1. Інформація про організацію, яка проводить тендер на вибір організації

МБФ «СНІД Фонд Схід-Захід» (AIDS Foundation East-West — AFEW-Україна) – неурядова гуманітарна організація, яка працює в сфері громадського здоров’я з січня 2001 р. Наші проекти охоплюють Україну, Молдову, Білорусь та Грузію. AFEW-Україна є частиною міжнародної мережі незалежних організацій Східної Європи та Центральної Азії з Секретаріатом в Нідерландах.

Наша місія полягає в зменшенні впливу ВІЛ/СНІДу та інших соціально небезпечних захворювань через використання інноваційних та проактивних підходів, через активний міжнародний та регіональний обмін досвідом, підвищення потенціалу місцевих урядових та неурядових організацій.

Важливою частиною програм, що впроваджуються МБФ «СНІД Фонд Схід-Захід» (AIDS Foundation East-West — AFEW-Україна), є проведення тренінгів, конференцій та робочих зустрічей з метою навчання та обміну досвідом з представниками партнерських державних та неурядових організацій.

2. Опис Послуги

Назва послуги: «Організація та логістична підтримка міжнародної конференції»

Дати: 18-20 листопада 2015 р. (дата може змінюватись в залежності від наявності місць у готелі)

Місце проведення: м. Київ (готельний комплекс «Русь»)

Кількість учасників: 220 осіб

Послуга має включати:

1)      Транспортні послуги:

компенсацію проїзду учасників, транспортування необхідного обладнання матеріалів з/до Києва до/з місця проведення заходу, трансфер для учасників до місця проведення тренінгу з/до вокзалу та з/до аеропортів “Бориспіль” та “Київ” (за необхідності). Очікується близько 150 учасників з різних регіонів України.

2)      Організацію проживання учасників (одномісне розміщення):

• 150 осіб – проживання з 18 по 20 листопада (з раннім заселенням)
• 30 осіб – проживання з 17 по 21 листопада (з раннім заселенням)

3)      Забезпечення харчування учасників:

• сніданок, обід та дві кава паузи в день
• в перший день конференції – фуршет (з алкоголем) замість вечері

4)      Оренда залів:

• 1 великий конференц-зал на 220 осіб (3 повні дні)
• 2 середні конференц-зали на 100 осіб (3 повні дні)
• 1 середній конференц-зал для облаштування виставки (1 день)

5)      Закупівля канцелярського та іншого необхідного для проведення заходу обладнання;

А також вирішення поточних організаційних питань на місці під час проведення заходу.

Умови оплати – 80% передоплата.

Перевага буде надаватись компаніям з досвідом роботи в організації заходів не менше 5 років та при наявності рекомендацій/схвальних відгуків інших клієнтів.

3. Організаційні вимоги

3.1 Наявність досвіду роботу у сфері логістичної підтримки заходів.

3.2. Юридична особа за законодавством України.

4. Ключові критерії оцінки конкурснихзаявок:

• повнота та якість поданої заявки;
• вартість надання послуги;
• умови оплати;
• строки та умови надання послуг;
• досвід надання відповідних послуг (в т.ч. рекомендації/ схвальні відгуки клієнтів).

5. Зміст конкурсних Заявок

 Учасники повинні включати таку інформацію до конкурсних Заявок:

1. Інформація про компанію-провайдера (Додаток №1) та копії реєстраційних документів.
2. Цінова пропозиція (Додаток №2).
3. Рекомендаційні листи, відгуки від інших клієнтів (додатково, є перевагою).
4. Будь-які інші документи, що, на Вашу думку, можуть бути корисними у прийнятті рішення.

6. Інструкція з підготовки та подання Заявок

1. Ціни повинні бути вказані у гривні, з урахуванням ПДВ.
2. В заявці необхідно вказати чи є можливість забронювати номери та зали в готелі «Русь» на ці дати. Якщо ні, то які дати є вільними.
3. Кінцевий строк подання заявок – 18:00 12 травня 2015 р. Жодні пропозиції, отримані після встановленого терміну, не розглядатимуться.
4. Пропозиції, подані відповідно до цього оголошення та згідно з положеннями, визначеними у документах, що додаються, оцінюватимуться, виходячи із параметрів якості та цінових показників, з урахуванням усіх витрат, включаючи суми податків.
5. Переможця тендеру буде обрано на засіданні тендерного комітету, яке відбудеться не пізніше 18 травня 2015 р. року після їх детальної технічної, фінансової та правової оцінки. Протягом 3 (трьох) робочих днів з моменту прийняття такого рішення організатор проінформує переможця конкурсу у письмовій формі.
6. Заявки (пропозиції) повинні направлятися: поштою, кур’єром, електронною поштою, або факсом виключно за адресою:

МБФ «СНІД Фонд Схід-Захід» (AIDS Foundation East-West — AFEW-Україна)

вул. Саксаганського, 30, оф.9

01033 Київ, Україна

Тел./Факс: +38 044 289 2734, 287 2026

e-mail: [email protected]

до уваги Андрія Халамендика

7. У якості організатора тендеру МБФ «СНІД Фонд Схід-Захід» (AIDS Foundation East-West — AFEW-Україна ) залишає за собою право вимагати від Заявників надання додаткової інформації на підтвердження відповідності встановленими критеріям згідно із вимогами, визначеними організатором тендеру у конкурсній документації.
8. МБФ «СНІД Фонд Схід-Захід» (AIDS Foundation East-West — AFEW-Україна ) залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яку конкурсну заявку відповідно до документації і власних Політик і Процедур та право припинити процедуру тендеру й відмовитися від всіх Заявок у будь-який час до укладення договору, не несучи, при цьому, ніякої відповідальності перед учасниками тендеру.

Будь-які запитання стосовно цього тендеру мають надсилатися лише у письмовій формі електронною поштою. Адреса електронної пошти: [email protected]

Детальна інформація щодо тендеру у додатку або за посиланням - http://afew.org.ua/wp-content/uploads/2015/04/Tender_Announcement-on-National-Conference_final.docx.