Громадська організація «Фундація «Простір» в рамках грантового проєкту «Запровадження інноваційних механізмів ГІСМАОВК на рівні громад», що реалізується за підтримки Програми ООН із відновлення та розбудови миру, оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг організації та проведення конференції.

 Дата оголошення про тендер:  10 листопада 2021 р.

Термін подання тендерних пропозицій: 25 листопада  2021 р. до 15:00

Предметом закупівлі є послуги організації та проведення конференції в готельному комплексі «Роше Рояль» м. Святогірськ 3-5 грудня 2021 року відповідно наступних технічних вимог до предмета закупівлі, а саме:  

• оренда приміщення для заходу (пошук та оренда закритого приміщення площі не менш 100 кв м для проведення програмної частини конференції з 12:00 03 грудня, до  20:00  4 грудня 2021 року та 5 грудня до 12:00 з можливістю роботи в паралельних приміщеннях (2 приміщення не менш ніж 40 кв м з не менш ніж 2-ма екранами, проекторами та фліпчартами для роботи в групах відповідно до наданої замовником програми заходу) для розміщення 30 осіб відповідно до санітарних норм роботи в ситуації з COVID з забезпеченням стільцями та столами для роботи в групах);
• забезпечення проживання учасників 2 доби, 30 учасників;
• забезпечення запису онлайн-трансляції заходу через додаток ZOOM та підтримка зав’язків з учасниками конференції онлайн;
• забезпечення харчування учасників заходу (на кожну людину: 2 комплексні обіди, 2 кави-паузи зі стандартним меню, 2 вечері за стандартним меню, сніданок має бути включений в проживання в готелі);
• забезпечення учасників заходів канцелярськими наборами для заходу (стандартно: ручка та блокнот формату А4), оренда технічного обладнання повинна бути включена в оренду приміщення;
• відшкодування транспортних витрат учасникам заходів в обидві сторони (30 учасників);
• забезпечення фасилітаторів заходу канцелярським набором (2 упаковки маркерів по 4 шт, 2 пачки паперу для фліпчарту, 4 набори стандартних різнокольорових стікерів самоклійних, 1 пачка паперу формату А4, 2 мотка паперового скотчу);
• провести підготовчу роботу з учасниками (що включає: запрошення учасників засобами - телефон/факс/пошта/е-mail відповідно до критеріїв, наданих замовником; погодження з замовником списків учасників заходу перед його проведенням; контакт з учасником до заходу з метою уточнення присутності та питань логістики;  реєстрація учасників відповідно до наданої замовником форми; за підсумками заходу уточнення списку присутніх та їх контактів та розсилання на пошту всім учасникам заходу з метою подальшої підтримки зв’язків між ними).

Строк надання послуг: протягом 3-5 грудня 2021 року відповідно Договору надання послуг (буде заключений з переможцем протягом 3-х днів з дати затвердження результатів тендеру).

У вартість послуги повинна бути включено все, зазначене вище в основних технічних  вимогах.

Вимоги до постачальника послуг – учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України: постачальники, що мають досвід роботи у відповідній сфері, відповідні КВЕД для надання послуг, та можливість надати оригінали супроводжуючих документів з печаткою та підписом (договір на надання послуг, рахунок-фактура, акт виконаних робіт), мають досвід організації не менш 3-х заходів формату конференцій відкритого простору, світового кафе, тощо та не менш ніж для 30 осіб.

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документів, що підтверджують державну реєстрацію та податковий статус.
2. Лист зацікавлення, в якому викладено попередній досвід роботи по організації та проведенню конференцій не менше 1 року (форма довільна). Досвід роботи з партнерами ПРООН буде пріоритетом.
3. Щонайменше 2 (два) рекомендаційні листи від попередніх Партнерів / Клієнтів у сферах співпраці, що дотичні до цього технічного завдання.
4. Підписаний розрахунок ціни послуг.
5. Оригінал Рахунка-фактури.
6. Зразок договору надання послуг.

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення;
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення;
3. Якість опису послуг та відповідність очікуванням організатора;
4. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг.

Тендерні процедури

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected]  до 25 листопада 2021 року.

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності)  до 25 листопада 2021 року до 15:00  із зазначенням на конверті назви постачальника, «Запровадження інноваційних механізмів ГІСМАОВК на рівні громад», назва ГО куди надається – ГО «Фундація «Простір», за адресою: Луганська обл., м. Сєвєродонецьк, проспект Центральний, 59-А, офіс 509-А. Електронна версія документів має бути надіслана на пошту ПРООН [email protected]  з темою листа «Угода № RPP_2021_08_087_CR – відкритий тендер_Конференція».

 Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 15:00 25 листопада 2021 року, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця тендеру, відбудеться шляхом розгляду та перевірки наданих пропозицій  на відповідність умовам конкурсу, викладеним у тендерній документації.

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.  Дата засідання тендерного комітету для розгляду заявок та прийняття рішення має відбутися не пізніше 30 листопада 2021 року.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Оцінка та порівняння пропозицій

Для оцінки пропозицій використовуватиметься складна оцінка, що окрім ціни буде брати до уваги наявність та тривалість підтвердженого попереднього досвіду виконання подібних робіт, якість та складність наданих прикладів попередньо розроблених продуктів.

Максимальна кількість балів, яку може отримати пропозиція складає 200 балів. У разі, якщо пропозиція не набере мінімальну кількість балів за параметрами технічної оцінки без оцінки фінансової пропозиції (мінімально 50 балів), в такому її фінансова пропозиція оцінюватися не буде (фінансовій пропозиції буде присвоєно 0 балів).

Переможцем буде та пропозиція, яка набере найбільшу кількість балів. Договір буде заключено із учасником, який подав переможну пропозицію.

Керівник ГО «Фундація «Простір»

Кудрявцев С. О.

Виконавець:

 +38 050 848 77 92,  Яна Чанкотадзе

Цю Інструкцію з техничним завданням учаснику тендеру можна скачати у додатку нижче.