specified in the contract, the Contracting Authority shall, without formal notice and without prejudice to its other remedies under the contract, be entitled to liquidated damages for every day, or part thereof, which shall elapse between the end of the period of implementation specified in the contract and the actual end of the period of implementation.

 The daily rate for liquidated damages is calculated by dividing the contract value by the number of days of the period of implementation.

If these liquidated damages exceed more than 15% of the contract value, the Contracting Authority may, after giving notice to the Contractor:

 a)            terminate the contract; and

b)          complete the services at the Contractor’s own expense

 22. BREACH OF CONTRACT

Either party commits a breach of contract where it fails to discharge any of its obligations under the contract.

 Where a breach of contract occurs, the party injured by the breach shall be entitled to the following remedies:

a)            liquidated damages; and/or

b)            termination of the contract.

 In any case where the Contracting Authority is entitled to damages, it may deduct such damages from any sums due to the Contractor or call on the appropriate guarantee.

 The Contracting Authority shall be entitled to compensation for any damage which comes to light after the contract is completed in accordance with the law governing the contract.

23. SUSPENSION OF PERFORMANCE

The Contractor shall, on the request of the Contracting Authority, suspend the performance of the services or any part thereof for such time and in such manner as the Contracting Authority may consider necessary.

 In such event of suspension, the Contractor shall take immediate action to reduce the costs incident to the suspension to a minimum. During the period of suspension, and except where the suspension is due to any default of the Contractor, the Contractor shall be reimbursed for additional costs reasonably and necessarily incurred by it as a result of the suspension.

 24. AMENDMENT OF THE CONTRACT

Substantial modifications to the contract, including modifications to the total contract amount, must be made by means of an addendum.

 25. Completion Certificate

Upon completion of the services, and once (a) the Contracting Authority has approved the Contractor’s completion report, (b) the Contracting Authority has approved the Contractor’s final invoice and final audited statement, the Contracting Authority shall deliver a completion certificate to the Contractor.

 26. TERMINATION BY THE CONTRACTING AUTHORITY

26.1 The Contracting Authority may terminate the contract after giving a 7 days’ notice to the Contractor in any of the following cases:

 a)            the Contractor is in breach of its obligations under the contract and/or fails to carry out the services substantially in accordance with the contract;

b)            the Contractor fails to comply within a reasonable time with the notice given by the Contracting Authority requiring it to make good the neglect or failure to perform its obligations under the contract which seriously affects the proper and timely performance of the services;

c)            the Contractor refuses or neglects to carry out instructions given by the Contracting Authority;

d)            the Contractor’s declarations in respect if its eligibility (article 33) and/or in respect of article 31 and article 32, appear to have been untrue, or cease to be true;

e)            the Contractor takes some action without requesting or obtaining the prior consent of the Contracting Authority in any case where such consent is required under the contract;

f)             any of the key experts is no longer available, and the Contractor fails to propose a replacement satisfactory to the Contracting Authority;

g)            any organisational modification occurs involving a change in the legal personality, nature or control of the Contractor or the joint venture or consortium, unless such modification is recorded in an addendum to the contract;

h)            the Contractor fails to provide the required guarantees or insurance, or the person providing the underlying guarantee or insurance is not able to abide by its commitments.

 26.2 Termination by Contracting Authority for convenience

The Contracting Authority may terminate the contract in whole or in part for its convenience, upon not less than 14 days’ notice. The Contracting Authority shall not use this right of termination in order to arrange for the services to be executed by another contractor, or to avoid a termination of the contract by the Contractor.

 27. TERMINATION BY THE CONTRACTOR

The Contractor may terminate the contract after giving a 7 days’ notice to the Contracting Authority in any of the following cases:

a)       the Contractor has not received payment of that part of any invoice which is not contested by the Contracting Authority, within 90 days of the due payment date,

b)           the period of suspension of the performance of the contract under article 23 has exceeded six months;

c)            the Contracting Authority is in material breach of its obligations under the Contract and has not taken any actions to remedy the same within 30 days following the receipt by the Contracting Authority of the Contractor’s notice specifying such breach.

 If the Contractor is a natural person, the contract shall be automatically terminated if that person dies.

 28. RIGHTS AND OBLIGATIONS UPON TERMINATION

28.1. Upon termination of the contract by notice of either party to the other, the Contractor shall take immediate steps to bring the services to a close in a prompt and orderly manner and in such a way as to keep costs to a minimum.

 28.2. If the Contracting Authority terminates the contract in accordance with article 26.1 it may, thereafter, complete the services itself, or conclude any other contract with a third party, at the Contractor’s expense.

 The Contracting Authority shall, as soon as is possible after termination, certify the value of the services and all sums due to the Contractor as at the date of termination. It shall, subject to article 28.1 and 28.3, make the following payments to the Contractor:

(a)          remuneration pursuant to the contract for services satisfactorily performed prior to the effective date of termination;

(b)          reimbursable costs (if fee-based contract) for costs actually incurred prior to the effective date of termination;

(c)          except in the case of termination pursuant to article 26.1 reimbursement of any reasonable cost incident to the prompt and orderly termination of the contract;

(d)          in case of termination under article 26.2 and 27, reimbursement for the actual and reasonable costs incurred by the Contractor as a direct result of such termination and which could not be avoided or reduced by appropriate mitigation measures.

The Contractor shall not be entitled to claim, in addition to the above sums, compensation for any loss or injury suffered.

 28.3. In case of termination of the contract for any reason whatsoever, any pre-financing guarantee which might have been granted to the Contracting Authority under article 20.4, may be invoked forthwith by the Contracting Authority in order to repay any balance still owed to the Contracting Authority by the Contractor, and the guarantor shall not delay payment or raise objection for any reason whatever.

 28.4. If the Contracting Authority terminates the contract under article 26.1, it shall be entitled to recover from the Contractor any loss it has suffered up to that part of the contract value which corresponds to that part of the services which has not, by reason of the Contractor’s default, been satisfactorily completed.

 29. FORCE MAJEURE

Neither party shall be considered to be in breach of its obligations under the contract if the performance of such obligations is prevented by any circumstances of force majeure which arise after the date of signature of the contract by both parties.

 The term “force majeure”, as used herein shall mean acts of God, strikes, lock-outs or other industrial disturbances, acts of the public enemy, wars, whether declared or not, blockades, insurrection, riots, epidemics, landslides, earthquakes, storms, lightning, floods, washouts, civil disturbances, explosions, and any other similar unforeseeable events, beyond the control of either party and which by the exercise of due diligence neither party is able to overcome.

A party affected by an event of force majeure shall take all reasonable measures to remove such party’s inability to fulfil its obligations hereunder with a minimum of delay.

If either party considers that any circumstances of force majeure have occurred which may affect performance of its obligations it shall notify the other party immediately giving details of the nature, the probable duration and likely effect of the circumstances. Unless otherwise directed by the Contracting Authority in writing, the Contractor shall continue to perform its obligations under the contract as far as is reasonably practicable and shall seek all reasonable alternative means for performance of its obligations which are not prevented by the force majeure event. The Contractor shall not put into effect such alternative means unless directed so to do by the Contracting Authority.

 30. APPLICABLE LAW AND DISPUTES

The contract is governed by and shall be construed in accordance with the laws of the Contracting Authority’s country.

 Any dispute or breach of contract arising under this contract shall be solved amicably if at all possible. If not possible and unless provided in the Service Contract, it shall be settled finally by court decision, which shall be held under the law of the Contracting Authority’s country. Any ruling by the court will be final and directly executable in the country of the Contractor.

 31. HUMAN RIGHTS AND LABOUR RIGHTS

The Contractor warrants that it, and its affiliates, respect and uphold Human- and Labour Rights defined in national law and in the UN Universal Declaration of Human Rights (1948) and the International Labour Organization Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work (1998). Furthermore, the Contractor (and each member of a joint venture or a consortium) warrants that it and its affiliates comply with the UN Convention on the Rights of the Child - UNGA Doc A/RES/44/25 (12 December 1989) with Annex – and that it or its affiliates has not made or will not make use of forced or compulsory labour as described in the Forced Labour Convention C29 and in the Abolition of Forced Labour Convention C105 of the International Labour Organization. Furthermore, the Contractor warrants that it, and its affiliates, respect and uphold basic social rights and working conditions for its employees. Any breach of this representation and warranty, in the past or during the performance of the contract, shall entitle the Contracting Authority to terminate this contract immediately upon notice to the Contractor, at no cost or liability for the Contracting Authority.

 32. MINES AND OTHER WEAPONS

The Contractor (and each member of the joint venture or a consortium) warrants that it and its affiliates is NOT engaged in any development, sale, manufacture or transport of anti-personnel mines and/or cluster bombs or components utilized in the manufacture of anti-personnel mines and/or cluster bombs. Furthermore, the Contractor warrants that it and its affiliates are NOT involved in the sale and/or production of weapons which feed into violations of International Humanitarian Law covered by the Geneva Conventions I-IV and Additional Protocols; and the UN Convention on Certain Conventional Weapons (1980). Any breach of this representation and warranty shall entitle the Contracting Authority to terminate this contract immediately upon notice.

 33. INELIGIBILITY

By signing the purchase order, the Contractor (or, if a joint venture or a consortium, any member thereof) certifies that they are NOT in one of the situations listed below:

(j)       They are bankrupt or being wound up, are having their affairs administrated by courts, have entered into an agreement with creditors, have suspended business activities, are the subject of proceedings concerning house matters, or are in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations;

(k)      They have been convicted of an offence concerning their professional conduct by a judgement that has the force of res judicata;

(l)       They have been guilty of grave professional misconduct proven by any means that the Contracting Authority can justify;

(m)    They have not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which they are established or with those of the country of the Contracting Authority or those of the country where the contract is to be performed;

(n)      They have been the subject of a judgement that has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Contracting Authority or the European Communities’ financial interests;

(o)      Following another procurement procedure or grant award procedure financed by the European Community budget or following another procurement procedure carried out by the Contracting Authority or one of their partners, they have been declared to be in serious breach of contract for failure to comply with their contractual obligations.

(p)      He has been guilty of creating an entity under a different jurisdiction with the intent to circumvent fiscal, social or any other legal obligations of mandatory application in the jurisdiction of his registered office, central administration or principal place of business.

(q)      They are involved in terrorism activities, providing support to individuals or organizations that support terrorism activities, condone the use of terrorism or involved in the provision of arms to individuals or organizations involved in terrorism.

(r)      They are on a list of sanctioned parties issued by United States government, UN, EU or other government issued terrorism and sanction lists.

 34. CHECKS AND AUDITS

The Contractor shall permit the Contracting Authority or its representative to inspect, at any time, records including financial and accounting documents and to make copies thereof and shall permit the Contracting Authority or any person authorized by it, including the European Commission, the European Anti-Fraud Office and the Court of Auditors in case the contract is financed by the European Community budget, at any time, to have access to its financial accounting documents and to audit such records and accounts both during and after the provision of the services. In particular, it may carry out whatever documentary or on-the-spot checks it deems necessary to find evidence in case of suspected unusual commercial expenses

 35. LIABILITY

Under no circumstances or for no reason whatsoever will the Back donor entertain any request for indemnity or payment directly submitted by the (Contracting Authority’s) Contractors.

 36. DATA PROTECTION

If the Contracting Authority is subject to EU Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and the Contractor is processing personal data in the context of submitting an offer (e.g. CVs of both key and technical experts) and/or implementation of a contract (e.g. replacement of experts) the Contractor shall do so accordingly to EU Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and inform the data subjects of the details of the processing and communicate the Contracting Authority’s Privacy Policy to them.

ДОДАТОК <3>: КОДЕКС ПОВЕДІНКИ ПІДРЯДНИКІВ

У цьому Кодексі поведінки Організація-замовник визначає етичні принципи та стандарти, яких мають дотримуватися підрядники. Організація-замовник є організацією, заснованою на правах, чия діяльність спрямована на забезпечення права на гідне життя та рівність. Ми очікуємо від наших підрядників соціально відповідальної діяльності, поваги до прав людини та трудових прав, а також довкілля.

Цей Кодекс поведінки укладено відповідно до рекомендацій Данської ініціативи етичної комерції^[1], принципів Глобального договору ООН^[2] та Правил закупівель Генерального директорату з питань гуманітарної допомоги Європейської комісії 2011 р.^[3].

Загальні умови

Цей Кодекс поведінки застосовується до всіх підрядників, що постачають товари, послуги та виконують роботи для цілей нашої діяльності та проєктів. Він визначає очікування, що адресовані підрядникам, щодо дотримання чинного законодавства й відповідальної, етичної та добросовісної поведінки. Це передбачає вжиття відповідних заходів, спрямованих на мінімізацію негативного впливу на права людини, трудові права та довкілля, а також дотримання принципів запобігання й боротьби з корупцією. Підписуючи цей Кодекс поведінки, підрядники погоджуються забезпечувати добросовісність та відштовхуватись у професійній діяльності від етичних принципів.

 Варто зазначити, що ці етичні стандарти є мінімальними, а не максимальними стандартами. Необхідно дотримуватися міжнародних і національних законів, а у випадку регулювання одного й того самого питання законодавством та стандартами Організації-замовника, застосовувати необхідно найвищий стандарт.

 Підрядник зобов’язаний забезпечувати дотримання з боку його підрядників і субпідрядників етичних вимог та стандартів, викладених у цьому Кодексі поведінки.

 Організація-замовник визнає, що дотримання етичних стандартів і забезпечення етичної поведінки в нашій системі постачання — це безперервний процес і довгострокове зобов’язання, за яке ми також несемо відповідальність. Ми готові до діалогу та співпраці з нашими підрядниками задля досягнення високих етичних стандартів. Крім того, ми очікуємо від наших підрядників відкритості та готовності до діалогу.

 Неготовність до співпраці або серйозні порушення Кодексу поведінки матимуть наслідком відхилення пропозицій або розірвання договорів.

Права людини та трудові права

Підрядники повинні захищати й просувати права людини та трудові права, а також докладати зусиль для розв’язання проблем у разі їх виникнення. Вони щонайменше повинні дотримуватися національного законодавства та докладати зусиль для забезпечення відповідності таким міжнародним стандартам і правилам у сфері прав людини й трудових прав:

 Дотримання прав людини й трудових прав (Міжнародний білль про права людини, Декларація МОП основних принципів та прав у світі праці та Керівні принципи ООН з питань бізнесу та прав людини):

 Основні принципи Міжнародного біллю про права людини полягають у тому, що всі люди народжуються вільними та рівними в гідності та правах в усіх сферах життя. Кожен має право на життя, свободу, гідність та особисту недоторканність. Підрядники не повинні вихвалятися своєю відповідальністю щодо дотримання та просування цих прав щодо працівників, підрядників, субпідрядників і спільноти, у якій вони працюють.

 Відмова від використання дитячої праці (Конвенція ООН про права дитини та стандарти Міжнародної організації праці ILO C138 та C182): 

Підрядники не повинні використовувати дитячу працю^[4], а натомість повинні вживати необхідних заходів для запобігання використанню дитячої праці. Дитиною є особа віком до 18 років. Діти не можуть бути залучені до праці, що становить загрозу їхньому здоров’ю, безпеці, розумовому та соціальному розвитку й навчанню. Діти віком до 15 років (у країнах, що розвиваються, — до 14 років) не можуть бути залучені до звичайних робіт, проте дітей віком від 13 років (у країнах, що розвиваються, — від 12 років) можна залучити до простих робіт, які не заважають обов’язковій освіті та не шкодять їхньому здоров’ю та розвитку.

Вибір місця працевлаштування є добровільним (ILO C29 та C105):

Підрядники не можуть використовувати примусову чи підневільну працю та повинні поважати свободу працівників залишити своє місце роботи.

Свобода зібрань та право на укладання колективного договору (ILO C87, C98 та C154):

Підрядники повинні визнавати права працівників на вступ або створення профспілок та укладення колективних договорів, а також бути відкритими до діяльності профспілок (навіть якщо це обмежено національним законодавством).

Заробітна плата в розмірі прожиткового мінімуму (ILO C131):

Підрядники повинні виплачувати щонайменше національну мінімальну заробітну плату або дотримуватися стандартів оплати праці Міжнародної організації праці. Крім того, має бути забезпечено заробітну плату в розмірі прожиткового мінімуму. Прожитковий мінімум залежить від обставин, але завжди повинен задовольняти основні потреби, як-от їжа, житло, одяг, охорона здоров’я та шкільна освіта, а також забезпечувати дискреційний дохід^[5].

Відсутність дискримінації на робочому місці (ILO C100 та C111 і Конвенція ООН про ліквідацію всіх форм дискримінації щодо жінок):

Підрядники не повинні допускати дискримінацію в питаннях працевлаштування, оплати праці, припинення трудових відносин, виходу на пенсію та доступу до навчання чи просування по службі на підставі раси, національного походження, касти, гендеру, сексуальної орієнтації, політичної належності, інвалідності, сімейного стану або статусу ВІЛ/СНІД.

 Заборона жорсткого або нелюдського поводження із працівниками (ILO C105):

Підрядники за жодних обставин не можуть вдаватися до фізичного насильства, дисциплінарних покарань, сексуального насильства, погроз застосування сексуального або фізичного насильства чи інших форм залякування та насильства.

 Безпечні та гігієнічні умови праці (ILO C155 та C168):

Підрядники повинні забезпечувати безпечні та гігієнічні умови праці для своїх працівників і вживати належних заходів для запобігання нещасним випадкам та шкоді здоров’ю, що пов’язані з виконанням роботи.

 Нормований робочий час (ILO C1, C14, C30 та C106):

Підрядники повинні забезпечити відповідність робочого часу національному законодавству та міжнародним стандартам. Робочий тиждень тривалістю в 7 днів не повинен перевищувати 48 годин, а працівники повинні мати один вихідний день на тиждень. Понаднормова робота повинна оплачуватися, бути обмеженою та добровільною.

 Постійна зайнятість та робота за договором (ILO C143, C183 та C132):

Робота має виконуватися винятково на підставі визнаних трудових відносин через укладення письмових договорів, встановлених міжнародними конвенціями та національним законодавством. Підрядники повинні забезпечувати право на відпочинок, пільги та працевлаштування, а також захист постійної зайнятості представників уразливих груп населення відповідного до такого законодавства та конвенцій.

 Міжнародне гуманітарне право

Підрядники, які пов’язані зі збройним конфліктом або ведуть діяльність в умовах збройного конфлікту, забезпечують дотримання прав цивільних осіб відповідно до міжнародного гуманітарного права та утримуються від участі в діяльності, що прямо або опосередковано спричиняє, підтримує та/або загострює збройні конфлікти й порушення міжнародного гуманітарного права^[6] відповідно до I–IV Женевських конвенцій та Додаткових протоколів до них. Підрядники мають дотримуватися принципу «не нашкодь» щодо осіб, що постраждали від збройного конфлікту.

 Заборона участі в злочинній діяльності та діяльності, пов’язаній з обігом зброї

Організація-замовник обстає за Оттавську конвенцію про заборону застосування, накопичення запасів, виробництво і передачу протипіхотних мін, а також Конвенцію про касетні боєприпаси. Підрядники не повинні брати участь у розробленні, продажу, виробництві або транспортуванні протипіхотних мін, касетних бомб чи їх компонентів, а також будь-якої зброї, використання якої сприяє порушенням міжнародного гуманітарного права в розумінні Женевських конвенцій та Додаткових протоколів до них.

 Підрядники не повинні брати участь у будь-якій протиправній чи злочинній діяльності й за жодних обставин не можуть бути пов’язані з терористичною діяльністю, підтримувати її або брати в ній участь.

 Захист довкілля

Організація-замовник прагне мінімізувати шкоду довкіллю, заподіяну через її діяльність із закупівель, та очікує від постачальників і підрядників екологічно відповідальної діяльності. Це передбачає дотримання застосовного національного та міжнародного природоохоронного законодавства та ведення діяльності відповідно до Декларації Ріо-де-Жанейро про навколишнє середовище і розвиток. Підрядники щонайменше не повинні підтримувати незаконне вирубування лісів або брати в ньому участь і мають активно розв’язувати питання, пов’язані з належною утилізацією відходів, забезпеченням вторинного перероблювання, збереженням обмежених ресурсів та ефективним використанням енергетичних ресурсів.  

 Запобігання корупції

Організація-замовник визначає корупцію як зловживання довіреними повноваженнями задля приватної вигоди, що охоплює хабарництво, шахрайство, розкрадання та вимагання. Організація-замовник несе велику відповідальність за запобігання корупції та забезпечення високих стандартів доброчесності, відповідальності, чесності та професійності у своїй діяльності. Від підрядників очікується дотримання аналогічного підходу шляхом застосування справедливої ділової етики та практики, вжиття заходів щодо запобігання та боротьби з корупцією, а також дотримання норм міжнародних конвенцій та міжнародного й національного законодавства.

 Скарги

Підрядникам і їхнім працівникам, які зіткнулися з корупційною практикою, порушенням прав людини чи трудових прав, або будь-яких норм, викладених у цьому Кодексі поведінки, рекомендовано подати скаргу до Організації-замовника^[7].

 

ANNEX <3>: CODE OF CONDUCT FOR CONTRACTERS

 By this Code of Conduct, the Contracting Authority outlines the ethical principles and standards which contractors are required to follow and uphold. The Contracting Authority is a rights-based organisation that works for people’s rights to a dignified life and equality and we expect our contractors to act in a socially responsible manner, with respect for human and Labour rights and the environment.