У середині липня команда Фонду родини Богдана Гаврилишина запустила освітній проєкт «Креативна молодь змінить Україну». Це 8-тижневе інтенсивне навчання проєктному менеджменту для молоді, яке проводиться вже другий рік поспіль у співпраці та за підтримки Українського культурного фонду. Проєкт розроблявся як офлайновий, оскільки передбачає активну комунікацію між учасниками, вчить співпрацювати в команді та спільно знаходити креативні рішення. Але цього року команді довелось зробити його повністю онлайновим! Тож запрошуємо читати абсолютно практичні поради від тренерів проєкту про те, що варто врахувати під час організації освітнього проєкту онлайн, щоб зробити його ефективним, живим і цікавим.

Поради від Діни Волинець,

спеціалістки з питань стратегічного розвитку та проєктного менеджменту, методолога та тренерки проєкту «Креативна Молодь Змінить Україну».

Візуальна картинка 

Якщо у вас передбачається навчання, де більше говорить спікер, а ви — не спікер, тоді, звичайно, можна сидіти і з вимкненою камерою. В усіх інших випадках вимикати камеру — не дуже коректно, адже іншим людям важливо бачити вас і реакцію вашого обличчя, щоб зрозуміти, чи все йде так, як заплановано. Якщо вам потрібно тимчасово відлучитись і ви берете пристрій із собою, тоді краще вимкнути камеру, щоб інших не знудило від того, що зображення хитається.  

Я не адепт наведення повного марафету для онлайну, бо і в реальному житті майже не роблю макіяж, але зачесатись та одягнути чисту футболку — це мінімум, що ви можете зробити з поваги до колег та учасників. Низ теж бажано вдягати, адже ви ніколи не знаєте, чи знадобиться вам раптом встати, а може, ваш девайс впаде.  

Фон краще обрати однотонний, або скористатися віртуальним, якщо дозволяє програма (хоча, віртуальний фон сильно тягне інтернет). Якщо на задньому фоні буде забагато деталей, учасники процесу відволікатимуться на його розглядання. 

Технічна частина 

За 10-15 хвилин до дзвінка варто перевірити, чи в робочому стані ваш девайс, чи достатня швидкість інтернету (в мережі існує маса сервісів на кшталт speed test), перевірити налаштування відео та аудіо. Якщо виникнуть проблеми, ви матимете час, щоб їх вирішити чи попередити колег заздалегідь і не відбирати час на зустрічі.  

Під час входу до дзвінка бажано вимкнути мікрофон та камеру (можна вибрати таку опцію за замовчуванням у налаштуванні програми, якою ви користуєтесь), щоб зайняти зручне місце і не відволікати колег у процесі. 

Під час дзвінка краще використовувати гарнітуру, щоб комп’ютер не захоплював зайвих звуків і не дублював звук як ехо (ви цього можете не почути, але всі решта точно не зрадіють таким звуковим ефектам). Коли ви не говорите, вимикайте мікрофон. 

Перед початком дзвінка добре закрити всі вкладки в браузері та месенджери, які можуть надсилати вам повідомлення, щоб вони не відволікали вас і не заважали іншим.  

Якщо ви плануєте демонструвати презентацію чи екран, завжди вибирайте опцію «поділитись екраном — поділитись додатком», щоб на екрані ваших колег не випливали робочий стіл та всілякі повідомлення, а демонструвався лишей той додаток (презентація, браузер), який ви вибрали. 

Поведінка 

Не забувайте, що вас усі бачать, контролюйте свої рухи, при цьому використовуйте жести та міміку для зворотного зв’язку або щоб виразити підтримку тому, хто говорить.  

Пам’ятайте про повагу — не перебивайте! Добре було би домовитись про систему візуальних сигналів на початку дзвінка — підняти руку, показати лайк тощо. 

Намагайтесь не відволікатись на листи, телефон та інші справи під час зустрічей. Якщо таки втратили хід розмови, краще вибачитись, але попросити повторити. 

Допоміжні інструменти 

Як і під час офлайнових зустрічей, добре, якщо те, про що говорили, не загубиться. Якщо ваша зустріч навчальна, то краще її записати, якщо на це погодились усі учасники зустрічі. Якщо ви не хочете, щоб інші учасники зустрічі її записали, то встановіть відповідне обмеження в налаштуваннях.  

Якщо зустріч робоча, добре, якщо хтось веде протокол, до якого в усіх є доступ. Для цього можна використовувати гугл документи, щоб усі були згодні з тим, що там усе правильно вказано.  

Візуалізацію ніхто не відміняв, вона допомагає краще фокусуватись на контенті. Тому буде добре, якщо ви використовуватимете якийсь із аналогів білої чи фасилітаційної дошки в онлайні (я користуюсь Miro).

Корисні відео для вас:

• Візуалів і тих, хто краще сприймає інформацію на слух, запрошуємо дивитись відео від Діни Волинець Навчальний етикет в онлайні
• Як працювати в Miro – онлайн фасилітаційна дошка
• Google-документи: базові знання

Загальні рекомендації 

Намагайтесь не затягувати зустріч довше ніж 1,5-2 години. Що п’ятнадцять хвилин проводьте активності, які би фокусували увагу учасників — пропонуйте їм помалювати на екрані презентації, влаштовуйте перекличку, опитування, ігри тощо.  

Пам’ятайте, що онлайн — це лише інструмент. Головне в процесі комунікації — люди. Щоб учасники були ефективними, їм має бути комфортно та цікаво.  

Поради від Анни Гладкої,

тренерки з проєктного менеджменту та дизайн мислення, тренерки проєкту «Креативна Молодь Змінить Україну».

Залучайте учасників до активної роботи 

В онлайні учасники втомлюються набагато швидше, відчуття групи не таке сильне, дуже легко відволіктися та «зависнути», коли сидиш перед екраном, а не разом із іншими у тренінговій кімнаті. До того ж в онлайні більше часу йде на формування довіри та зв’язків між учасниками групи, а для ефективної роботи це вкрай важливо! Втім є кілька рецептів, як ці ризики мінімізувати. 

По-перше, постійно залучайте учасників до активної роботи, дискусій, виконання практичних завдань. Навіть якщо даєте теоретичний інформаційний блок, залучайте учасників за допомогою запитань по темі, пропонуйте поділитись досвідом, а він точно є і він — суперцінний, і при такому підході учасники матимуть значно менше шансів «зависнути» та вилетіти з процесу. По-друге, якщо навчання триває певний проміжок часу, то важливо підтримувати групу між модулями (зустрічами), ініціювати якісь обговорення, ділитися корисними матеріалами, пропонувати різні ігри для знайомства. 

Створюйте правила «нетикету»

На початку навчання варто проговорити всі правила «нетикету» (етикет онлайн) для вашої групи, щоб усі учасники працювали ефективно й комфортно та не відволікалася на зайві речі. Звичайно, існують загальноприйняті правила, такі як увімкнена камера та вимкнений звук або виключені зайві повідомлення на девайсі. А є й такі, що формуються в процесі саме у вашій групі. Так, в одній із моїх груп зовсім не працює електронна рука, і, якщо ми хочемо щось сказати, то демонструємо це фізично піднятою рукою.

Враховуйте плюси онлайн-навчання

Переваг онлайн-навчання, насправді, існує дуже багато. Це економія часу та ресурсів на дорогу, проживання, інші логістичні питання, на ту саму канцелярку (скільки паперу ми економимо!). Завдяки онлайну два рази на тиждень наша група з усієї України збирається, щоб прокачати свої скіли з проєктного менеджменту, і ми зовсім не відчуваємо відстані. Зустрічі онлайн — це певний вихід із зони комфорту, який нам також дає змогу розвиватися та покращувати свої м’які навички, ми стаємо більш гнучкими, краще справляємося з умовами невизначеності та легше сприймаємо нове. Всі наші напрацювання залишаються зафіксованими і доступними для кожного з членів команди (google docs, miro), тоді як на живих тренінгах багато цінної інформації залишається на аркушах фліпчарту.  

Підлаштовуйтеся під обставини і не панікуйте!

Кількість учасників може бути різною. Важливіше — правильно дібрати формат навчання з огляду на кількість учасників. Звичайно, комфортно працювати, коли група складається з 15-18 осіб, тоді можна поділити її на малі підгрупи і працювати і в великій групі, і в малих для виконання практичних завдань, а потім буде простір та час, щоб обговорити напрацювання кожної групи та поділитися досвідом. Але не завжди ми маємо ідеальні умови — якось іще на початковій стадії карантину до мене на тренінг, на який було запрошено 20 людей, прийшло 67 (люди просто поділились із іншими посиланням). Ми з колегою швидко розробили «план Б» — і все спрацювало. Головний рецепт — давати учасникам проявити себе, об’єднувати їх у малі групи, де буде для цього простір та можливість, і не панікувати!

Час — одне з ключових питань

Онлайн-навчання точно не має тривати більше ніж 3,5 години на день із перервою, інакше ефективність дорівнюватиме майже нулю. Оптимальний графік — 1,5 години, півгодинна перерва і ще півтори години. Якщо є можливість обмежитися 1,5 годинами на день — це взагалі буде ідеальний сценарій! 

Корисні відео:

Zoom – інструмент для відеодзвінків та групових обговорень

Поради від Ярослава Белінського,

графічного дизайнера, експерта із візуальних комунікацій та брендингу, тренера проєкту «Креативна Молодь Змінить Україну».

Бачити кожного 

Якщо ви не мали попереднього досвіду проведення тренінгів в онлайні, то перше, з чим ви можете стикнутися, — це неможливість бачити вашу аудиторію, поки ви показуєте презентацію на екрані. Розмовляти зі слайдами на екрані свого комп’ютера може видатись божевіллям. До того ж ви не бачите облич та реакцій ваших студентів, тож не можете оперативно реагувати на зміну настрою групи. Звісно, це завдання частково допоможе вирішити асистент, який стежитиме за групою, поки ви показуєте слайди, та попереджатиме вас у персональному чаті. Але я для себе знайшов краще рішення! Для цього потрібно два комп’ютери. На одному (ноутбуці) я показую слайди та дивлюсь нотатки з тренінгу, а на другому (комп’ютері з великим екраном) — бачу свою групу та обличчя всіх учасників. Звісно, для цього потрібно створити два акаунти, під якими ви будете заходити в онлайн. Щоб не дублювати свою персону (бо скидатиметься на роздвоєння особистості), можна на кожне заняття обирати аватар відомої людини, яка буде натхненням для групи та до якої ви можете «прив’язати» тему тренінгу (Стів Джобс, Альберт Ейнштейн, Нікола Тесла).

Візуальна карта тренінгу 

Кожен професійний тренер, коуч або фасилітатор готується до тренінгу, прописуючи текстову та візуальну частину (слайди), структуру, таймінг та динаміку навчальної сесії. Особисто мені дуже допомагає візуальне кодування. Перед кожним заняттям я малюю візуальну карту свого тренінгу, де розставляю акценти, та за допомогою символів, знаків, різних шрифтів та кольорів роблю собі зручний «дороговказ», який веде мене від початку до кінця. Це, певною мірою, схоже на метод майнд-меппінгу (картування думок), але має більш чітку та визначену структуру. Звичайно, майнд-меппінг використовують на початковому етапі роботи, коли у вас ще не має загального розуміння вашої ідеї (проєкту). Я, навпаки, роблю візуальну карту, коли вже є пропис тренінгу і підготовлені всі слайди. Така карта дає змогу суттєво скоротити час та зусилля на сприйняття інформації (це надзвичайно важливо під час тренінгу), бо декодування візуальних знаків відбувається значно швидше, ніж читання тексту. До того ж на одну сторінку такої карти можна вмістити десяток сторінок деталізованого опису тренінгу.

Продумані технічні моменти, творчий підхід, взаємоповага, залучення до навчального процесу кожного учасника — це основні кити, на яких триматиметься ваш онлайн-проєкт. А по завершенні обов’язково збирайте відгуки учасників, адже це дасть вам розуміння, наскільки корисним і цікавим було навчання і що варто підкоригувати на майбутнє. Бажаємо вам онлайн-успіхів!