Проект USAID/ENGAGE запрошує  взяти участь у тендері і надіслати цінову пропозицію на надання послуг з організації і проведення форуму Integrity & Unity, що проводитиметься 27 жовтня 2018 року  для  1000 учасників – партнерів проекту ENGAGE.

Проект ENGAGE (Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement), що фінансується  USAID  та реалізується компанією Pact, Inc.  запрошує  взяти участь у тендері і надіслати цінову пропозицію на надання послуг з організації і проведення Форуму “Integrity & Unity”, що проводитиметься 27 жовтня 2018 року  для  1000 учасників - партнерів проекту ENGAGE.

Вимоги до подання пропозицій

Закупівля цих послуг здійснюється за рахунок програми міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (виду) товарів, робіт та послуг, зазначених у затвердженому Міністерством фінансів України Плані закупівель, як  звільнених  від ПДВ. Учасники тендеру мають подати пропозиції, що містять таку інформацію:

1. Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником компанії, що підтверджує зобовязання учасника тендеру відповідати умовам і вимогам, зазначеним у цьому запиті на подання пропозицій (ЗНП). У листі має бути зазначена особа з відповідними контактними даними, уповноважена підтримувати будь-яку комунікацію з компанією Pact  під час  розгляду і оцінки пропозицій.
2. Цінова пропозиція відповідно до наданого шаблону (див. Додаток 1).

 Ціна пропозиції має бути зафіксована в гривнях. Зверніть увагу, що оплата здійснюватиметься в українських гривнях відповідно до виставленого рахунку-фактури. В рахунку-фактурі необхідно виділити окремо сумму ПДВ, яка, однак, не сплачується відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Листа Державної податкової служби України від 1 березня 2012 р. №6125/7/12-1017.

 Термін подання пропозицій та інші вимоги

Зацікавлені сторони мають подати свої пропозиції разом із супровідним листом до 12:00, 7 вересня 2018 р., на електронну адресу: [email protected] В темі листа вкажіть, будь ласка, “ЗНП на організацію Форуму.”

Всі питання та уточнення щодо цього ЗНП надсилайте, будь ласка, на електронну адресу:  [email protected] не пізніше 27 серпня 2018 р., в темі листа вкажіть, будь ласка: “Питання щодо ЗНП на організацію Форуму.” Pact не зобов’язаний надавати роз’яснення з питань, отриманих після цієї дати. Відповіді будуть надані до 31 серпня 2018 р. Для забезпечення справедливості та прозорості тендерного процесу  Pact не може надавати попередню оцінку отриманих пропозицій. Всі питання та відповіді, а також інші важливі повідомлення під час проведення тендеру будуть надіслані всім заявникам, які надали відповідні запитання та оголосили про це на сторінці USAID/ENGAGE у фейсбуці www.facebook.com/usaidengage. Пропозиції, отримані після 12:00, 7 вересня 2018 р., не розглядатимуться.

Випуск цього ЗНП не є зобов’язанням з боку Pact щодо підписання  контракту. Pact залишає за собою право відхиляти будь-які або всі пропозиції, але в разі отримання прийнятних пропозицій,  Pact має намір випустити контракт. Pact може зупинити цей ЗНП в будь-який час на власний  розсуд.

Pact не несе жодної відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою або поданням  пропозицій.

Це відкритий тендер, інформацію про тендер можна знайти в засобах масової інформації.

Мова подання пропозицій

Пропозиції, всі документи та кореспонденція, пов’язана з цим ЗНП, повинні бути написані та подані українською або англійською мовами.

Переговори

Надсилайте, будь ласка, Вашу найкращу цінову пропозицію. Очікується, що контракт буде надано  виключно на основі оригінальних цінових пропозицій. Проте Pact залишає за собою право проводити переговори та/або вимагати роз’яснень та пояснень в процесі проведення тендеру, до ухвали договору.

Вся інформація, надана сторонами один одному протягом переговорного періоду, не розглядається як погоджена, перш ніж така інформація буде письмово зафіксована в договорі та підписана обома сторонами.

Приклади умов договору

Договір на цю закупівлю повинен містити, як мінімум, наступне:

1. Сторони Договору

“Виконавець” означає компанію, яка надає послуги за договором; “Замовник” означає “Pact, Inc.”, що впроваджує програму сприяння громадській активності «Долучайся!» (ENGAGE). Договір  має бути укладений між  ЗАМОВНИКОМ і ВИКОНАВЦЕМ.

2. Умови оплати

Умови та графік оплати будуть узгоджені з обраним підрядником.

3. Звільнення від сплати податку на додану вартість (ПДВ)

Оскільки Рact є виконавцем проекту (програми) міжнародної технічної допомоги, Pact оплачує товари та послуги згідно з рахунком-фактурою Виконавця та контрактом без податку на додану вартість (ПДВ) відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Міжурядовою угодою між Україною та США щодо гуманітарного, технічного та економічного співробітництва від 7 травня 1992 року.

4. Прийнятність постачальників

Будь-які закупівлі, що є результатом цього тендеру, будуть фінансуватися за рахунок USAID/ ENGAGE, і будуть підпадати під дію Федеральної системи регулювання закупівель (FAR) та правил USAID. Ніяке обладнання, матеріали чи послуги не мають право на фінансування USAID, якщо їх пропонує постачальник або субпідрядник, включений до будь-якого з списків  призупинених, заборонених або неприйнятних заявників, що використовуються USAID.

5. Антитерористичні виконавчі накази та закони США

Виконавцю нагадується, що виконавчі розпорядження США та закони США забороняють транзакції та надання ресурсів та підтримки окремих осіб та організацій, пов’язаних з тероризмом. Відповідальність за виконання цих розпоряджень та законів лежить на підряднику. Це положення повинно бути включено до всіх субпідрядних контрактів / рішень щодо надання субпідрядних договорів, виконаних відповідно до умов цього договору / угоди.

Загальна інформація про Форум

• Захід проводитиметься 1 день, в місті Києві.
• Приблизно 1000 учасників, 80% - з регіонів, 20% - з Києва.
• Захід включатиме в себе 10 зон, де учасники матимуть змогу обмінюватися досвідом, грати, знайомитися та спілкуватися. Програма заходу буде зосереджена на певних активностях та матиме конкретні результати навчання, які будуть визначені Замовником та розроблені разом з Підрядником.
• Місце проведення: Арт-Завод ”Платформа”.

Форум “Integrity & Unity”- це щорічне захід, який проводиться Pact, метою якого є підвищення обізнаності активістів громадянського суспільства щодо необхідності об’єднання та співпраці у вирішенні найбільш важливих проблем для українців та підвищення рівня їх залучення у вирішення цих проблем. Цього року головним завданням Форуму буде сформувати в учасників Форуму чітке розуміння, що їхнє об’єднання та контроль є найбільш важливими не тільки під час виборів, а навпаки - у повсякденному житті кожної громади. Вибори легітимують політичний вибір громадянина, але активна громадська участь відбувається поза виборами.

Захід буде проводитись у форматі анти-форуму, що означає, що Pact створює простір для навчання на основі принципу обміну особистим досвідом, співпраці та творчості. Ми надаємо учасникам можливість вільно обмінюватися інноваційними ідеями.

The USAID-funded Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement (ENGAGE) activity, implemented by Pact, Inc., is soliciting cost proposals for provision of support services during the “Integrity & Unity” Forum for ENGAE partners on October 27, 2018, for up to 1000 participants.

Proposal Submission Requirements

The procurement of services is made at the expense of the international technical assistance program and complies with the category (type) of goods, work and services indicated in the Procurement Plan for VAT-exempt purchases approved by the Ministry of Finance of Ukraine. Bidders will submit proposals that include the following information:

1. A cover letter signed by an authorized bidder representative, confirming the bidder’s promise to meet the terms and requirements specified in the request for quotations. The letter must designate a person, with relevant contact details, authorized to maintain any necessary communications with Pact, Inc. during the price quotations review
2. A price quotation according to the specific template (Annex 1 to the RFQ).

Quotations must be fixed prices in UAH. Please note that the payment will be effected in Ukrainian hryvnias in accordance with the issued invoice. The invoice must indicate VAT as a separate item, but no payment of VAT will be made in accordance with the Policy on Raising, Utilizing and Monitoring International Technical Assistance, as approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution 153, dated February 15, 2002, on Establishing a Single System of Raising, Utilizing and Monitoring International Technical Assistance and the Letter of the State Tax Service of Ukraine of March 1, 2012, No.6125/7/12-1017.

Quotations Submission Deadline and Other Requirements

Interested parties should submit their quotations in a form of expression of interest, followed by cost proposal (quotation) by 12:00 on September 7, 2018, to [email protected] with the subject: “RFQ for Forum”.

Questions regarding this RFQ may be sent to [email protected] no later than August 27, 2018 with the subject: “Questions re: RFQ for Forum.” Pact has no obligation to provide clarifications to questions received after this date. Replies will be provided by August 31, 2018. To ensure fairness and transparency of the selection process, Pact cannot give a prior opinion on proposals. No individual replies will be given to questions. All questions and answers as well as other important notices during the selection process will be sent to all bidders who submitted questions, as appropriate, and announced on the USAID/ENGAGE Facebook page www.facebook.com/usaidengage. Proposals received later than 12:00, September 7, 2018, will not be considered.

The release of this request for quotations does not constitute an obligation on the part of the Pact, Inc. to award a contract. Pact, Inc. reserves the right to reject any or all proposals. Nevertheless, it is the intention of Pact, Inc. to issue a contract, if it receives acceptable offers. Pact, Inc. can terminate this request for quotation at any time at its discretion.

Pact, Inc. is in no manner responsible for any of the costs associated in the preparation or submission of any proposals.

 The Bid is open, information about it can be found in mass media.

 Language of quotations

The proposal, all documents, and correspondence related to the RFQ must be written and submitted in Ukrainian or English.

Negotiations

Best price quotations are requested. It is anticipated that contract award will be made solely on the basis of these original quotations. However, Pact, Inc. reserves the right to conduct negotiations and/or request clarifications and explanations prior to the award.

All information provided by the parties to each other during negotiation period is not considered as agreed on terms before it is written in the contract and signed by both parties.

Sample Terms

Sample Terms of Contract

The contract for this procurement should at a minimum include the following:

1. Parties of the Contract

The “Contractor” means the company providing the services under the contract; the “Customer” means Pact, Inc., which implements the Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement (ENGAGE) activity. The contract should be concluded between the CONTRACTOR and the CUSTOMER.

2. Payment Schedule

Payment terms and schedule will be negotiated with the selected contractor.

3. Exemption from Payment of Value Added Tax (VAT)

Since the Customer is an implementer of an international technical assistance project (program), it shall pay for the goods and services according to Contractor’s invoice and contract without Value Added Tax, in accordance with the Policy on raising, utilizing and monitoring international technical assistance approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution 153, dated February 15, 2002, as amended, and the Intergovernmental U.S.-Ukraine Agreement on Humanitarian and Technical and Economic Cooperation of May 7, 1992.

4. Eligibility of Suppliers

Any procurement resulting from this tender will be financed by USAID/ENGAGE and will be subject to Federal Acquisition Regulation (FAR) and USAID regulations. No equipment, materials, or services shall be eligible for USAID financing, if offered by a supplier or subcontractor included on any list of suspended, debarred, or ineligible bidders used by USAID.

5. S. Anti-Terrorism Executive Orders and Laws

The Contractor is reminded that U.S. Executive Orders and U.S. law prohibits transactions with, and the provision of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. It is the legal responsibility of the Contractor to ensure compliance with these Executive Orders and Laws. This provision must be included in all subcontracts/decisions to award subcontracts executed under terms of this contract/agreement.

General Information About the Forum

• 1-day event in Kyiv City.
• Approximately 1000 participants, 80% will come from the regions, 20% from Kyiv City.
• The activities will include 10 zones where participants will have a chance to exchange, play, meet, network, and exhibit. The activity will be focused around specific themes and will have specific learning outcomes, which will be identified by the Customer and elaborated with the Contractor.
• Venue: Art-Zavod “Platforma”.

“Integrity & Unity” Forum – is an annual event conducted by Pact, which aims to raise awareness among civil society activists of need to unite and cooperate around the most important problems of the Ukrainian society and to increase the level of their engagement in solving of these problems. This year main goal of the Forum will be to build strong understanding among the participants that their mobilization and oversight are of the most importance not only during elections, but quite a contrary - in everyday life in every community.  Elections are legitimizing citizen’s political choice, but active civil participation is happening beyond elections.

The Forum will be held in unconference format, which means that ENGAGE creates space for peer-to-peer learning, collaboration and creativity. We give participants the opportunity to have an unfiltered exchange of innovative ideas.