Через надлишок інформації люди стають неуважними до нового, якщо це нове одразу їх не зацікавлює. Поради з посібника ГУРТа «НУО та медіа: кроки назустріч» збільшать ваші можливості для успішного спілкування з пресою і допоможуть отримати прихильність із боку громадськості. Аналізуючи, що можна робити інакше, ніж раніше, ви закладаєте підґрунтя тривалій підтримці репутації вашої організації. 

Перша частина матеріалу присвячена найрозповсюдженішому способу подачі матеріалу в пресі - прес-релізу.

Підготовка прес-релізу

Прес-релізи можна використовувати для анонсування різних типів новин, наприклад, як оголошення про заходи, річниці, презентації чи звіти, статті, коментарі поточних подій тощо.  

Як зробити і передати прес-реліз медіа?

Прес-реліз необхідний для оперативного поширення інформації про події через ЗМІ. Працівник прес-служби повинен вміти скласти прес-реліз так,  щоб інформація сприймалася, якщо не сенсацією, то хоча б як неординарний факт чи подія (найкраще!): громадська акція, що представляє інтерес для ЗМІ, а головне -приваблює читачів, глядачів, слухачів.

Прес-реліз відповідає на п'ять основних запитань журналістики:

• ЩО/ХТО?
• ДЕ?
• КОЛИ?
• НАВІЩО?
• ЧОМУ/ЯКИМ ЧИНОМ відбувається?

Головна новина прес-релізу міститься в ліді (стисло відповідає на чотири перших: ЩО? ДЕ? КОЛИ? і ХТО?)

Лід - візитна картка прес-релізу. Легко сприймається фраза з 12-13 слів, не більше. Дві-три такі фрази (чи одна - чим коротше, тим краще) не втомлюють увагу читача і здатні повідомити в енергійній формі суть прес-релізу. Нічого зайвого, чиста інформація, але із «захопливим» формулюванням теми. Заінтригувати журналіста повідомленням частини інформації, «обіцяючи» подробиці в наступному тексті - призначення ліду.

Для інформаційних агентств та електронних ЗМІ прес-реліз несе інформацію, що відбиває актуальність події. У цих випадках лід повинен містити сигнал: «завтра», «сьогодні», «щойно» тощо.

Якщо прес-реліз про прес-конференцію, мітинг чи інший публічний виступ, лід звертає увагу журналістів на особистість основного персонажа, повідомлення якого обіцяє сенсацію.

Зрозуміло, лід виділяється в тексті прес-релізу композиційно і шрифтом.

Історія і контекст події (інформаційне тло - бекграунд)

Призначення подальшого тексту прес-релізу - підкріпити заявлену в ліді новину виразними деталями.

• НАВІЩО ви піднімаєте тему?
• ЧОМУ вважаєте її важливою?
• ЯКИМ ЧИНОМ, на Вашу думку, вирішується проблема і реалізується громадський інтерес,
• що відбувалося і говорилося РАНІШЕ з цієї теми Вами та іншими?
• якими є передбачувані НАСЛІДКИ.

Відповіді на ці питання - зміст основного обсягу тексту (не забуваймо: на запитання КОЛИ? відповідає лідер-абзац).

Тут канони журналістики новин також вимагають економії і точності слів. Запам'ятають ваші аргументи тоді, коли вони викладені яскраво, живою і ясною мовою. Вкрай небажано вживати незвичні іноземні слова, спеціальні терміни, канцеляризми. Абревіатури (скорочення) обов'язково розшифровуються, коли вперше використовуються у тексті.

У прес-релізі немає фіналу чи висновку. При публікації його можуть обірвати на будь-якому місці. Тому потрібно прагнути висловити найважливіші зведення і докази в перших абзацах.

Оформлення (від кого?)

Текст прес-релізу найкраще розмістити на одній сторінці, причому розбірливим шрифтом і кеглем. Якщо Ваша організація має фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами), прес-реліз треба оформити на ньому. Чи, ще краще, розробити спеціальну форму бланка для прес-релізів, щоб у його одержувачів і читачів "картинка" відразу асоціювалася з вашою організацією. Але при цьому треба пам'ятати, що непрофесійне оформлення бланка прес-релізу ще до читання тексту налаштовує журналіста на скептичне ставлення і до організації, і до її інформації.

Якщо прес-реліз оформлюється не на фірмовому бланку, обов'язково подайте наприкінці відомості про те, ХТО надає інформацію і ДЕ її можна уточнити чи доповнити: назву організації, її адресу, телефони, імена керівників і фахівців, що можуть надати інформацію з теми прес-релізу. Зайве говорити, що біля телефону постійно повинна чергувати людина, яка дійсно здатна відповісти на будь-які запитання.

Якщо прес-реліз призначений для друкованих видань - газети, бюлетеня новин, спеціального експрес-видання, - потрібно точно знати тематичний напрямок кожного з них, інтереси відділів і окремих редакторів. Це допоможе підвищити ймовірність публікації матеріалу, що ґрунтується на вашій інформації.

Інформаційні агентства постачають своїми матеріалами ЗМІ регіонів від одного разу на тиждень до декількох разів на добу. Прес-реліз, переданий каналами агентства, надходить одночасно в багато редакцій, забезпечуючи розширення кола видань, що можуть звернути увагу на вашу інформацію.

Заголовки

Заголовки дають змогу читачам прес-релізів швидко проглянути матеріал, вирішивши, читати далі чи ні. Заголовки в інформаційних бюлетенях або прес-релізах повинні містити дієслова, які найенергійніше передають дію. Як правило, дієслова у заголовках вживаються у теперішньому часі. В основному тексті варто вживати минулий час, так само як і в газетних повідомленнях.

Критерії якісних заголовків:

• перекажіть матеріал
• виставте на передній план найважливіший і найінформативніший аспект
• будьте розкутими
• будьте стислим у викладі

Контрольний перелік вимог до повідомлення:

• нормальні поля
• дата
• ім'я та прізвище відповідальної особи, номер контактного телефону
• заголовок
• цінність новини
• якісна вступна частина
• принцип «перевернутої піраміди»
• стислий виклад
• відсутність орфографічних помилок
• точна інформація

Оцініть свій прес-реліз з точки зору журналіста:

• Прочитайте інформацію, розміщену верхній частині прес-релізу.
• Зверніть увагу на стиль викладу новини. Поставте запитання про відсутню інформацію. Перевірте правопис, усі назви, дати або інформацію, щодо яких у Вас є які-небудь сумніви.
• Подивіться, що можна переробити. Впишіть відсутню інформацію. Зробіть документ стислішим.
• Шукайте достовірні цитати та інформацію. 
• Уважно поставтеся до результатів досліджень, голосувань або опитувань. Зробіть посилання своїх даних на надійне і авторитетне джерело цифрових даних. Якщо Ваші дані суб'єктивні, краще їх уникнути.
• Звичайну перевірку точності даних можуть допомогти зробити особи, названі в прес-релізі. Пам'ятайте, що журналіст може звернутися до Вас із проханням скерувати їх до інших джерел. 
• Пошукайте інші можливі газетні повідомлення або додаткову інформацію до прес-релізів: погляди з регіонів, реакцію громадян, інший бік проблеми, все, що може бути «розворушене» прес-релізом.

Матеріал підготовлено на основі посібника для громадських організацій «НУО та медіа: кроки назустріч», виданого Ресурсним центром ГУРТ. 

Підготувала Катерина Буряк