Технічне завдання

із відбору логістичної компанії для організації щорічної Національної ЛГБТІ-конференції України

 Дата 29.07.2024р.

 Національний ЛГБТІ-консорціум оголошує тендер на відбір постачальника з надання логістичних послуг із організації та супроводу щорічної Національної конференції ЛГБТІК руху України.

 Загальна інформація про конференцію та учасників

Опис попередньої конференції - https://nclgbt.org/16nc2023/ 

Національна ЛГБТІ-конференція України — це щорічний національний захід із міжнародною участю, у якому беруть участь представники та представниці ЛГБТІК-спільнот і широке коло зацікавлених сторін для інтенсивного нетворкінгу, обміну досвідом та інформацією, дискусій щодо спірних питань і консолідованого напрацювання пріоритетів на наступний рік.

Учасники та гості:

• Представники ЛГБТІК+ організацій та ЛГБТІК+ лідери різних регіонів України.
• Особи з досвідом роботи в сфері прав людини та ЛГБТІК прав.
• Представники державних органів та міжнародних організацій.
• Громадяни України та громадяни інших країн, представники дипломатичних структур.

Конференція має команду ко-спонсорів, яка сплачує власну частину свого внеску безпосередньо логістичній компанії конференції (відібраному постачальнику логістичних послуг).

 Дати: перша декада листопада 2024 року (дати уточнюються)

Кількість днів: 3 дні

Місце проведення: Київ

Запланована кількість делегатів: 70 осіб (може змінитися)

Запланована кількість учасників, гостей та персоналу: до 100 осіб, включно з делегатами (може змінитися)

 Вимоги до основної локації:

Загальна конференц-зала щонайменше 200 квадратних метрів, із можливістю розміщення сцени, стільців та встановлення і належної роботи технічного обладнання відповідно до Додатку 2. 

Необхідно мати спеціальну зону для реєстрації учасників НК, окрему залу (приміщення) для функціонування Техкомітету та логістів площею щонайменше 30 квадратних метрів, окрему зону для організації кава пауз, бажано — з міні локацією для фотозони, де буде розміщено банер конференції.  

Бажано, щоб загальна конференц-зала була розміщена в укритті. 

Період оренди – 3,5 дні (включаючи демонтаж/монтаж обладнання та сцени до/після конференції).

 Додаткові дві конференц-зали щонайменше 50-70 квадратних метрів, із можливістю розміщення сцени, стільців та встановлення і належної роботи технічного обладнання відповідно до Додатку 2. Потреба в одночасній оренді однієї великої конференц-зали та двох додаткових пов’язана з тим, що під час конференції заплановано проведення одночасно трьох програмних паралелей.

Період оренди додаткових залів оговорюється.

Вимоги з безпеки до основної локації

Локація має власну службу безпеки, яка патрулює територію готелю і забезпечує  безпеку учасників та гостей конференції.

Локація має систему безпеки, яка включає камери відеоспостереження та системи контролю доступу.

Локація має власне укриття, що відповідає умовам бомбосховища і є безпечним під час повітряних тривог. На його території містяться запаси питної води, є стільці, пуфи, столики.

Локація може додатково забезпечити світло, водопостачання та Інтернет у разі відсутності світла або аварійних відключень. У разі неможливості забезпечити останню вимогу, логістична компанія має можливість самостійно забезпечити ці вимоги. 

 Вимоги до проживання:

Одномісні та двомісні номери стандартної категорії із можливістю раннього поселення та/або пізнього виселення за потреби (приблизно 30 номерів).

 Готель, де проживають учасники, має власне укриття, що відповідає умовам бомбосховища і є безпечним під час повітряних тривог. На його території містяться запаси питної води, є стільці. Готель може додатково забезпечити світло, водопосточання та Інтернет у разі відстутності світла або аварійних відключень.

Готель має власну службу безпеки, яка патрулює територію готелю і забезпечує  безпеку проживаючих.

Готель має систему безпеки, яка включає камери відеоспостереження та системи контролю доступу.

 Локація проведення конференції та локація проживання делегатів можуть або співпадати, або, в разі, якщо це різні локації, знаходитися в пішій доступності одна від одної.

 Вимоги до постачальника послуг:

Постачальник послуг має бути офіційно зареєстрований в Україні як юридична особа або фізична особа-підприємець (КВЕД 82.30), мати підтверджений досвід супроводу національних ЛГБТІК-заходів протягом 3-х років, що включає, зокрема, підбір та бронювання локації, підбір та придбання залізничних квитків, відповідно до вимог донора, підбір та координацію субпідрядників (технічний підрядник, кейтеринг, фотограф, синхронний переклад, світло, онлайн запис та транслювання, ZOOM, тощо), супровід заходу на місці, збір необхідної первинної фінансової документації та проведення компенсації транспортних витрат делегатів на місці.

 Підтверджений попередній досвід роботи із неурядовими організаціями, які нададуть рекомендаційні листи, буде перевагою.

 Додатковою перевагою буде вважатись можливість фінансування конференції за рахунок власних коштів логістичної компанії з наступним відшкодуванням витрат ко-спонсорами конференції відповідно до затвердженого бюджету.

 Для участі у тендері Постачальник має надати реєстраційні документи, а також заповнений Додаток 1.

Ціни у комерційній пропозиції мають бути достовірні. Перегляд у бік збільшення вартості за одиницю після підбиття підсумків тендеру та обрання переможця не буде можливим.

Відібраний постачальник буде залучений до організації заходу, що включатиме послуги, перераховані у Додатку 1, а також додаткові послуги із пошуку та координації субпідрядників, формування логістики, пошуку та покупки залізничних витків, відшкодування транспортних витрат на місці тощо.

 Фінальний перелік (специфікація) послуг буде узгоджений із переможцем тендеру.

 Пропозиції приймаються до 09 серпня 2024 включно на пошту [email protected]

У темі листа потрібно зазначити «Відбір логістичної компанії для організації #17NC2024».

Результати конкурсу будуть оголошені учасникам не пізніше 17 серпня 2024 року.

 Додатки:

Додаток 1. Комерційна пропозиція (має включати мінімум 2 різних пропозиції-кошториси щодо основної локації та локації з проживанням та орендою обладнання).

Додаток 2. Перелік потреб для організації #17NC2024.

Додаток 3 (Інформаційний). Райдер щодо організаційно-технічних умов проведення  #17NC2024.