У 1924 році викладачі Гарвардської бізнес-школи започаткували знаний тепер у всьому світі метод кейсів у навчанні. Він полягав у опитуванні успішних бізнес-практиків та написанні звітів про їхню діяльність та високі результати. З часом метод кейсів розвивався і розширювався і на сьогодні використовується не лише у навчанні бізнесу, а  й для поширення позитивних практик у багатьох сферах життя суспільства.

Особливо часто ним користуються консалтингові компанії та НУО. Це зручний спосіб поширення позитивного досвіду, а також одночасно приклад для інших виконавців.

Документування позитивних практик (кейсів) повинно бути зведене до єдиної структури. Це полегшує сприймання, а  також буде корисним, якщо у подальшому організація формуватиме посібник чи методичний матеріал за кейсами.

Процес документування кейсу складається із кількою умовних етапів.

Перша частина – це підготовчий етап: визначення аудиторії, для якої створюватиметься текст, збір усіх документів та матеріалів, що використовувалися у процесі діяльності, яку документують. Це полегшує процес опису та допомагає не забути деталі та нюанси.

Друга частина – це власне створення кейс-документу. Орієнтовна структура може бути такою:

• Актуальність проблеми. Це вступна частина, яка повинна містити аналіз ситуації або проблеми, якої стосується кейс. Також у цій частині доцільно пояснити терміни або назви, що важливі в діяльності. Документатор повинен аргументовано викласти причини, які змусили займатися діяльністю, що описана в кейсі, оскільки читач повинен зрозуміти, чи актуальна реалізація даного кейсу у власному регіоні.
• Мета і завдання. Вони повинні бути сформульовані чітко і конкретно, адже той, хто впроваджуватиме кейс, має розуміти, до чого прагнути і за якими досягненнями вважати кейс виконаним. Неправильне або неточне формулювання мети і завдань може призвести до того, що виконавець спланує недієву адвокаційну кампанію, яка не дасть очікуваного результату, а може і взагалі створить негативний імідж для НУО.
• Передумови/нормативна база. Надзвичайно важливо вказати усі закони, положення, накази та інші нормативно-правові документи, якими повинен керуватися реалізатор кейсу у своїй діяльності. Без знання норм, правил і законів неможливо взаємодіяти із владою та іншими неурядовими структурами.
• Алгоритм впровадження. Це найбільша за обсягом частина задокументованого кейсу, адже вона повинна містити покроковий опис діяльності задля досягнення мети і завдань, що поставлені у попередньому однойменному розділі. Важливо, щоб цю частину описував або сам виконавець кейсу, або особа, яка була учасником процесу адвокації. Якщо це не можливо, то експерт повинен ознайомитися із кінцевим результатом кейсу та внести свої корективи чи коментарі, оскільки тільки практик може акцентувати на важливих деталях та звернути увагу на дрібниці та нюанси процесу реалізації кейсу.

Також доцільно робити схематичне зображення алгоритму впровадження. Це спростить процес сприйняття.

Варто навести список ключових осіб, з якими відбувається взаємодія у процесі реалізації кейсу. Звісно, у кожному регіоні перелік може відрізнятися, але основні діючі особи все ж таки збігатимуться.

• Бар’єри. Обов’язково слід зазначати усі перешкоди та бар’єри, з якими Ви зіткнулися у процесі реалізації ініціативи. Це дозволить читачеві вибудовувати свою стратегію так, щоб заздалегідь уникати цих перешкод. Також слід пропонувати можливі варіанти подолання бар’єрів. Доцільніше презентувати це у вигляді інфографіки чи схеми.
• Результати. Дуже стислий і конкретний перелік тих досягнень за кейсом. Це має бути список із 3-5 пунктів. Якщо їх виходить більше, слід об’єднати та узагальнити. Важливо спів ставити описані результати із указаними завданнями. Вони повинні корелювати, хоча можуть бути деякі розбіжності. Наприклад, коли в процесі реалізації кейсу Ви змогли досягти якогось побічного позитивного результату, на який не очікували, але який слід назвати, щоб симулювати інші НУО до таких же звершень.
• Коментар експерта. Якщо документування алгоритму проводилося не тим експертом, що реалізовував кейс, то цей розділ має компенсувати це. Коментарі повинні містити поради та практичні зауваження до стратегії реалізації ініціативи.

Третя частина документування кейсу – це вичитування. Задокументований кейс можна дати на ознайомлення тим членам колективу, які не реалізовували ініціативу, та отримати у них коментарі чи зауваження щодо доступності викладу, зрозумілості, практичності тощо. Це дозволить зробити задокументований кейс справді дієвим методичним матеріалом.