26 лютого 2022 року відбулася зустріч громадських організацій міста Калуша щодо організації гуманітарної допомоги в умовах війни росії проти України. Громадська організація “Чисті серця Калуш” в приміщеннях комунальної власності Калуської громади розгорнула волонтерський склад і центр підтримки внутрішньо переміщених осіб (ВПО). На даний час вони щодня обслуговують близько 300 ВПО (всього біля 7 000 зареєстрованих осіб), а також відправляють гуманітарну допомогу населенню в зону бойових дій.

Облік надходження та розподілу гуманітарної допомоги вівся в ручному режимі, на папері. Це ускладнює формування продуктових наборів, пошук одягу чи взуття відповідних розмірів, збільшує часові затрати та виснаження волонтерів, паперові документи не захищені від випадкового чи навмисного знищення. Зі схожими проблемами зіштовхуються всі невеликі волонтерські центри України і не можуть їх самостійно вирішити тому, що не мають відповідних знань та фінансів для залучення ІТ-фахівців.

Метою проєкту, який впровадила ГО “УФРА” за грантової підтримки Black Sea Trust for Regional Cooperation - a Project of the German Marshall Fund of the United States, стало створення “Цифрової волонтерської комори” - впровадження та адаптація системи для оперативного вирішення волонтерських потреб для невеликих волонтерських складів, а також публікація кейсу для того, щоб інші малі волонтерські центри змогли перейняти досвід та невеликим коштом впровадити у себе таку ж систему обліку.

Впроваджуючи проєкт “Цифрова волонтерська комора”, в короткостроковій перспективі, ГО “УФРА” очікувало вирішити проблему обліку та розподілу гуманітарної допомоги волонтерського центру підтримки ВПО ГО “Чисті серця Калуш”, полегшити працю волонтерів, підвищити прозорість звітності волонтерського центру та безпеку документообігу. В довгостроковій перспективі, після закінчення війни, центр підтримки ВПО повернеться до роботи з особами, які опинилися в складних життєвих обставинах і продовжить використовувати систему за призначенням.

Втілення проєкту відбувалося в декілька етапів:

1. Протягом місяця бізнес-аналітиком було здійснено документування та опис процесів отримання та надання допомоги ВПО ГО “Чисті серця Калуш”. Було застосовано методики спостереження за роботою та опитування волонтерів ГО щодо процесів отримання та надання гуманітарної допомоги, послуг  та яким чином здійснюється документообіг, облік та звітність центру підтримки ВПО.

2. На підставі зібраних на першому етапі даних про процеси центру підтримки ВПО, було створено блок-схему залежності процесів та складено технічнічне завдання на впровадження системи “Цифрової волонтерської комори”.

3. Впродовж наступних двох місяців команда розробників здійснила впровадження, адаптацію і тестування системи “Цифрова волонтерська комора” для центру підтримки ВПО.

4. Використовуючи надані розробником інструкції, було проведене одномісячне навчання волонтерів центру підтримки ВПО щодо користування системою “Цифрової волонтерської комори” і розпочато її експлуатацію.

Головною проблемою, з якою ми зіштовхнулися на етапі впровадження системи “Цифрова волонтерська комора” та навчання волонтерів центру ВПО стало часте вимкнення світла внаслідок ракетних ударів росії по об’єктам енергетичної інфраструктури України. Але завдяки розміщенню системи на хмарному сервері вдалося запобігти ризикам втрати даних чи поломки обладнання.

Результати проєкту.

Автоматизовано облік трьох складів центру підтримки ВПО “Чисті серця Калуш”, а саме такі процеси:

• Створення і редагування номенклатури товарів

• Внесення і редагування контрагентів

• Внесення і редагування співробітників

• Первинне введення залишків

• Підготовка до отримання міжнародної гуманітарної допомоги

• Приймання товару

• Переміщення товару між складами або видача його волонтерам під звіт

• Отримання гуманітарної допомоги від населення

• Видача гуманітарної допомоги населенню

• Передача гуманітарної допомоги іншій організації

• Списання прострочених/непридатних/пошкоджених товарів

• Сторнування помилково внесених даних/документів

• Внутрішня звітність (про надану гуманітарну допомогу, звіт за період по категоріях виданої допомоги в розрізі сімей, дорослих і дітей, волонтер хто видавав гум допомогу, тощо).

Впровадивши проєкт “Цифрова волонтерська комора” ГО “УФРА” у партнерстві із розробником “Єдина точка доступу” пропонуємо іншим малим центрам підтримки ВПО скористатися нашим досвідом для безкоштовної автоматизації вашого складського обліку.