Формат прес-конференції відкриває можливість громадським організаціям мастшабно представити результати своєї діяльності чи анонсувати новий проект. ГУРТ розповідає, які деталі необхідно враховувати, щоб привернути увагу журналістів, а отже, громадськості.

Прес-конференція - це спеціальний захід, який організація проводить для того, щоб поширити важливу інформацію про подію чи свою діяльність одразу серед багатьох медіа.

Журналісти розглядають прес-конференцію зі своїх позицій, з огляду на низку факторів, які організатори повинні завжди враховувати.

Наприклад, аби бути впевненими в тому, що матеріал про Вашу прес-конференцію потрапить в огляд теленовин, необхідно продумати візуальний аспект місця проведення прес-конференції так само ретельно, як і її зміст. Бажано, щоб місце прес-конференції відповідало темі виступу.

Дуже важливо вибрати час проведення прес-конференції. Якщо в місті у той самий час відбуваються три великих заходи, не варто проводити прес-конференцію тоді ж. Якщо прес-конференція проводиться «на виїзді» (а не в офісі), дуже важливо підготувати і перевірити усі деталі заздалегідь, щоб уникнути неприємних сюрпризів.

На прес-конференції доповідачі в жодному разі не повинні затягувати свої  промови. Виступ повинен містити мінімум інформації.

Під час прес-конференції в нагоді можуть стати аудіо-візуальні засоби. Вони допоможуть під час вашого виступу, адже люди запам'ятовують близько 40% того, що вони чули і бачили. Зробіть декілька репетицій з цими засобами, використовуючи їх під час підготовки до виступу.

Якщо ви хочете показати слайди, впевніться, що це цілком можливо зробити і при увімкненому світлі. Якщо ж Ви вирішили показати відео, знову ж таки впевніться, що все обладнання відповідає одне одному. Пам'ятайте, що не варто демонструвати відеофільм понад п'ять хвилин.

10 правил проведення прес-конференцій

1. Чітке визначення теми, мети і відповідна підготовка (статистичні дані, графіки). Змістовність і смислова насиченість викладу, вичерпна аргументація будь-якої оцінки, будь-якого висновку.

2. Роздатковий матеріал має бути підготовлено так, ніби те, що організація збирається сказати, ніхто ніколи і нічого не чув. Чим простіша термінологія і зрозуміліша суть, тим легше досягти реакції з боку журналістів.

3. Продумати «драматургію» ходу прес-конференції: хто що скаже, хто яку роль, яку партію і коли буде грати?

4. Доброзичливе ставлення до журналістів. Представлення учасників і оголошення пропонованого плану прес-конференції.

5. Максимально короткі доповіді і коротка демонстрація будь-якого наочного матеріалу. Це допоможе журналістам знайти нові заголовки до своїх статей і повідомлень.

6. Логічно послідовна аргументація. Уникнення протиріч.

7. Запланувати достатньо часу на запитання журналістів.

8. Тривалість прес-конференції - максимум 40 хвилин, після чого забезпечити можливість роботи журналістів з окремими учасниками.

9. Не заперечувати своїх власних інтересів, але чітко і впевнено презентувати користь ідеї або продукту для третіх осіб. Найкраще, коли видно вигоду і для репрезентанта, і для громадськості одночасно.

10. Однаково ставитися до всіх журналістів. У журналістів загострене почуття несправедливості і власної гідності.

Матеріал підготовлено на основі посібника для громадських організацій «НУО та медіа: кроки назустріч», виданого Ресурсним центром розвитку громадських організацій «ГУРТ». 

Підготувала Катерина Буряк