Щоб запросити на захід, залучити партнерів чи домовитись про співпрацю, нам щодня доводиться телефонувати. Поділюсь кількома порадами з власного понад 20-річного досвіду роботи в сфері журналістики, а також організації та проведення тренінгів. 

Сподіваюсь, багато кому з читачів вони допоможуть зробити телефонну комунікацію результативнішою.

1. Телефонуючи кудись уперше або спілкуючись із малознайомим співрозмовником, чітко називайте своє прізвище, а не лише ім’я та назву організації, яку представляєте.

Особливо це важливо, якщо у вашій організації - кілька людей з однаковим ім’ям.

Чимало можливостей продовження контакту з людьми втрачається лише через те, що коли співрозмовник сам телефонує до редакції (приміром, на службову “безлімітку”, з якої ви з ним спілкувалися раніше), ваші колеги просто не можуть ідентифікувати, якого саме з трьох носіїв того чи іншого імені, які працюють у вашій організації, хоче почути співрозмовник. А він не знає про вас більше нічого, окрім того, що йому телефонував “Віктор із благодійного фонду” і просив інформацію, якої тоді в нього не було, а нині є, і він готовий нею поділитися. Ось тільки не дуже зрозуміло, з ким саме — ні йому, ні вашим колегам. Особливо, якщо слухавку взяла людина не безпосередньо з команди вашої організації, а з обслуговуючого персоналу. Приміром, охоронець офісного центру, де ви орендуєте кабінет.

2. Зі справді важливих питань і до справді важливих, перспективних співрозмовників телефонуйте з власного, а не зі службового телефону.

Корпоративна “безлімітка” - це, звісно, економно, але з точки зору перспективи інвестиції у дзвінки саме з власного телефону — вигідні й окупні. Нехай саме ваш особистий номер залишиться у потенційного партнера — особливо, зважаючи на те, що не факт, що ви працюватимете до пенсії саме в цій організації. Цілком імовірно, що можливості нинішнього партнера можуть стати вам у пригоді й на новому місці роботи.

При цьому особисто я не дуже довіряю варіанту “Запишіть на майбутнє мій особистий телефон”, який дехто обирає як компроміс між користуванням “безліміткою” та усвідомленням важливості особистого промо. Адже людина, якій ви це пропонуєте, в даний момент уже розмовляє по телефону. А отже, записати вона може, скоріше за все, лише на папері, якщо має до нього доступ. Та й чи стане вона потім переносити цифри, записані на клаптику паперу, в пам’ять свого телефону? Наскільки ви важливі для цього співрозмовника, аби він витратив на фіксацію вашого номера бодай кілька секунд?

Не економте на телефонних дзвінках людям, які можуть бути для вас корисними у майбутньому.

Ще один нюанс, який часто трапляється, коли ви телефонуєте зі службового, а не власного телефону. Дехто має можливість відповісти на нетермінові дзвінки лише по завершенні робочого дня. Дехто свідомо планує у своєму графіку спеціальний час для обробки нетермінових вхідних дзвінків (особливо, якщо в людини їх багато, і це — постійна практика). Сам так роблю. Отже, цілком може трапитись, що потенційний партнер зателефонує вам лише після 18-ї години, коли службову “безлімітку” ніхто не братиме, бо нікого не залишилось в офісі. Або на дзвінок відповість той, хто довше затримався на роботі. Але ж не факт, що він у курсі, хто з колег кому телефонував упродовж дня. Не факт, що інформацію про дзвінок, адресований вам, передадуть саме вам. Тому не покладайтесь на випадковість — покладайтесь на власний телефон.

3. Не скаржтеся телефонному співрозмовникові на ваші попередні безуспішні спроби сконтактувати з ним.

Відмовтесь від фраз на зразок: “Я вам телефонував уже, але ви чомусь не відповідали / були поза зоною зв’язку / збивали мій виклик…”. Не змушуйте людину виправдовуватись — вона вам нічого не винна. Це її право —відповідати або не відповідати на дзвінки. Вам потрібна результативна розмова з людиною чи отримання причин, чому вона не відповіла вам минулого разу? Відразу переходьте до справи. Дотелефонувались? Радійте — і вперед до мети розмови, а не до обговорення обставин попередніх спроб комунікації!

Виняток із цього правила — один: коли ви хочете отримати інший телефонний номер людини, за яким, припускаєте, вона більш доступна. Наприклад, телефонуєте на стаціонарний, але хотіли б у майбутньому спілкуватися з допомогою мобільного. Або знаєте, що в людини є інший мобільний номер. Тоді цілком логічно буде попросити дати номер, за яким людина більш доступна, і, як пояснення, навести приклад попередніх безуспішних спроб дотелефонуватись. Але робіть це ввічливо, а не “з наїздом”, як практикує дехто з колег (“Дайте інший свій номер, бо по цьому до вас дотелефонуватися просто неможливо, я сьогодні півдня на це витратив!..”)

4. Не розчаровуйтесь, якщо співрозмовник не бере трубку чи збиває виклик. Ліпше повторіть дзвінок через певний час.

Перш ніж робити висновки про “телефонну недоступність” людини, варто більше дізнатись про її робочий графік. Річ у тім, що у багатьох представників громадських організацій він назагал вільніший, неформальніший, ніж у людей більшості інших сфер діяльності. Тим більше з огляду на те, що комунікація, зокрема, й телефонна — це постійний і важливий інструмент нашої діяльності. Натомість для людей багатьох професій зміст діяльності, якою вони зайняті впродовж робочого дня, зовсім не полягає в комунікації. Можливо, вони навіть до телефону дотягнутися не можуть — не до того просто.

Подумайте, що в цей час може робити людина? Лікар — проводити операцію. Викладач — читати лекцію. Депутат — голосувати у сесійній залі. І це не кажучи вже про людей, які працюють фізично.

Намагайтесь більше дізнатись про спосіб життя людини (зокрема, про те, як вона проводить час у різну пору доби) — фіксуйте це у базі контактів або у пам’яті й використовуйте для ефективнішої комунікації: коли краще телефонувати, з чого почати розмову, про що говорити під час зустрічі.

5. Вам не відповіли на дзвінок? Не телефонуйте багато разів поспіль. Наберіться терпіння й повторіть виклик через деякий час — приміром, за годину.

Наполегливим “додзвонюванням” щохвилини ви уподібнюєтесь дитині, яка не отримавши іграшку з першого разу, просить і просить її, поки мама не “здасться”.

Так само не варто чекати відповіді довше за 6-7 гудків. Якщо людина має змогу відповісти на дзвінок — цієї кількості гудків достатньо, аби співрозмовник почув дзвінок і взяв слухавку. Якщо він не відповів — навряд чи зробить це, якщо мелодія гратиме хвилину і більше. Це, скоріше, роздратує людину, аніж налаштує прихильно до вас.

Вважаю поганим тоном очікувати відповіді ввесь час, що минає від з’єднання з номером співрозмовника до автоматичного роз’єднання. Людина не бере слухавку? Завершіть виклик самі й перетелефонуйте за півгодини-годину.

6. Якщо телефонуєте до якоїсь установи, яка має кілька номерів і всі вони виявились зайняті — можна спробувати далі весь час телефонувати на один номер, а не почергово на всі підряд.

Рано чи пізно розмова саме за цим номером завершиться. Натомість, якщо ви телефонуєте то на один номер, то на другий, то на третій — може трапитись так, що постійно впродовж тривалого часу ви чутимете короткі гудки.

7. Ньюзмейкер вперто не виходить на телефонний зв’язок? Подумайте над тим, хто з кола його контактів міг би допомогти вам із інформацією про те, чому він не бере слухавку.

Можливо, він попросить людину відповісти на дзвінок з незнайомого номера?

До речі, те саме може стосуватись листування у Facebook: повідомлення користувачеві, який не належить до переліку ваших друзів, цілком може потрапити у папку “Запити”, яку мало хто переглядає постійно. А ваш запит на дружбу, надісланий паралельно з повідомленням, може загубитися серед десятків, а то й сотень подібних запитів. Тому шукайте спільних знайомих, які зможуть прискорити вашу комунікацію.

Також пошукайте “свіжі сліди” життєдіяльності вашого важкодоступного співрозмовника в соцмережах. Можливо, це підкаже причини його “телефонного мовчання”. Шукайте батьків через дітей — вони іноді більш публічні.

Чи давно людина щось постила у Facebook? Звідки? Цілком імовірно, що саме геолокація підкаже вам, чому ньюзмейкер не бере слухавку. Приміром, останні кілька днів він поширює фото із закордонної поїздки. Природно, що людина може й не відповідати на нетермінові вхідні дзвінки. Або дві години тому він поділився статусом, де у геолокації вказано “Аеропорт Бориспіль”. Імовірно, людина зараз у літаку.

Також, якщо співрозмовник постійно не відповідає по мобільному, можна спробувати щось дізнатися за стаціонарним номером місця, де він працює, у приймальні чи в чергового.

Не факт, що працівник, до якого ви дотелефонуєтесь, люб’язно посвятить вас у деталі робочого графіка свого керівника. Тому дайте зрозуміти, що ви з його “шефом” перебуваєте в давньому постійному контакті, але стався дивний збій, і саме тому ви просите у вашого співрозмовника допомоги, аби зрозуміти, що сталося. Наприклад: “Ми домовлялися з Іваном Івановичем сьогодні сконтактувати з приводу проекту, підтриманого Посольством США. Телефоную йому весь день на мобільний — завжди швидко відповідає, а сьогодні - не бере трубку, не підкажете, що сталося? За кордон поїхав чи, може,прихворів?”. Секретарка розуміє: ви спілкуєтеся з її шефом регулярно, тема вашої співпраці — доволі серйозна, до того ж, він сам просив вас його набрати. То чи варто цьому перешкоджати?.. (Само собою зрозуміло, що зміст вашого монологу-прохання повинен відповідати дійсності: ви справді співпрацюєте в рамках саме такого проекту).

Ефективних вам телефонних комунікацій і вдалих проектів у результаті!