Запит на надання цінових пропозицій для Національного Демократичного Інституту

Готельні та конференц-послуги

Дата публікації запиту: 7 листопада, 2023

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

Національний демократичний інститут (НДІ або Інститут) активно підтримує зусилля України щодо зміцнення демократичних інституцій і просування демократичних реформ шляхом підтримки ефективного управління та залучення громадян, зміцнення політичних партій і розвитку громадянського суспільства, моніторингу виборів і посилення участі жінок у політичному житті.

З метою підтримки власної програмної діяльності в Україні, та щоб переконатися, що розміщення в готелях та організація офлайн заходів під час дії воєнного стану відповідає внутрішнім правилам та процедурам, а також враховує місцеву безпекову ситуацію, NDI шукає професійних та надійних вендорів для надання готельних конференц-послуг у Києві та Київській області.

ЗАГАЛЬНИЙ ОГЛЯД

НДІ має намір закуповувати послуги авторитетних та кваліфікованих вендорів для надання послуг індивідуального розміщення в готелях та розміщення великих груп осіб, а також надання конференц-послуг в різних регіонах країни, якщо це дозволять вимоги безпеки.

ОПИС РОБОТИ

NDI має намір закуповувати конференц-послуги та послуги з розміщення в готелях класу 3, 4 та 5 зірок у Києві та Київській області.

NDI шукає готелі, які запропонують найкраще співвідношення ціни та якості, мають хорошу репутацію на основі попередньої співпраці та/або відгуків інших компаній, зручне розташування (поруч із медичними установами), наявність принаймні 2 конференц-залів (до 30 людей для невеликих заходів і від 100 осіб і більше - для форумів та інших великих заходів) з можливістю технічної підтримки заходу та забезпечення кейтерингу/харчування учасників. Очікується, що приміщення готелю мають надійне бомбосховище, генератори електроенергії на випадок відключення електроенергії та відповідають іншим вимогам безпеки NDI, якщо це необхідно. Очікується, що в готелях наявний номерний фонд для розміщення великих груп людей (одно- та двомісні номери), можливе надання послуг трансферу з/до авто/вокзалів або по місту/області, якщо це необхідно, а також можливе забезпечення гнучкості бронювання, ціноутворення та термінів оплати.

ТЕРМІНИ

Дедлайн для подачі заявок - 20 листопада 2023. Раннє подання заявок заохочується.

Очікується, що Договір вступить в дію наприкінці листопада 2023 року – на початку грудня 2023 року.

NDI залишає за собою право зв’язуватися з учасниками тендеру для отримання додаткової інформації та роз’яснень на основі поданної пропозицій після кінцевого терміну подання.

НЕОБХІДНІ КВАЛІФІКАЦІЇ ТА ВИМОГИ ДО ЗАЯВОК

Для того, щоб заява була розглянутою, потенційні вендори повинні подати пропозиції до НДІ у письмовому вигляді відповідно до дедлайну, зазначеного вище. У всіх заявках повинна бути вказана кваліфікація учасника, що підтверджує його/її здатність надати послуги, викладені у цьому запиті на пропозиції

Як мінімум, пропозиція повинна містити:

● Коротку інформація про готель;

● Інформацію про загальні заходи безпеки, вжиті готелем (наявність бомбосховища

та електрогенератора)

● Актуальні протоколи безпеки об'єктів готелю;

● Інформацію про категорію готелю

● Інформацію про кількість номерів у готелі;

● Інформацію про кількість і розмір залів для переговорів;

● Інформацію про інші зручності готелю;

● Адреса та розташування готелю;

● Фотографії бомбосховища;

● Інформацію про терміни, процедури бронювання та скасування заходу та готельних

номерів; умови оплати;

● Прізвища директора з продажу та генерального менеджера; і

● Будь-яка інша інформація, що стосується цієї пропозиції.

● Мінімум 2 професійні рекомендації

● ПІБ підписанта договору, реєстраційна та податкова документація;

● Детальна фінансова пропозиція щодо всіх витрат, пов'язаних з

послугами/товарами. Подання вартості послуг повинно бути в гривнях.

● Заповнений додаток до RFP

Якщо у Вас є будь-яка додаткова інформація, якою Ви хочете поділитись, будь ласка,

включіть її у Вашу заявку.

НДІ буде проводити оцінку заявок на основі таких критеріїв, як відповідність опису послуг, вартість послуг та умови оплати, професійний досвід та репутація. Зверніть увагу, що очікується, що обрані кандидати/ки підпишуть шаблонний Договір НДІ, приклад якого доступний за запитом.

Пропозиція повинна бути дійсною протягом 90 календарних днів з моменту завершення терміну подачі заявок.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ТА ЗАСТЕРЕЖЕННЯ

Будь ласка, надсилайте заявки українською мовою на електронну адресу

[email protected] до дедлайну, який зазначений в секції “Терміни” цього тендерного оголошення.

НДІ залишає за собою право відхилити будь-які чи всі заявки та просити вносити зміни у заявки до підписання Договору. НДІ не несе відповідальності за будь-які витрати, пов'язані з підготовкою, передачею або презентацією матеріалів, надісланих у відповідь на це тендерне оголошення. НДІ не надає гарантій щодо точності будь-якого елементу і не несе відповідальності за будь-яке використання, або опору на інформацію, надану у цьому оголошенні, а також за будь-які заявлені претензії. НДІ залишає за собою право вимагати від будь-якого потенційного підрядника укласти угоду про нерозголошення інформації. Вся інформація, надана НДІ у цьому оголошенні, може бути змінена в будь-який час.

Кандидати/ки повинні надати інформацію про будь-які відомі минулі, теперішні або майбутні відносини з будь-якими сторонами, пов'язаними з НДІ. Наприклад, кандидат/ка повинні повідомити, якщо в їхній наглядовій раді є члени/кині, які одночасно є, або були у минулому, членами/кинями ради НДІ або якщо кандидат/ка афілійовані (працівник/працівниця, волонтер/ка, член/киня наглядової ради, член/киня сім’ї являється працівником/працівницею, волонтером/волонтеркою, членом/кинею наглядової ради) з громадськими організаціями, яким НДІ надавав, надає чи планує надавати гранти.

Кандидат/ка також підтверджує, що запропоновані ціни були визначені самостійно та без цілі обмеження конкуренції з іншими кандидатами/ками, включаючи, але не обмежуючись дочірніми компаніями, і що ціни не були та не будуть свідомо розголошуватися будь-якому іншому кандидату/ці, якщо це не передбачено законодавством. Невиконання цих вимог може призвести до того, що НДІ доведеться переглянути своє рішення.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО НДІ

Національний Демократичний Інститут є некомерційною, неурядовою організацією, яка працює задля посилення демократичних інститутів у всьому світі шляхом залучення громадянського суспільства, сприяючи відкритості та підзвітності влади. НДІ підтримує зусилля з місцевої демократизації в Україні з 1992 року.

Для отримання додаткової інформації про НДІ, будь ласка, відвідайте: www.ndi.org.