Епістолярний стиль не помер, він еволюціонував. Зараз ми активно користуємося електронною поштою для формальної та неформальної комунікації. В особистих листах ми можемо «бути собою» в тій мірі, наскільки це дозволяє рівень стосунків із адресатом. А от в офіційному листуванні є чіткі правила етикету, які можуть стати запорукою успіху. Давайте пройдемося деякими з них.

Ваш e-mail – ваше обличчя. В школі вам говорили про це в контексті щоденників та зошитів, а зараз це актуально для електронної пошти. Адреса e-мейлу повинна бути зрозумілою та «адекватною». Зазвичай у формулюванні адреси варто використовувати прізвище та ім’я або ініціали.

Привітання та підпис. Починати текст листа слід із привітання, а завершувати підписом. Це правило є нестаріючою класикою. Як привітання в електронних листах краще використовувати фрази, які не вказують конкретно на пору доби (вітаю, доброї пори доби), оскільки ви не знаєте точний час прочитання вашого листа або може бути різниця в часі, якщо це лист в іншу країну. Щодо підпису, то зазвичай це ваше прізвище та ім’я, контакти та ввічливе побажання (з повагою, з найкращими побажаннями та інші). Функціонал поштових скриньок дозволяє зробити шаблон підпису, який автоматично прикріплюватиметься до ваших листів. Це зручно та економить час. Шукайте цю функцію у налаштуваннях.

Зустрічають по темі… Кожен лист обов’язково повинен містити тему, в якій вам потрібно коротко і чітко передати суть листа. Це допоможе адресату зрозуміти, що це за e-mail. Крім того, листи з пустою темою часто потрапляють у спам. Якщо ви надсилаєте резюме або подаєте заявку на конкурс, в описі може бути вказана тема, яку необхідно зазначити. Не варто міняти тему листа, якщо вся наступна переписка входить в її рамки. Це допомагає краще сортувати листи та не загубити нічого важливого. І, навпаки, якщо ви відправляєте одному й тому ж адресату інформацію, що стосується різних сфер, то  розбивайте це на окремі листи з відповідними темами. Перед листом-відповіддю зазвичай вказується позначення "RE:" (від англ. response, reply). Якщо лист потрібно переслати, то перед темою вказується "FWD:" (від англ. forward). Вставки "RE:" і "FWD:" поштові клієнти зазвичай роблять автоматично.

…Проводжають по форматуванню. Візуальне сприйняття є не менш важливим, ніжзміст листа. Використовуйте поширені шрифти, які точно відображатимуться в усіх поштових сервісах (Arial, Calibri та ін). В іншому випадку адресат може отримати не текст, а «абракадабру». Не варто часто використовувати Caps Lock та великі літери, а точніше варто не використовувати. Навіть якщо ви просто хочете зробити акцент на чомусь за допомогою капіталізації, у адресата це викликає «ефект крику». Також не забувайте всюди використовувати один шрифт і розмір. Для кращого сприйняття інформації, ви можете структурувати лист за допомогою списків та відступів між абзацами.

Правопис та пунктуація. Швидкий розвиток технологій ніяким чином не відміняє правильне написання слів і розділові знаки. Намагайтеся не допускати граматичних та пунктуаційних помилок. Використовуйте засоби перевірки орфографії, надані поштовою службою або текстовими редакторами.

Оперативність. Електронні листи приходять дуже швидко: від декількох секунд додекількох хвилин. Тому для ефективної комунікації варто відповідати якомога швидше. Навіть якщо виконання запиту в листі потребує якогось часу, вам варто повідомити про отримання листа та часовий проміжок вашої відповіді. 

Прикріплені файли. Будьте уважними з додатками до листа. По-перше, якщо це текстові файли або презентації, переконайтеся, що при пересилці не «попливе» форматування. Краще всього надсилати файли в форматі pdf. По-друге, стежте за розмірами файлів, оскільки деякі компанії на своїх корпоративних скриньках можуть встановлювати обмежену пропускну спроможність. За можливості стискайте файли, що прикріплюються. По-третє, описуйте у своїх листах, які файли ви додаєте і навіщо. Це стосується не тільки зрозумілості, а й безпеки, оскільки часто через прикріплені файли розповсюджуються комп'ютерні віруси.

Backup тексту. Збережіть текст листа в окремому файлі, перш ніж відправляти лист. На жаль, важливість цього правила усвідомлюється лише при збоях відправки та втраті тексту, або коли лист просять вислати повторно, бо він не надійшов із якихось причин. Тому, коли ви відправляєте велику кількість важливої інформації, надрукованої вручну, потурбуйтеся про додаткову копію тексту. Це збереже ваш час і нерви. 

Last but not least. Якщо ви пишете важливий лист, заповнюйте поле пошти одержувача в останню чергу, коли вже весь текст написаний і перевірений. Тоді ви виключите можливість випадкового або поспішного відправлення незакінченого листа.

Конфіденційність та приватність. Не варто відправляти електронною поштою конфіденційну інформацію, якщо повністю не впевнені в безпеці вашої поштової скриньки. Також не публікуйте інформацію з особистих листів без згоди їх відправників. Все-таки це особисте листування, і ви повинні поважати чужу конфіденційну інформацію і право на приватність.

Отже, написати хороший лист не так вже й просто. Цей список правил як у контексті етикету, так і з точки зору технічних моментів, не є вичерпним, але використовуючи ці пункти, вам вдасться справити хороше перше «електронне» враження та налагодити ефективну комунікацію.

Матеріал підготовлено для рубрики"SmartНУО" на порталі ГУРТ.

Авторка: Анастасія Голуб