Ефективна зустріч, спрямована на отримання взаємовигідного рішення партнерів, значною мірою залежить від того, як ви до неї підготуєтеся. У рамках рубрики SmartНУО ГУРТ розповідає про те, які деталі варто враховувати від початку до завершення зустрічі.

Готуючи план зустрічі, потрібно передбачити час на:

• Товариську інтеграцію запрошених (кава/чай, короткі перерви).
• Презентація партнерській групі місії і пропозицій щодо діяльності.
• Загальна (не хаотична) дискусія.
• Прийняття рішень щодо подальшої діяльності.

Приготуйте зал, розміру якого буде достатньо, аби учасники могли сісти в колі або навколо столу і бачити один одного. Підготуйте кілька аркушів паперу, на яких присутні напишуть свої імена, адреси і номери телефонів (один реєстраційний лист створить незручності: учасники будуть змушені передавати його з рук у руки).

Готуючи зустріч, визначте:

1. Чи за 10 днів перед зустріччю надіслали письмове запрошення всім учасникам, вказавши місце, час, мету і план зустрічі?

2. Чи за 2 дні перед зустріччю підтвердили за телефоном участь запрошених людей?

3. Чи доступне місце зустрічі, відоме, відповідає запланованій кількості учасників?

4. Чи підходить час і дата всім учасникам?

5. Чи чітко і реалістично сформульована мета зустрічі?

6. Чи план зустрічі:

• дозволить досягти мети зустрічі?
• сприяє активній зустрічі?
• містить можливість інтеграції учасників?

7. Хто буде проводити зустріч? Чи брав участь ведучий у приготуванні плану зустрічі, чи був детально про нього поінформований?

8. Чи запрошені особи, які б виконували інші функції (секретар, доповідачі, розпорядники тощо)?

9. Чи обговорили стратегію досягнення мети зустрічі і можливі труднощі з обраними учасниками за кілька днів перед зустріччю?

10. Чи подумали Ви про:

• розташування столу і стільців?
• дошку і маркери?
• підготовку мікрофонів і звуку?
• аудіовізуальне обладнання і доступність підключення?
• підготовку кількох карток – листів присутності?
• підготовку напоїв, можливо, харчування?

11. Чи потрібні друковані матеріали для учасників? Хто їх підготує?

12. Хто підготує результати зустрічі, опрацює і розішле присутнім і не присутнім на зустрічі?

Ефективна зустріч не залежить виключно від теми, учасників та приміщення. Ключову роль відіграє також людина, яка цю зустріч проводить.

Фасилітатор

Фасилітатор ставить запитання, радить, нагадує, стежить за проведенням дискусії, а потім за тим, чи всі учасники готові до прийняття рішення.

До основних завдань фасилітатора належить:

• досягнення включення групи в дискусію при власній нейтральності,
• піклування про динаміку групи і перебіг процесу,
• піклування про активну участь усіх учасників зустрічі,
• допомога групі в досягненні мети зустрічі.

Людина, яка проводить зустріч, повинна реагувати на процес, що відбувається між людьми на зустрічі, спрямовувати емоції учасників, одночасно дбаючи про мету роботи групи.

Процедурний аспект зустрічі

Для процедури зустрічі надзвичайно важливий її початок. Фасилітатор повинен представитися сам як ведучий. Потім потрібно визначити запланований час тривалості зустрічі та нагадати або запропонувати її початок. Для подальшого перебігу зустрічі ключовим моментом є узгодження кількох основних правил, які впорядковують комунікації між учасниками: висловлюємо власні погляди і не нав’язуємо їх нікому, не критикуємо осіб, а лише думки, говоримо коротко і по темі, говоримо по одному і не перебиваємо.

При відкритті й проведенні дискусії роль фасилітатора зводиться до надання слова присутнім, контролю за дотриманням регламенту. На завершення потрібно підсумувати результати зустрічі, вказуючи, наскільки вдалося досягнути її мети, як можна використати напрацьовані на зустрічі думки, ідеї. Важливим є також встановлення дати наступної зустрічі – без цього зустріч не можна вважати успішно закінченою. Дякуємо за зустріч і проводжаємо учасників.

Процесуальний аспект зустрічі

На початку зустрічі, крім звичайного привітання, важливою є посмішка і турбота про те, чим всі присутні почувають себе зручно. Зазвичай на початку просимо, щоб учасники представилися.

Під час дискусії потрібно подбати про рівноцінну задіяність усіх учасників та про рівновагу доповідей та поглядів. Важливо звертати увагу учасників на конкретну проблему, відокремлюючи її від особи чи осіб. Не варто уникати дискусії про якісь прогалини чи мінуси ситуації, що склалася, але намагаємося негативні моменти врівноважити позитивними. Основою вдалої дискусії є підкреслення час від часу якогось спільного досягнення чи успіху.

Якщо серед учасників загострюються емоції та погіршуються зв’язки, фасилітатор повинен нагадувати про встановлені правила роботи групи. У критичних випадках варто розрядити атмосферу якимось жартом або просто оголосити перерву.

Поведінка у складних ситуаціях протягом зустрічі

Домінування одного з учасників: нагадайте про рівну участь усіх осіб.

Перебивання інших: запропонуйте структуру, за якої кожний учасник може сказати лише одне речення. Якщо це не допомогло, зверніться безпосередньо до того, хто перебиває.

Розмови між собою: нагадайте правила, встановлені на початку.

Замкненість у собі: заохочення до участі. Якщо чиясь замкненість заважає роботі групи, поговоріть із цією особою після зустрічі.

Приховані плани: нагадайте про мету зустрічі і модифікуйте її, якщо виявиться, що група вважає це за потрібне.

Відволікання від теми методом тиску: протидійте цьому через пряме звертання до особи, що робить це. Поспілкуйтесь з нею особисто і з’ясуйте причини такої поведінки.

Запізнення: починайте вчасно й нікого не чекайте. Нагадайте правила, встановлені учасниками.

Заперечення: застосуйте парафраз, щоб визначити мету заперечення.

Практичний аспект зустрічі

На початку зустрічі мусимо з’ясувати, чи всі учасники мають однаковий рівень знань, що стосуються зустрічі. Подбаймо про те, щоб усі мали однакові матеріали, знали програму зустрічі тощо. Фасилітатор оголошує мету зустрічі, а також роль запрошених осіб. Протягом зустрічі необхідно концентрувати увагу учасників на реалізації головних її завдань. Застосовуємо основні техніки роботи групи, такі як мозковий штурм чи робота в малих групах.

Фасилітатор час від часу показує, на якому етапі роботи є група, і підсумовує результати. Корисно записувати найважливіші думки на папері чи на дошці, щоб усі учасники могли спостерігати розвиток дискусії, побачити спільні думки чи можливі розбіжності. Це також нагадує групі, що під час зустрічі повинна бути досягнута мета чи прийняте рішення.

Дискусію завершуємо представленням результатів роботи й наголошенням на досягненні мети зустрічі. 

Матеріал підготовлено на основі посібника для громадських організацій «Влада та громадські організації», виданого Ресурсним центром розвитку громадських організацій «ГУРТ». 

Зображення: 1, 2, 3

Підготувала Катерина Буряк