Сталість організації — один із головних викликів для будь-якої команди, яка прагне працювати ефективно й творити зміни у суспільстві. Для волонтерів, які змушені щодня оперативно реагувати на запити тих, кому вони допомагають, питання підтримки сталості роботи організації стає більш критичним. Адже усі кошти йдуть на закриття потреб, а сил, часу і знань для розвитку ще й організаційної спроможності зазвичай бракує. Що ж робити, коли коштів на зарплати й офіси немає, а ентузіазм в команді втрачається зі швидкістю світла?

У цій публікації зібрані реальні рішення та інструменти волонтерських та громадських організацій. Підбірку зробили завдяки першій Гутірці волонтерів у форматі мастермайнд, що в жовтні запустила КОО ВГО “Асоціація сприяння самоорганізації населення” у межах Програми волонтерських центрів. Гутірка - це безпечне онлайн-середовище, де волонтери/ки можуть отримати поради, практичний досвід інших щодо розвитку їхніх команд та ініціатив лише озвучивши свій запит для спільного обговорення. Якщо ви хочете взяти участь у наступній Гутірці волонтерів, сміливо заповнюйте цю анкету: https://forms.gle/UbMbs1hZ6nwGhB9a6.

Отож, як організації функціонувати стабільно навіть за обмежених фінансових ресурсів?

1. ОРГАНІЗАЦІЙНА ЕФЕКТИВНІСТЬ

Чітка структура і злагоджена робота команди дозволяють ефективніше досягати цілей. Тому лідеру/ці важливо мати знання та навички з менеджменту та прокачувати їх через навчання та досвід. Утім важливі не лише вміння керівника, а й команди загалом.

Стратегічне мислення і постійне планування. Типова проблема волонтерських організацій зараз - оперативно реагувати на нові обставини та запити і не мати при цьому стратегії руху і розвитку ініціативної групи/організації. А це потрібно для сталої діяльності, правильного використання і залучення ресурсів. Тож розробка стратегії розвитку, операційного плану, закриття критичних “кадрових позицій” для безперервної діяльності організації однозначно будуть помічними. 

Фокус на одному напрямку. Краще зосередитися на конкретній проблемі, ніж розпорошувати зусилля на багато напрямків. Якщо організація працює одразу за 5-10 напрямками, це однозначно додаватиме навантаження у список ваших потреб. Важливо шукати свою нішу у громаді, а не бути про все, про всіх і для всіх. 

Працювати крок за кроком. Короткострокові завдання допомагають команді бачити результати своєї роботи, це підтримує мотивацію і дозволяє лідеру/ці організації розвивати команду без постійної втрати людей. Помічними також будуть проміжні “чекіни” з командою, на яких ви визначаєте що було провально, що успішно, де є зараз організація і як у ній почуваються люди. 

Чіткий розподіл обов’язків. Кожен член команди має виконувати ту частину роботи, в якій він найефективніший та/або ті задачі, які він робить із задоволенням. Ці задачі однозначно мають бути посильними для людини і, за потреби, перерозподілятися між людьми. Помічним для організації буде розвивати поряд волонтерську спільноту (до прикладу, молодь виїжджає із громади, тому їх включеність у роботу організації буде тимчасовою, мами, особливо маленьких дітей, долучаються періодично). Зі спільноти можна пробувати залучати людей у команду на постійній основі, якщо хтось “відпадає”.

Самозарадність та взаємозамінність. Взаємна підтримка між членами команди допоможе уникнути вигорання. Важливо створити можливість людям  говорити команді “замахалася, більше не можу” й отримувати у відповідь допомогу та підтримку. 

2. ФІНАНСОВІ РЕСУРСИ

Забезпечення фінансової стабільності — основа для розвитку організації. Ось низка дієвих способів, як це зробити:

Залучення власних коштів. Іноді стартові внески від команди можуть покрити найважливіші потреби організації (це можуть бути дріб’язкові витрати, на кшталт, покупка офісного паперу чи чаю для команди). 

Залучення донатів на нагальні потреби. Прозора комунікація з громадськістю щодо актуальних потреб організації може стимулювати людей робити благодійні внески. Це можна робити як на рахунок організації, так і через скриньки, онлайн-банки, публічні благодійні події, особливо поближче до цільової аудиторії (наприклад, не чекати, поки прийдуть у ваш волонтерський центр, а організувати захід там, де є великі скупчення людей). Головне - публічна звітність перед вашими прихильниками про використання цих коштів!

Закриття потреб через місцевий бюджет - подати запит на фінансування оренди приміщення, перевезення чи інші важливі витрати. Деякі місцеві ради охоче допомагають не грошима на рахунок, а наявними ресурсами (залучити службовий автомобіль для перевезення ваших працівників, долучити працівників комунальної сфери до ваших активностей і т.п.). Зрештою навіть в умовах війни громади час від часу оголошують конкурси підтримки громадських організацій, у межах яких можна втілювати мініпроєкти.

Надавати платні послуги на базі організації: наприклад, запропонувати соціально-орієнтовані послуги (до прикладу, стерилізація тварин за мінімальну плату, стрижки за пільговими цінами тощо).

Продаж продукції. Якщо організація виготовляє сувеніри чи іншу продукцію (волонтери активно виробляють чаї, одяг, напівфабрикати, вироби хендмейду,), це може стати додатковим джерелом фінансування. Це, до речі, може стати шляхом трансформації волонтерського центру у соціальне підприємство, що відкриє для організації не лише грантові конкурси для ГО, а й програми підтримки бізнесу. 

Залучення грантових ресурсів. Важливо вміти працювати з грантами, активно комунікувати з донорами та шукати можливості для покриття базових потреб (офісна техніка, критичний набір персоналу і т.п.). Важливо також розуміти, що для роботи з грантовими коштами важливо вже мати організовану чи хоча б спроможну втілювати бодай якісь активності команду. В інакшому випадку ви матимете багато ризиків та викликів у процесі втілення підтриманого проєкту. 

Фандрейзинг та якісні комунікації. Якщо команда чи організація прагнуть працювати стало і стратегічно, важливо спочатку закривати позиції  фандрейзера та комунікаційника. Адже залучення ресурсів напряму залежать від присутності організації в інфополі та її прозорості. На початках ці люди, очевидно, будуть виконувати й інші ролі, однак залучення ресурсів буде у постійному фокусі уваги організації.

3. СПІВПРАЦЯ ТА ПАРТНЕРСТВО

Партнерські відносини через об’єднання зусиль теж допомагають зменшити витрати на операційну діяльність:

Співпраця з іншими ГО. Обмін послугами з іншими організаціями або ж надання безоплатних послуг організаціями-друзями може суттєво зекономити ваші ресурси.

Партнерство з бізнесом. Іноді компанії готові надати приміщення чи інші послуги на безоплатній основі. До прикладу, у сільських громадах волонтерські команди отримують постійну допомогу від місцевих фермерських господарств (приміщення, продукти харчування для приготування їжі довготривалого зберігання тощо).

Об’єднання за професійними інтересами. Організацію можуть утворювати люди з однієї сфери, які вже мають основну роботу, а тут надають свої професійні послуги на волонтерських чи інших засадах (наприклад, об’єднання психотерапевтів для надання психологічної допомоги військовим).

4. КОМАНДНА МОТИВАЦІЯ ТА РОЗВИТОК

Розвиток і мотивація команди — це запорука довготривалої діяльності організації, адже вдячні люди із запалом працюють задля досягнення цілей. Майже червоною ниткою цієї гутірки була думка про те, що важливо лідеру/лідерці організації “любити свою роботу в громадському секторі і заряджати любов’ю інших”. Але не лише прикладом можна мотивувати людей!

Безкоштовне навчання та обмін знаннями. Нові знання мотивують команду і підвищують її результативність, а лідеру/ці організації допомагають ефективніше управляти командою. Тому важливо як створювати можливості для навчання команди назовні, так і запровадити практику привозити знання із тренінгів і ділитися ними з іншими в організації. Водночас не варто інвестувати зусилля і час в людей у команді, які не готові розвиватися.

Фінансова мотивація. Вона не завжди є ключовою для людини, однак забезпечення регулярних, хоча б мінімальних, фінансових бонусів, може допомогти утримати команду. 

Емоційне відновлення. Надайте можливість команді брати участь у заходах задля емоційного відновлення та підтримки “зозуленьки”. Запровадьте практику в організації просити про допомогу, коли вона дійсно комусь потрібна. Допоможіть кожному і кожній в команді чітко зрозуміти мотивацію бути в організації й усвідомити свою користь для суспільства. 

Матеріал створено за результатами Гутірки волонтерів у форматі мастермайнд, що проводить КОО ВГО “Асоціація сприяння самоорганізації населення” у межах Програми підтримки волонтерських центрів, яка втілюється КОО ВГО “Асоціація сприяння самоорганізації населення” у проєкті “Волонтерський крафт задля Перемоги” завдяки фінансуванню National Endowment for Democracy (NED).