Перші місяці нового року найкращий час для підбивання підсумків року попереднього, тому й не дивно, що один за одним з’являються річні звіти різних громадських організацій. Хто ще не встиг цього зробити або у процесі написання, можливо, подана нижче інформація стане вам у пригоді.

Звернемося до естетики оформлення тексту. Якщо ви починаєте роботу з вордівським текстом з уніфікації, перевірте, щоб у вашому документі були однакові шрифт, кегль, міжрядковий інтервал, вирівнювання тексту, колір тексту, абзаци. Звичайно, можна обрати різні параметри для різних складових тексту, головне, щоб вони також були уніфіковані, перевірте себе:

• заголовки
• підзаголовки
• основний текст
• цитати
• підписи до цитат
• цифри
• примітки
• тексти в рамках
• таблиці
• довідкова інформація. 

Не завадить протестувати на уніфікованість шрифтів/кеглів/міжрядкових інтервалів/абзаців і зверстаний текст. Додатково перевірте:

• кольорову гаму, яка використовується в тексті (якщо постановили робити всі заголовки зеленими, то не допускайте винятків)
• стиль оформлення основного тексту та додаткових блоків
• кількість колонок на сторінці
• стиль іконок та інших графічних елементів, навіть їхню наявність.

Уніфікації також потребує й однотипна інформація, яка трапляється у звіті. Перевірте себе:

• назви організації, партнерів, донорів, державних установ тощо;
• скорочення назв організації, партнерів, донорів, державних установ тощо;
• прізвища, імена, по батькові
• одиниці виміру, цифри
• назви типових розділів
• булліти

Поради:

1. Визначтеся, яку назву організації ви будете використовувати (це стосується насамперед тих ГО, назви яких містять слова іноземними мовами), – слово-оригінал чи транслітерацію українською.

2. Не полінуйтеся перевірити правильне написання організації чи установи, наприклад, на їхньому офіційному сайті. Так, у побутовому вжитку поширена назва АРМА – Агентство з розшуку та менеджменту активів (до того ж пишуть усе з великої літери, хоч це помилка), тоді як правильна назва установи – Національне агентство України з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів. Те ж стосується назв іноземних організацій або донорів, з якими ви працюєте, наприклад: USAID – Агентство США з міжнародного розвитку.

3. Визначтеся, що саме і як саме ви будете скорочувати. Але скорочення вживайте тільки після того, як вже одного разу використали повну назву, бо «карнавал» абревіатур навряд чи додасть інформативності вашому звіту: представники МНС зустрілися з колегами МЗС для обговорення основних положень ПЛЗЛПР 2020 – коротко, але не дуже ясно. Зазвичай після першої повної назви вживають у дужках скорочення, яке буде використовуватися надалі, наприклад: Міністерство охорони здоров’я України (далі – МОЗ).

4. Визначтеся, яку форму ПІБ ви будете використовувати, дотримуйтеся її протягом усього тексту: ім’я + прізвище, ініціали + прізвище, перша літера + прізвище, прізвище + ініціали, прізвище + ім’я – варіантів багато, головне, щоб ви обрали один і дотримувалися його. Зверніть увагу, що між ініціалами ми ставимо пропуски, але бажано, щоб вони були нерозривними: Т. Г. Шевченко, а не Т.Г.Шевченко чи Т.Г. Шевченко. Нерозривні пропуски допоможуть уникнути розриву ініціалів та прізвища при переносі. Я для цього використовую комбінацію клавіш Enter+Ctrl, але в Google-документах це не працює – майте на увазі.  

5. Визначтеся, що ви будете робити з одиницями виміру, – скорочуватимете їх чи писатимете повністю, тобто у вашому тексті житимуть грн чи гривні ;) І дотримуйтеся цього протягом тексту. Пам’ятайте, що грн, млн, млрд пишемо без крапки, але в тис. її не варто губити, а щоб не заплутатися з такими датами, як 2012–2013 рр., раджу використовувати скорочення рр., а не років/роки/роках і т. д.

6. Якщо ви багато оперуєте числами, особливо великими, прийміть рішення, чи вживатимете багато циферок, чи послуговуватиметеся скороченням, наприклад: 1 000 грн або ж 1 тис. грн.

7. Чи варто ставити пропуск усередині чисел? Український правопис цього не передбачає, проте для зручності прочитання можна відділити тисячі від мільйонів, але не забудьте про нерозривний пропуск, щоб раптом складові одного показника не опинилися в різних рядках, наприклад: 1 000 000 грн. До речі, уживання коми для відділення мільйонів від тисяч і десятків – це не українська, а радше запозичена традиція, тому уникайте цього.

8. Що робити з дробовими? Ставте між ними не крапку, а кому, як нам каже правопис, наприклад: 2,7, а не 2.7. До речі, пропусків між складовими дробового числа не потрібно.

9. Зверніть увагу, що типову інформацію про результати різних проектів варто структурувати однаково. Наприклад, оберіть один з варіантів та дотримуйтеся його протягом усього тексту:

Мета проекту – визначити, проаналізувати, змінити… 

Метою проекту є визначити, проаналізувати, змінити…

Мета проекту – визначення, аналіз, зміна…

Метою проекту є визначення, аналіз, зміна…

10. Стежте, щоб у тексті використовувалися однакові маркери – булліти, особливо, якщо їх є кілька рівнів. У верстці не забудьте перевірити, чи вони не загубилися, а також чи для них використано однакові іконки на різних рівнях.

На завершення кілька речей, на які я як коректор звертаю особливу увагу і за які мене страшенно не люблять ті, хто потім вносять правки у верстку.

«Та хто на це взагалі звертає увагу?» – можете подумати ви, забувши поставити пропуск між комою і наступним словом або використавши дефіс замість тире. Але уявіть собі – звертають!

Тире – , а не дефіс - . Зверніть увагу:

1. Тире – це пунктуаційний знак, який ми використовуємо в реченні між різними словами, він довший, ніж дефіс -, з обох боків від слів відділяється пропусками, тобто правильно тире – це знак, а не тире–це знак або  тире-це знак / тире - це знак. А от у словах з дефісом не варто вживати зайві пропуски: суспільно-політичне життя, а не суспільно - політичне життя.

2. У вордівському файлі тире зазвичай ставиться автоматично, якщо ні, то можна скористатися комбінацією клавіш, наприклад: особисто в мене не працює комбінація Ctrl+ Alt+ -  або Alt потім 0151, але 2013 потім Alt+X дає бажане тире.

3. Якщо ви працюєте з Google-документами, майте на увазі, що в них тире автоматично не ставиться, тому доведеться скористатися альтернативою.

Однакові лапки («…» – типові для української або ж “…”, головне, щоб їх використання в тексті було уніфіковане).

Пропуски між словами. Вони повинні бути, бажано по одному, інакше при вирівнюванні по ширині в тексті з’являться нерівномірні дірки, проблеми з дірками можуть виникнути і тоді, якщо самостійні слова в тексті пов’язані нерозривними пропусками (про ініціали та прізвища йшлося вище).

Також не забувайте про пропуски в таких позиціях:

• після коми: усі завдання, поставлені на початку проекту, виконано… (а не: усі завдання,поставлені…)
• після крапки: виконано. Наступний крок… (а не: виконано.Наступний крок…)

«Лайфхак». Щоб не заплутатися в різних «естетичних» правилах, встановлених для текстів, з якими ви працюєте, ви можете скласти списки для перевірки за допомогою Ctrl + F. Особливо це стосується написання одиниць виміру, «виловлювання» зайвих пропусків або їх відсутності, а також назв різних установ або термінів.

Підготувала Мар’яна Добоні,

кандидат філологічних наук,

менеджер з комунікації

ГО «Ліга інтернів»