Програма сприяння громадській активності «Долучайся!» (ENGAGE), що фінансується USAID та реалізується компанією Pact запрошує взяти участь у тендері і надіслати цінову пропозицію на надання логістичних послуг та організаційного супроводу під час навчальної поїздки до Франції протягом одного тижня в червні 2018 року для 10 учасників, включаючи представників USAID/ENGAGE. Дедлайн - 30 квітня 2018 року.

Метою навчальної поїздки є надання представникам українського громадянського суспільства можливості ознайомитись з європейським досвідом залучення громадян до реформаторських та/або альтернативних громадських рухів, поглиблення розуміння ключових проблем, отримання нових навичок, встановлення співпраці з європейськими колегами і вироблення нових ідей та рішень щодо складних політичних викликів та нових можливостей.

USAID/ENGAGE очікує, що під час поїздки учасники зустрінуться з представниками французьких ОГС та громадських рухів, які активно брали участь в останніх передвиборчих кампаніях та залучали громадян до широкого обговорення та кампаній щодо важливих соціальних та економічних реформ; відвідають державні установи та медіа, щоб обговорити основні підходи та інструменти для широкого громадського залучення навколо процесу реформ; розглянуть альтернативні підходи (не засновані на масовій участі, тобто інноваційні, локальні рухи) та мобілізаційний вплив громадян, зустрінуться із зацікавленими сторонами та обговорять питання, пов’язані із громадським залученням.

Програма навчальної поїздки та логістична підтримка на місці будуть спільно організовані місцевою французькою організацією, рекомендованою USAID/ENGAGE або запропонованою заявником за узгодженням з USAID/ENGAGE. Відшкодування витрат організації, що надаватиме  логістичну підтримку на місці, є  відповідальністю заявника.

Вимоги до подання пропозицій:

Закупівля цих послуг здійснюється за рахунок програми міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (виду) товарів, робіт та послуг, зазначених у затвердженому Міністерством фінансів України Плані закупівель, як  звільнених  від ПДВ. Учасники тендеру мають подати пропозиції, що містять таку інформацію:

1. Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником компанії, що підтверджує зобов’язання учасника тендеру відповідати умовам і вимогам, зазначеним у цьому запиті на подання пропозицій (ЗНП). У листі має бути зазначена особа з відповідними контактними даними, уповноважена підтримувати будь-яку комунікацію з компанією Pact під час  розгляду і оцінки пропозицій.
2. Цінова пропозиція відповідно до наданого шаблону (див. Додаток 1).

Ціна пропозиції має бути зафіксована в гривнях або доларах США. Зверніть увагу, що оплата здійснюватиметься в українських гривнях відповідно до виставленого рахунку-фактури. В рахунку-фактурі необхідно виділити окремо суму ПДВ, яка, однак, не сплачується відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. №153 «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги» та Листа Державної податкової служби України від 1 березня 2012 р. №6125/7/12-1017.

Термін подання пропозицій та інші вимоги:

Зацікавлені сторони мають подати свої пропозиції разом із супровідним листом до 18:00, 30  квітня 2018 року на електронну адресу: [email protected]

Всі запити та уточнення щодо цього ЗНП слід надсилати на електронну адресу: [email protected] не пізніше 16 квітня 2018 року, відповіді будуть надіслані до 20 квітня 2018 року всім заявникам, які надали відповідні запитання.

Випуск цього ЗНП не є зобов’язанням з боку Pact щодо підписання контракту. Pact залишає за собою право відхиляти будь-які або всі пропозиції, але в разі отримання прийнятних пропозицій, Pact має намір випустити контракт. Pact може зупинити цей ЗНП в будь-який час на власний  розсуд.

Pact не несе жодної відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою або поданням пропозицій.

Це відкритий тендер, інформацію про тендер можна знайти в засобах масової інформації.

Мова подання пропозицій:

Пропозиції, всі документи та кореспонденція, пов’язана з цим ЗНП, повинні бути написані та подані українською або англійською мовою.

Переговори:

Слід надсилати найкращу цінову пропозицію. Очікується, що контракт буде надано  виключно на основі оригінальних цінових пропозицій. Проте Pact залишає за собою право проводити переговори та/або вимагати роз’яснень та пояснень в процесі проведення тендеру, до ухвали договору.

Вся інформація, надана сторонами один одному протягом переговорного періоду, не розглядається як погоджена, перш ніж така інформація буде письмово зафіксована в договорі та підписана обома сторонами.

Умови Договору:

Договір на цю закупівлю повинен містити, як мінімум, наступне:

1. Сторони Договору

“Виконавець” означає компанію, яка надає послуги за договором; “Замовник” означає “Pact, Inc.”, що впроваджує Програму сприяння громадській активності «Долучайся!» (ENGAGE). Договір має бути укладений між ВИКОНАВЦЕМ і ЗАМОВНИКОМ.

2. Умови оплати

Умови та графік оплати будуть узгоджені з обраним підрядником.

3. Звільнення від сплати податку на додану вартість (ПДВ)

Оскільки Пакт є виконавцем проекту (програми) міжнародної технічної допомоги, Пакт оплачує товари та послуги згідно з рахунком-фактурою Виконавця та контрактом без податку на додану вартість (ПДВ) відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. №153 із відповідними змінами, та Міжурядовою угодою між Україною та США щодо гуманітарного, технічного та економічного співробітництва від 7 травня 1992 року.

4. Прийнятність постачальників

Будь-які закупівлі, що є результатом цього тендеру, будуть фінансуватися за рахунок USAID/ ENGAGE, і будуть підпадати під дію Федеральної системи регулювання закупівель (FAR) та правил USAID. Ніяке обладнання, матеріали чи послуги не мають право на фінансування USAID, якщо їх пропонує постачальник або субпідрядник, включений до будь-якого зі списків  призупинених, заборонених або неприйнятних заявників, що використовуються USAID.

5. Антитерористичні виконавчі накази та закони США

Виконавцю нагадується, що виконавчі розпорядження США та закони США забороняють транзакції та надання ресурсів та підтримки окремим особам та організаціям, пов’язаними з тероризмом. Відповідальність за виконання цих розпоряджень та законів лежить на підряднику. Це положення повинно бути включено до всіх субпідрядних контрактів / рішень щодо надання субпідрядних договорів, виконаних відповідно до умов цього договору / угоди (далі - англ.).

Request for quotations (RFQ) for provision of organizational support services for the USAID/ENGAGE study trip to France on strengthening CSOs capacity to conduct civic engagement in June 2018

The USAID-funded Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement (ENGAGE) activity, implemented by Pact, Inc., is soliciting cost proposals for provision of logistical support services for the USAID/ENGAGE study trip to France during one week in June 2018 for up to 10 participants including representative of USAID/ENGAGE.

The purpose of this study trip is to provide the representatives of Ukrainian civil society with an opportunity to learn about the European experience in engaging citizens into reformative and/or alternative social movements, deepen their understanding of critical issues, learn new skills, create cooperation with European colleagues, and propose new ideas and solutions to complex policy challenges and opportunities.

USAID/ENGAGE expects that during study trip participants will meet with representatives of French CSOs and social movements which actively participated in the last pre-electoral campaigns and involved citizens to the wide discussion and campaigns around crucial social and economic reforms; visit governmental institutions  and media to discuss the main approaches and tools to the wide civic engagement around reforms, study alternative (not based on mass participation, i.e. alternative, innovative, local movements) approaches and mobilization impact of citizenry,  meet with stakeholders and discuss civic engagement related issues.

Please note that agenda of the study trip and local logistics will be co-organized by a local French organization suggested by USAID/ENGAGE or identified by the bidder with further approval by USAID/ENGAGE. Reimbursement of expenses occurred by foreign organization providing on ground assistance is a sole responsibility of a bidder.

Proposal Submission Requirements:

The procurement of services is made at the expense of the international technical assistance program and complies with the category (type) of goods, work and services indicated in the Procurement Plan for VAT-exempt purchases approved by the Ministry of Finance of Ukraine. Bidders will submit proposals that comprise the following information:

1. A cover letter signed by an authorized bidder representative, confirming the bidder’s promise to meet the terms and requirements specified in the request for quotations. The letter must designate a person, with relevant contact details,  authorized  to   maintain  any   necessary communications with Pact  during the price quotations review process;
2. A price quotation according to the specific template (Annex 1 to the RFQ); 

Quotations must be fixed prices in UAH or USD. Please note that the payment will be effected in Ukrainian hryvnias according to the issued invoice. The invoice must indicate VAT as a separate item, but no payment of VAT will be made in accordance with the Policy on Raising, Utilizing and Monitoring International Technical Assistance, as approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution 153, dated February 15, 2002, on Establishing a Single System of Raising, Utilizing and Monitoring International Technical Assistance and the Letter of the State Tax Service of Ukraine of March 1, 2012, No.6125/7/12-1017.

Quotations Submission Deadline and Other Requirements: 

Interested parties should submit their quotations in a form of expression of interest, followed by cost proposal (quotation) by 18:00, on April 30, 2018, to the following email address [email protected]

Questions may be submitted via email to [email protected] by April 16, 2018, answers to these questions will be sent by April 20, 2018 to all vendors that submitted questions.

The release of this request for quotations does not constitute an obligation on the part of the Pact to award a contract. Pact reserves the right to reject any or/and all proposals. Nevertheless, it is the intention of Pact to issue a contract, if it receives acceptable offers. Pact can terminate this request for quotation at any time at its discretion.

Pact is in no manner responsible for any of the costs associated in the preparation or submission of any proposals.

The Bid is open, information about it can be found in mass media.

Language of quotation: 

The proposal, all documents and correspondence related to the RFQ must be written and submitted in Ukrainian or English.

Negotiations:

Best price quotations are requested. It is anticipated that contract award will be made solely on the basis of these original quotations.  However, Pact reserves the rights to conduct negotiations and/or request clarifications and explanations prior to the award.

All information provided by the parties to each other during negotiation period is not considered as agreed on terms before it is written in the contract and signed by both parties.

Sample Terms of Contract:

Sample Terms

The contract for this procurement should at a minimum include the following:

1. Parties of the Contract

The “Contractor” means the company providing the services under the contract; the “Customer” means Pact, Inc.  which implements the Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement (ENGAGE) activity. The contract should be concluded between the CONTRACTOR and the CUSTOMER.

2. Payment Schedule

The payment schedule is the subject for negotiations.

3. Exemption from Payment of Value Added Tax (VAT)

Since the Customer is an  implementer of the international technical assistance project (program) it shall pay for the goods and services according to Contractor’s invoice and contract without Valued Added Tax in accordance with the Policy on raising, utilizing and monitoring international technical assistance approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution 153 dated February 15, 2002 as amended, and the Intergovernmental US-Ukraine Agreement on Humanitarian and Technical and Economic Cooperation of May 7, 1992.

4. Eligibility of Suppliers

Any procurement resulting from this tender will be financed by USAID/ENGAGE and will be subject to Federal Acquisition Regulation (FAR) and USAID regulations. No equipment, materials or services shall be eligible for USAID financing, if offered by a supplier or subcontractor included on any list of suspended, debarred, or ineligible bidders used by USAID.

5. US Anti-Terrorism Executive Orders and Laws

“The Contractor is reminded that US Executive Orders and US law prohibits transactions with, and the provision of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. It is the legal responsibility of the Contractor to ensure compliance with these Executive Orders and Laws. This provision must be included in all subcontracts/decisions to award subcontracts executed under terms of this contract/agreement.”