ПРАВИЛА ТЕНДЕРУ

Замовник:

ХАРКІВСЬКА ОБЛАСНА МОЛОДІЖНА ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ

«ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА», код ЄДРПОУ 35698208.

Проєкт, в рамках якого проводиться тендер: CBPF-UKR-23-S-NGO-24998

УВАГА! Кінцеві дату та час прийому тендерних пропозицій ПРОДОВЖЕНО до 01.03.2024 – 18:00 год.

1. Загальні умови.

1.1. Дані Правила тендеру встановлюють порядок подання, відбору та реалізації заходів, пов’язаних з проведенням тендеру.

1.2. Мета тендеру – придбання наборів для проведення занять за методологією «Рух, ігри, спорт, креативність» («Movement, Games, Sports, Creativity» – «MGS»).

1.3. Учасник тендеру несе всі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням тендерної пропозиції. Замовник не несе відповідальності за будь-які витрати, понесені учасником тендеру, незалежно від проходження та результату процедури.

1.4. Замовник залишає за собою право власності на всі тендерні пропозиції, отримані в рамках цієї тендерної процедури. Учасники тендеру не можуть вимагати повернення їм своїх пропозицій.

1.5. Замовник залишає за собою право відхилити будь-який файл, який вважається недостатньо повним на момент оцінки тендерних пропозицій.

1.6. Надсилання тендерних пропозицій, запитів на роз’яснення здійснюється на e-mail Замовника: [email protected]

1.7. Результатом проведеного тендеру стане підписання разового договору про закупівлю з одним чи декількома обраними постачальниками.

2. Загальні відомості про товари.

2.1. Даний тендер складається з 4 (чотирьох) лотів:

2.2. Детальний опис запитуваних товарів, кількість одиниць в наборі міститься в Додатку №1 «Технічні специфікації».

2.3. Учасники тендеру мають право запропонувати кілька моделей на кожен лот за умови що вони відповідають вимогам, зазначеним у Додатку № 1.

2.4. Якщо учасники тендеру не можуть запропонувати моделі, які точно відповідають характеристикам, зазначеним у Технічних специфікаціях (Додаток № 1), учасники тендеру можуть подати пропозицію на модель, яка максимально наближена до характеристик, зазначених у вказаних специфікаціях.

3. Загальні умови поставки.

3.1. Товари повинні бути поставлені за рахунок постачальника за адресами вказаними в Додатку № 2   «Місця поставки». Детальні адреси будуть повідомленні переможцю тендеру в договорі, укладеному за результатом тендеру.

3.2. Товари повинні бути доставлені до місця поставки протягом 45 календарних днів з моменту підписання договору за результатами тендеру. У разі недотримання термінів поставки Замовник може розірвати договір або застосувати інші види санкцій, передбачені договором та законодавством.

3.3. Постачальник є відповідальним за вантажно-розвантажувальні роботи під час вивантаження доставлених товарів.

3.4. Субпідряд можливий виключно за письмовою згодою Замовника.

4. Упаковка.

4.1. Товар повинен бути поставлений в тарі та (або) упакований звичайним для нього способом (в оригінальній упаковці), що забезпечує збереженість та захист Товару під час звичайних умов зберігання та транспортування.

5. Порядок оплати.

5.1. Оплата здійснюється безготівковим шляхом. Перевага надається здійсненню поставки на умовах післяплати. Здійснення авансового платежу в розмірі частини вартості Товарів є можливим.

6. Строки проведення тендеру.

6.1. Тендер буде проводитись в наступні етапи:

*Орієнтовні дати / Усі години вказані в часовому поясі країни Замовника.

У зв’язку з необхідністю цей розклад може бути змінений Замовником в односторонньому порядку.

7. Подання тендерних пропозицій.

7.1. Тендерні пропозиції, супутні документи повинні бути складені українською мовою.

7.2. Цінова пропозиція повинна виражена з включенням усіх податків та можливих комісій в українській гривні (UAH).

7.3. Тендерні пропозиції, подані із запізненням, будуть відхилені та оцінюватися не будуть. Тим не менш, усі тендерні пропозиції, отримані після кінцевого терміну подання, будуть збережені Замовником.

7.4. Усі тендерні пропозиції повинні бути подані  в електронній формі, у форматі PDF, містити печатку та підпис керівника/уповноваженої особи учасника тендеру.

7.5. Адреса для надсилання тендерних пропозицій: e-mail Замовника.

8. Склад тендерних пропозицій.

8.1. Всі подані тендерні пропозиції повинні відповідати технічним вимогам щодо кожного лоту, що зазначені в Технічних специфікаціях (Додаток №1 ).

8.2. Тендерні пропозиції повинні містити наступні документи. Учасники, які не нададуть усіх документів, наведених нижче, та у запитуваних форматах, можуть бути виключені з процесу відбору: 

9. Питання та роз’яснення щодо тендеру.

9.1. У випадку якщо Замовник з власної ініціативи або у відповідь на запит учасника тендеру надає  або уточнює інформацію щодо тендеру, ця інформація буде надіслана в письмовій формі на електронну пошту учасника тендеру та одночасно передана всім іншим потенційним учасникам тендеру.

9.2. Учасники тендеру повинні надсилати свої запитання електронною поштою на e-mail Замовника у строк, зазначений в Етапі 2.

9.3. Приватні зустрічі між Замовником та учасниками тендеру до моменту Етапу 7 не проводяться.

9.4. Замовник має право, у разі необхідності, продовжити строк подання тендерних пропозицій, щоб надати учасникам тендеру достатньо часу для врахування будь-яких змін, які можуть бути внесені.

9.5. Проведення нарад з роз’ясненнями не планується.

10. Термін дії пропозицій.

10.1. Тендерні пропозиції повинні залишатися дійсними протягом 30 днів з кінцевої дати подання тендерних пропозицій. У виняткових випадках і до закінчення початкового терміну дії Замовник може запросити в письмовій формі продовження цього терміну на 40 днів. Учасники тендеру, які прийняли цей запит, не мають права в подальшому змінювати свою пропозицію. У разі відмови учасники тендеру припиняють участь у тендерній процедурі.

11. Зміна та відкликання тендерних пропозицій.

11.1. Учасники тендеру можуть змінити або відкликати свої тендерні пропозиції, письмово повідомивши про це до кінцевого терміну подання. Жодна тендерна пропозиція не може бути змінена після цієї дати.

11.2. Будь-яке повідомлення про зміну або відкликання має бути підготовлене, підписане, скріплене печаткою та подане відповідно до пункту 7. В темі листа має бути зазначено «зміна тендерної пропозиції» або «вилучення тендерної пропозиції». Відмова від участі є безумовною і припиняє будь-яку участь у тендерній процедурі. 

12. Оцінка тендерних пропозицій.

12.1. На цьому етапі здійснюється аналіз надісланих тендерних пропозицій та перевірка їх відповідності за змістом та вимогам тендерної документації.

12.2. Тендерна пропозиція вважається такою, що відповідає вимогам, якщо вона відповідає всім умовам, строкам та специфікаціям, що містяться в тендерній документації, без будь-яких суттєвих відхилень чи обмежень.

12.3. Суттєві відхилення або обмеження – це ті, які є невідповідними технічним специфікаціям, впливають на обсяг, якість або реалізацію тендеру, або які суттєво відхиляють чи обмежують права Замовника чи зобов’язання учасника тендеру та негативно впливають на конкурентну позицію учасників тендеру, які подали тендерні пропозиції, що відповідають вимогам. Тендерні пропозиції, які будуть визнані такими, що не відповідають вимогам, будуть відхилені.

12.4. Також на цьому етапі проводиться аналіз отриманих цінових пропозицій з метою визначення найнижчої цінової пропозиції.

12.5. Під час процесу оцінки, в інтересах прозорості та рівного ставлення, Замовник може звернутися до учасників тендеру з проханням письмово роз’яснити свою тендерну пропозицію протягом розумного періоду часу, не маючи при цьому можливості її змінити. Жоден із цих запитів на роз’яснення не повинен бути спрямований на виправлення будь-яких початкових помилок, що впливають на проведення тендеру або спотворюють конкуренцію.

12.6.     Замовник має право відвідати приміщення та оглянути запаси учасників тендеру, чиї пропозиції були попередньо відібрані перед остаточним відбором. Цей крок може вплинути на рішення Замовника, якщо спроможність учасника не буде визнана адекватною або сумісною із зазначеною в тендерній документації.   

12.7. Учасник тендеру буде визнаний переможцем якщо його тендерна пропозиція відповідає технічним вимогам, є найбільш економічно вигідною, беручи до уваги якість пропонованих послуг та ціну тендеру.

12.8. Замовник має право обрати переможця тільки на частину лотів/лоту.

12.9. Тендерні пропозиції будуть оцінюватися за наступними критеріями:

• Відповідність умовам, передбаченим тендерним оголошенням.
• Відповідність правилам та умовам Замовника.
• Цінова конкурентоспроможність.
• Спосіб та порядок поставки: терміни виконання, наявні запаси, тощо.
• Підтверджений досвід роботи у відповідній сфері діяльності: копії договорів, рекомендацій тощо.
• Умови оплати.

13. Підписання договору.

13.1. Договір, який підлягає підписанню з переможцем тендеру, надається Замовником. Договір є стандартним та відображає вимоги Замовника та його донорів.

13.2.     Протягом 3 (трьох) робочих днів після отримання договору обраний постачальник зобов’язаний його підписати.

13.3. Підписання договору здійснюється через сервіс електронного документообігу «Вчасно»  (https://edo.vchasno.ua/)

13.4. Якщо переможець тендеру не підпише договір протягом 3 (трьох) робочих днів, Замовник може, вважати визнання даного учасника переможцем недійсним і визнати переможцем учасника, який посів друге місце. 

13.5. Учасники, які не виграли тендер, будуть проінформовані електронною поштою протягом 10 (десяти) робочих днів з дати обрання переможця.

13.6. Переможець тендеру буде повідомлений електронною поштою про те, що його пропозиція прийнята. Перед підписанням договору між Замовником та переможцем тендеру, Замовник може запросити у переможця додаткові документи, які ще не були надані разом із тендерною документацією..

13.7.     Якщо переможець тендеру не надасть ці документи протягом 10 календарних днів з моменту повідомлення про визнання переможцем або якщо буде встановлено, що він надав неправдиву інформацію, він може бути дискваліфікованим а визнання його переможцем недійсним.

14. Скасування тендерної процедури.

14.1. Скасування тендерної процедури може відбутися у наступних випадках:

• Тендерна процедура була невдалою, тобто коли не було отримано адекватної, якісно чи фінансово прийнятної пропозиції або коли не було обґрунтованої відповіді.
• Докорінно змінено технічні або економічні елементи проекту.
• Виняткові обставини або форс-мажорні обставини унеможливлюють нормальне виконання проекту.
• Всі технічно прийнятні пропозиції перевищують наявний бюджет.
• Під час процесу були виявлені суттєві помилки, порушення або акти шахрайства, зокрема там, де вони перешкоджали добросовісній конкуренції.

15. Виключення учасника з тендеру.

15.1. Замовник виключає з цієї процедури будь-якого учасника тендеру в одному з наступних випадків:

•  Учасник намагається ввести в оману щодо інформації, наведеної в Особливих гарантіях учасника (Додаток № 4), перебуває в ситуаціях вказаних там або порушив ці гарантії.
• Учасник намагається вплинути на персонал Замовника у процесі вивчення, уточнення, оцінки та порівняння тендерних пропозицій, отримання інформації про хід процесу або впливу на Замовника у його рішенні про визначення переможця тендеру.

16. Зміст тендерного досьє.

16.1. Тендерне досьє містить такі елементи:

• Ці Правила Тендеру.
• Додаток 1 – Технічні специфікації.
• Додаток 2 – Місця поставки.
• Додаток 3 – Профіль учасника та анкета.
• Додаток 4 – Особливі гарантії учасника.
   

Додатки тут